У житті є 3 неминучі речі: смерть, податки та зустрічі ...
Гаразд ... можливо, це дещо перебільшення, але якщо ви коли -небудь працювали, швидше за все, ви були на зустрічі. Хоча відсоток продуктивних зустрічей може коливатися від 33 до 70%, ми всі можемо погодитись, що ми б хотіли бути на ньому продуктивні зустрічі ніж непродуктивні. Великим чинником продуктивних зустрічей є Ролі зустрічі, які зосереджують обов’язки учасників наради для забезпечення ефективної сесії – щось на зразок посад у спортивній команді чи різних кухарів на кухні. Ось 4 основні ролі, які слід призначати кожній зустрічі.
Роль №1: Лідер
"Я не тільки буду учасником зустрічі, я буду там і буду її вести!"
Найважливіша посада на нараді передбачає 3 різні зобов’язання: Перед конференцією вони планували та координували порядок денний, місце проведення, обладнання та відвідувачів, вирішуючи всі невдачі, застереження та несподівані надзвичайні ситуації.
Під час конференції вони повинні направляти дискусії так, щоб це відповідало попередньо розповсюдженому та узгодженому порядку денному. Відповідальність лідера - встановити ролі на засіданні та забезпечити всім учасникам рівні можливості виступу, створити середовище, в якому всі відвідувачі почуватимуться комфортно, допомагаючи у всіх семінарах, а також у всіх мозкових штурмах та дискусіях. Лідер також керує будь -яким обладнанням, таким як PowerPoints, Спільний доступ до екранаабо інші візуальні засоби.
Після зустрічі керівник повинен ефективно повідомити, які висновки та подальші кроки, і покласти відповідальність на всіх членів команди, щоб уникнути плутанини та неефективності.
Роль №2: Записer
Ця роль зустрічі фіксує ключові моменти які зроблені під час наради. Вони були б особливо ефективними, якби розробити порядок денний разом з керівником, щоб вони не тільки були знайомі з порядком дня, вони також можуть доповнювати його, коли це необхідно. Диктофон також розповсюджує порядок денний до конференції, а потім розповсюджує примітки та висновки.
Роль №3: Хранитель часу
Ця роль наради допомагає керівнику витрачати час на кожен пункт порядку денного. Хронометрист повинен чітко розуміти порядок денний направляти розмову на зустріч дотримуватися відведених часових проміжків тонко. Вони також нагадують усім учасникам зустрічі, коли на поточний пункт порядку денного залишається 5-10 хвилин, щоб присутні мали кращу оцінку щодо управління часом.
Роль № 4: Учасник
Ніхто не хоче бути цивільним, коли грає в мафію, але роль учасника відіграє велику роль у успіху зустрічі. Основний обов’язок учасників - сприяти обговоренням, будь то питання порядку денного, мозковий штурм або планування. Учасники є подовженнями лідера у багатьох відношеннях; вони повинні максимально сприяти вирішенню питань порядку денного, створювати комфортні умови для того, щоб інші могли поділитися своїми ідеями, та відстежувати відведений час, щоб нарада могла негайно завершитися. Якщо лідер коротко визначив ролі для присутніх після зустрічі, попросіть роз’яснити, щоб уникнути плутанини.
Для підвищення ефективності регулярних зустрічей я рекомендую змінювати ролі між різними членами команди. Як тільки кожен учасник матиме загальний розум та досвід роботи з кожною з ролей, це надихне на нові ідеї зустрічей, перспективи та участь!
