Проведення конференц-дзвінків, які залишаються на належному рівні
Проведення регулярних зустрічей або конференц-дзвінків важливо для побудови відносин і досягнення спільних цілей. Тим не менш, ніхто не любить втягуватися в зустрічі, які затягуються й тривають, але мало досягають. Проведення таких зустрічей може не тільки втратити час і зашкодити продуктивності, але й занадто велика кількість подібних дзвінків може призвести до того, що запрошені не сприйматимуть ваші заплановані зустрічі серйозно. У сьогоднішньому блозі ми розглянемо кілька порад щодо того, як провести конференцію, яка буде продуктивнішою і займає менше часу.
Незалежно від того, чи намагаєтеся ви скоротити наради чи просто хочете переконатися, що всі питання порядку денного будуть розглянуті під час конференції, невелика підготовка разом із безкоштовним програмним забезпеченням для конференц-дзвінків допоможе вам підтримувати наради за темою та вчасно.
Навіщо проводити телефонні та відеоконференц-дзвінки?
Замість того, щоб проводити зустріч, чому б просто не надіслати масову електронну пошту або повідомлення в груповому чаті?
Звичайно, електронні листи, миттєві повідомлення та текстові повідомлення прості — вони не вимагають планування, і люди можуть відповідати на них, як їм зручно. Однак деякі ситуації вимагають більш живої взаємодії
(без каламбуру). Телефон і відеоконференції не тільки допомагають налагоджувати особисті зв’язки між віддаленими учасниками, але також можуть бути більш ефективними з точки зору сприяння обговоренню в реальному часі. Наступна найкраща річ для особистої зустрічі – добре керована телефонна або відеозустріч, яка дозволяє сказати набагато більше за набагато менший час.
Зрештою, хто хоче читати листи на довжину сторінок?
Як почати конференц-дзвінок
Ключ до успішного проведення конференц-дзвінка починається з підготовки — знання того, як правильно розпочати конференц-дзвінок, значно полегшить його контроль і керування після його початку. Хоча налаштувати конференц-дзвінок або відеоконференцію надзвичайно легко, завжди добре заздалегідь ознайомитися з основами, наприклад визначити чітку мету конференції, знати, як отримати номер конференц-дзвінка та як набрати номер. Конференц-зв'язок.
Встановлення реалістичного порядку денного конференції
Одним з найважливіших кроків для підготовки до успішної конференції є визначення порядку денного. Хоча чіткий порядок денний не обов’язково повинен диктувати кожну хвилину обговорення під час вашого дзвінка, він повинен бути достатньо детальним, щоб служити орієнтиром для того, що ви плануєте розглянути. Наприклад, якщо ви плануєте провести конференц-дзвінок протягом години, ви можете виділити 15 хвилин на обговорення чотирьох різних тем. Звичайно, час для кожного пункту порядку денного буде відрізнятися залежно від кількості питань для обговорення та кількості учасників, які ви очікуєте. Використання доступного безкоштовного програмного забезпечення для конференцій – це чудовий спосіб відстежувати час, оскільки багато таких служб мають онлайн-інтерфейси з годинниками або таймерами, які починають працювати на початку вашого дзвінка.
Як отримати номер конференц-дзвінка
Завдяки різноманітним безкоштовним рішенням для конференцій, ніколи не було простіше отримати окрему конференц-лінію. Після створення безкоштовного облікового запису більшість служб призначатимуть вам номер для входу в конференцію та унікальний код доступу, який можна використовувати для виклику на лінію конференції в будь-який час. Багато також пропонують преміум безкоштовний а також міжнародні телефонні номери.
Як набрати конференц-дзвінок
Тут настає складна частина... жартую! Щоб зателефонувати на конференцію, учасники просто зателефонують за наданим номером і, коли буде запропоновано, введуть код доступу, призначений лінії конференції. Оскільки код доступу до кожної лінії конференції унікальний, код доступу, який введуть учасники, визначатиме, хто ввійде (або не буде) на ваш дзвінок!
Підготуйтеся за допомогою контрольного списку зустрічі
Переконатися, що ваш конференц-дзвінок пройшов гладко, так само просто, як поставити галочки. The Контрольний список зустрічей FreeConference це ваш посібник із планування та проведення успішних телефонних конференцій та веб-зустрічей.
Поради щодо ефективного керування нарадами
Незалежно від того, чи проводите ви зустріч особисто, по телефону чи за допомогою відеоконференції, багато з них зустріч імперативів керівництва все ще застосовуються — наприклад, встановлення певного порядку денного, запрошення всіх відповідних людей та зведення дотикових розмов до мінімуму. Однак однією з переваг телефонних та веб-конференцій перед особистими зустрічами є рівень контролю, наданий модератору конференції. Знати, як ефективно проводити конференц-дзвінок, означає знати, як використовувати ці елементи керування.
Як ефективно проводити конференц-дзвінок за допомогою елементів керування модератором
Елементи керування модератором конференції надають керівнику наради визначати, хто може бути почутим під час конференц-дзвінка. На додаток до змінних налаштувань конференції, більшість безкоштовних програмних програм для конференц-дзвінків дозволяють модераторам керувати своїми конференціями за допомогою команд з телефонної клавіатури та елементів керування онлайн-панелі. Функції онлайн-панелі, такі як активний динамік, дозволить модераторам стежити за тим, хто говорить та бере участь під час дзвінка. Дозволяючи модераторам замовчувати (потенційно) учасникам, які викликають порушення, легше підтримувати зустріч на правильному курсі та стримувати дотичні розмови.
Пам’ятайте: зберігайте спокій та конференц-зв’язок!
Хоча проведення конференції може здатися страхітливим, успішний дзвінок дуже простий, якщо матиме потрібні інструменти та трохи ноу-хау. Якщо у вас виникнуть запитання чи сумніви, ви завжди можете відвідати Сторінка підтримки FreeConference щоб зв’язатися з експертом з конференцій!
Зареєструйтеся та дотримуйтесь порядку денного зустрічі!
Піонери технології безкоштовних конференц-дзвінків, FreeConference.com та його команда експертів, тут, щоб допомогти вам оволодіти мистецтвом успішного конференц-дзвінка. Всього кількома клацаннями миші ви можете бути на шляху до проведення власних конференц-дзвінків та онлайн-зустрічей. Зареєструватися зараз!
