อะไรคือ 5 ขั้นตอนของการบริหารโครงการ?

การเริ่มต้นโครงการต้องใช้ระบบของกระบวนการและบุคคลที่มีความสามารถเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง ในแง่พื้นฐาน มันไม่ง่ายเลย!

พึ่งพา การประชุมทางวิดีโอ ในการทำงานร่วมกับหลายทีมและบุคคล จำเป็นต้องมีองค์กรและการดำเนินการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพในสำนักงาน แผนก และสายการบังคับบัญชาต่างๆ การทำงานร่วมกัน การสื่อสาร และการรวมศูนย์เป็นปัจจัยสำคัญ ไม่ว่าคุณกำลังติดต่อกับใครก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ลูกค้าหรือพนักงาน มีหลายส่วนที่เคลื่อนไหวได้ซึ่งต้องพิจารณาตั้งแต่การปฏิสนธิไปจนถึงการส่งมอบ

ทุกโครงการต้องการความรู้ที่ครอบคลุมเกี่ยวกับวงจรชีวิตของโครงการ การรู้ว่าแต่ละเฟสทำงานอย่างไรให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึง แต่การประชุมทางวิดีโอช่วยให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพได้อย่างไร เรามาดูกรอบการทำงาน 5 ขั้นตอนของการจัดการโครงการกัน

เป็นความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการที่จะต้องทราบ วางแผน และสร้าง "การยกระดับ" ของโครงการด้วยการทำความเข้าใจขั้นตอนการจัดการโครงการทั้งห้าอย่างถี่ถ้วน วิธีนี้ใช้ได้ผลเพื่อให้พิมพ์เขียวที่ชัดเจนและรัดกุมว่าแนวคิดจะเปลี่ยนจากนามธรรมไปสู่รูปธรรมได้อย่างไร พัฒนา โดยสถาบันบริหารโครงการ (Project Management Institute - PMI) โดยแบ่งเป็น 5 ระยะสำหรับโครงการใด ๆ ที่จะบรรลุได้ดังนี้

1 การเริ่มต้น
ช่วงแรกของวงจรชีวิต การเริ่มต้นต้องมีการประชุมเริ่มต้นที่วนซ้ำในลูกค้าและนักลงทุน นี่คือที่ที่กล่าวถึงเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ความสงสัย ข้อกังวล และความคิดและแนวคิดเบื้องต้นใดๆ เมื่อผู้มีอำนาจตัดสินใจไม่ได้ตั้งอยู่ในที่เดียว คุณสามารถวางใจในการจัดการประชุมออนไลน์สำหรับวิดีโอแชทหรือการประชุมทางโทรศัพท์เพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นการพูดคุยต่อไปนี้:

• นักลงทุนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือใคร?
• วิสัยทัศน์และพันธกิจทางธุรกิจคืออะไร?
• ไทม์ไลน์โดยประมาณคืออะไร?
• มีความเสี่ยงอะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง?
• มีงบประมาณและทรัพยากรอะไรบ้าง?

2 การวางแผน
เมื่อวางวัตถุประสงค์และตกลงกันแล้ว แนวคิดที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับผลลัพธ์สุดท้ายจะเข้าใจได้ดีขึ้น การทำงานย้อนหลังเพื่อให้เห็นภาพและกำหนดชุดแผนเพื่อให้ทุกคนปฏิบัติตามคำแนะนำของทีมตั้งแต่ขั้นตอนการเริ่มต้นจนเสร็จสิ้น

จัดการประชุมออนไลน์ไปที่:

• รวมทีม
• ส่งรายละเอียดที่สำคัญ
• กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ

ขั้นตอนการวางแผนมีความสำคัญสำหรับการเจาะลึกองค์ประกอบ 5 อย่างต่อไปนี้:

• การออกแบบโครงสร้างโครงการ
• การสร้างเอกสารเวิร์กโฟลว์
• การประมาณงบประมาณข้ามแผนก
• การรวบรวม การจัดสรร และการกำหนดทรัพยากร
• การประเมินความเสี่ยง

3. การดำเนินการ
เป็นผู้นำทีมและผู้จัดการโครงการเพื่อสร้างผลงาน เป็นตัวกลางระหว่างลูกค้า ทำงานให้สำเร็จ นำกระบวนการไปใช้ และอื่นๆ การสื่อสารโดยตรงในทุกส่วนของโครงการมีความจำเป็นและมีความสำคัญต่อความสำเร็จในการทำให้ความคิดเป็นจริง

จำเป็นต่อขั้นตอนการดำเนินการ:

• ประชุมบ่อย
  การอยู่เหนือทีมด้วยการประชุมออนไลน์ตามกำหนดเวลาจะช่วยให้โครงการมีความสั้นและเป็นไปตามแผน การสื่อสารที่ทันท่วงทีและชัดเจนผ่านการประชุมทางวิดีโอหรือการประชุมทางโทรศัพท์ช่วยให้มีจุดบอดน้อยลง การทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้น และการเคลื่อนย้ายรายการในไปป์ไลน์ที่รวดเร็วขึ้น
• ความโปร่งใส
  หลีกเลี่ยงการปิดกั้นที่อาจเกิดขึ้นเมื่อต้องเผชิญกับอุปสรรคที่ป้องกันได้ง่ายๆ เช่น การกำหนดเวลา การจ้างงาน การเชิญผู้เข้าร่วมการประชุม และการกำหนดว่าใครรับผิดชอบงานใดโดยการผสานรวมเครื่องมือดิจิทัลอื่นๆ เช่น Slack, Outlook และ Google ปฏิทินไว้ในแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอของคุณ
• การจัดการความขัดแย้ง
  ปัญหาย่อมตามมาแน่นอน บรรเทาเหตุการณ์โดยการเชิญผู้ที่อยู่ในทีม "แนวหน้า" มาพูดคุยและแจ้งข้อกังวล ปัญหาคอขวด หรืออะไรก็ตามที่อาจเป็นจุดอ่อนในห่วงโซ่
• รายงานความคืบหน้า
  อัปเดตเป็นประจำที่แชร์ระหว่าง a ประชุมยืนเซสชันฮัดเดิลแชทหรือวิดีโอแชททำงานเพื่อให้ล้ำหน้าและระบุปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น

4. การตรวจสอบและควบคุม
ถ้าวัดไม่ได้ก็จัดการไม่ได้ ขั้นตอนนี้ต้องมีการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างสอดคล้องกับสิ่งที่ตกลงกันไว้ก่อนหน้านี้ ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักคืออะไร? สิ่งที่ต้องดำเนินการเพื่อให้เป็นไปตามกำหนดเวลาและพารามิเตอร์ทางการเงิน

จัดการประชุมออนไลน์กับผู้เล่นหลักสำหรับจุดตรวจ ทบทวน และรายงานผลการปฏิบัติงานตามปกติ คุณสามารถควบคุมระยะไกล การนำเสนอผลงาน ผ่านการประชุมทางวิดีโอที่มีขั้นตอนการทำงาน เอกสารและไฟล์สำคัญและสิ่งที่ต้องแบ่งปันและเผยแพร่

5. ปิด
การปิดโครงการมีความสำคัญพอๆ กับการเริ่มต้น เรียกอีกอย่างว่าระยะ “ติดตามผล” ซึ่งเป็นช่วงที่โครงการที่เสร็จสมบูรณ์พร้อมที่จะเผยแพร่สู่สาธารณะ จุดเน้นหลักที่นี่คือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์และการส่งมอบ

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการในการประเมินช่วงอายุของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบโดย:

1. การตรวจสอบประสิทธิภาพของโครงการ
   ทุกทีมบรรลุเป้าหมายและเครื่องหมายของพวกเขาหรือไม่? โครงการเสร็จสิ้นภายในงบประมาณและระยะเวลาหรือไม่? โครงการแก้ปัญหาได้หรือไม่? ตอบคำถามเหล่านี้และช่วยในการประเมินว่าโครงการประสบความสำเร็จหรือไม่
2. มองผลงานของทีม
   สามารถเจาะลึกประสิทธิภาพของสมาชิกในทีมเป็นรายบุคคลเพื่อประเมินความสำเร็จภายในกลุ่ม การตรวจสอบคุณภาพ, KPI และการประชุมออนไลน์ทำงานเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
3. การประเมินและจัดทำเอกสารการปิดโครงการ
   การนำเสนออย่างละเอียดที่รวบรวมเอกสารสนับสนุนที่แสดงการเติบโตของโครงการตั้งแต่แนวคิดไปจนถึงการส่งมอบช่วยให้มั่นใจว่าลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะเสร็จสมบูรณ์อย่างเหมาะสม
4. ขอคำวิจารณ์
   การประเมินขั้นสุดท้ายของโครงการจะแสดงให้เห็นจุดแข็งและจุดอ่อนอย่างใกล้ชิดตั้งแต่ต้นจนจบ ค้นหาข้อมูลเชิงลึกและเรียนรู้บทเรียนในครั้งต่อไป
5. เกินงบประมาณ
   ความสามารถในการระบุการสูญเสียงบประมาณและทรัพยากรที่ไม่ถูกแตะต้องช่วยให้เข้าใจถึงความสำเร็จ (หรือความล้มเหลว) ได้ดีขึ้น และช่วยจัดการการสูญเสีย

ประเด็นการพูดคุยในการประชุมออนไลน์ ได้แก่:

• สิ่งที่ได้รับจากโครงการคืออะไร?
• โอกาสในการเติบโตคืออะไร? การปรับปรุง
• จุดแข็งและจุดอ่อนใดบ้างที่แสดงผ่านกระบวนการนี้

ให้ FreeConference.com ช่วยให้บริษัทของคุณมีความชัดเจนและมีประสิทธิภาพ แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอการจัดการโครงการ จำเป็นในการสร้างความสามัคคีและการรวมศูนย์สำหรับทุกด้านของการจัดการโครงการ ด้วยฟีเจอร์ที่หลากหลาย การผสานรวมที่ง่ายดาย และความสามารถด้านวิดีโอและเสียงคุณภาพสูง คุณจึงสามารถคาดหวังได้ว่าโปรเจ็กต์ของคุณจะได้รับการสื่อสารและทำงานร่วมกันอย่างทั่วถึง