เราในฐานะประชากรได้ดำเนินการศึกษาหลายครั้งเมื่อเร็วๆ นี้ ในความพยายามที่จะค้นหาว่าเหตุใดการประชุมจึงได้ผล - หรือไม่ได้ผล
หลายครั้งที่เรามักตราหน้าว่าเป็นประเพณีที่ไม่มีประสิทธิภาพ มักจะมองว่าเป็นการเสียเวลา (เว้นแต่จะมีคนมาเตรียมการจริงๆ) และถือว่าปลอดภัยที่จะถือว่าเราทุกคนมาประชุมโดยไม่ได้เตรียมตัวอย่างน้อยหนึ่งครั้ง แล้วให้อะไร? ทำไมการประชุมจึงยากที่จะดูแล? ทำไมพวกเขาจึงยากที่จะจัดการ? ทำไมเราถึงมีมันอยู่เรื่อย?
ธุรกิจจำนวนมากได้รวมเอาองค์ประกอบของปัญญาประดิษฐ์เข้าไว้ด้วยกัน เพื่อติดตามแนวโน้มปัจจุบันและเพื่ออำนวยความสะดวกในการดำเนินงานในแต่ละวัน หากคุณเคยสนทนากับบริการตอบกลับอัตโนมัติทางออนไลน์ แสดงว่าคุณได้โต้ตอบกับปัญญาประดิษฐ์แล้ว การพัฒนาเหล่านี้ให้ประโยชน์มากมายแก่ผู้ใช้ ต่อไปนี้คือช่องทางบางส่วนที่คุณอาจมองข้ามไป
หากคุณเคยต้องนั่งผ่าน การประชุมที่ไม่สิ้นสุดคุณอาจมีเวลาคิดหาวิธีที่จะทำให้แตกต่างออกไป การประชุม หากวางแผนไม่ดี ก็ยากที่จะไกล่เกลี่ยหากไม่มีวาระที่กระชับ การตัดสินใจกลายเป็นเรื่องเหลวไหลโดยการอภิปรายไม่เน้นและขาดการมีส่วนร่วมอย่างมีข้อมูล การออกแบบวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพเป็นวิธีหนึ่งที่สามารถควบคุมพลังของทีมที่แข็งแกร่ง เนื่องจากมีโครงสร้างที่จำเป็นและเนื้อหาที่ให้ข้อมูลเพื่อให้สิ่งต่างๆ สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
ไม่ว่าการประชุมของคุณจะเป็นแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายไตรมาส ความจำเป็นของไทม์ไลน์ที่ชัดเจนก็เป็นสิ่งสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพ ทั้งในกลุ่มใหญ่และกลุ่มเล็ก ด้านล่างนี้คือปัจจัยสำคัญบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อออกแบบวาระการประชุมของคุณ พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
คุณได้เลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับทีมที่คุณกำลังพูดถึงหรือไม่? คนส่วนใหญ่ต้องการพูดคุยถึงสิ่งที่ส่งผลกระทบโดยตรง การอภิปรายประเด็นที่เกี่ยวข้องกับแผนกต่าง ๆ เป็นสิ่งที่ดีที่จะนำมาขึ้นในระหว่างการประชุมซึ่งทรัพยากรได้รับการจัดสรรเพื่อวัตถุประสงค์เดียว การสนทนากลุ่ม. เนื่องจากองค์กรส่วนใหญ่ขับเคลื่อนด้วย a
ความรู้สึกของการพึ่งพาอาศัยกันในสำนักงาน หน่วยงานภายในมักต้องการเวลาประชุมเพื่อประสานงานและรวบรวมความพยายามของพวกเขา
การพิจารณาการมีส่วนร่วมของทีมกับสิ่งที่กำลังพูดคุยกันยังช่วยให้คุณปรับแต่งวาระของคุณให้เข้ากับผู้ชมของคุณ และเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ชมได้สูงสุด
ในการจัดทำวาระ ให้ถามตัวเองว่า สิ่งนี้ส่งผลกระทบต่อผู้คนที่ฉันพูดหรือไม่
การใช้คำศัพท์เป็นประโยคหัวข้อย่อยอาจทำให้ห้องของมืออาชีพต้องดิ้นรน: หากคุณประกาศเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ประสบความสำเร็จในวาระการประชุมภายใต้หัวข้อ “สิ่งดีๆ ที่เราทำเมื่อเร็วๆ นี้” มีแนวโน้มว่าคุณจะเป็นเพียงคนเดียวในหน้านั้น เป็นเรื่องยากอย่างเหลือเชื่อที่จะไกล่เกลี่ยการอภิปรายหากผู้คนไม่ชัดเจนในเรื่องนี้ นับประสาสามารถเตรียมการสำหรับเรื่องนี้ได้อย่างมีประสิทธิผล
การใช้ข้อความคำถามเพื่อนำเสนอประเด็นในการประชุมเป็นวิธีที่ดีในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอภิปรายสามารถแก้ไขปัญหาที่นำเสนอได้จริง ใช้ตัวอย่างการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จตามสมมติฐานของเรา พิจารณาสิ่งนี้: สิ่งใดใช้ได้ผลดีสำหรับการเปิดตัวครั้งนั้น ตลาดใดที่เราเปิดด้วยความสำเร็จนี้? เราจะเอามันมาจากไหน?
เวลาจะตั้งหัวเรื่องในการประชุม ให้ถามตัวเองว่า คำตอบที่ฉันกำลังมองหาคืออะไร? คำถามใดช่วยให้เราไปถึงจุดหมายได้ดีที่สุด
ผู้คนอาจอารมณ์เสียได้เมื่อตระหนักว่าการขอความคิดเห็นไม่ได้รับประกันว่าพวกเขาจะมีสิทธิ์ตัดสินใจในขั้นตอนสุดท้าย การจัดหมวดหมู่การสนทนาแต่ละครั้งตามสิ่งที่คุณกำลังมองหาจากผู้ฟังเป็นสิ่งสำคัญ ระบุสิ่งที่คุณคาดหวังจากคำตอบสำหรับกลุ่ม วิธีการที่อิงตามคำถามช่วยให้คุณได้รับคำตอบที่เป็นประโยชน์มากขึ้นจากทีมของคุณ แต่อาจนำไปสู่ความยุ่งยากหากคุณกำลังทำให้เข้าใจผิดเกี่ยวกับสิ่งที่ใช้ตอบกลับเหล่านี้
หากมีการจัดประชุมเพื่อให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลสำหรับการตัดสินใจที่ใหญ่ขึ้น ให้แจ้งให้ทราบ หากคุณต้องการกระดานเสียงสำหรับแนวคิดใหม่ ให้ระบุในวาระการประชุม หากคุณกำลังมองหาฉันทามติเมื่อสิ้นสุดการประชุม ให้เขียนสิ่งนั้นลงไปและทำให้ชัดเจนว่าเป้าหมายสุดท้ายของการสนทนาคือการตัดสินใจบางอย่าง ด้วยวิธีนี้ คุณจะหลีกเลี่ยงการถูกกีดกันจากประเด็นความขัดแย้งระหว่างสมาชิกในทีมของคุณซึ่งอาจมีแนวคิดเกี่ยวกับอำนาจซึ่งไม่มีน้ำหนักในการประชุมครั้งนี้โดยเฉพาะ
เมื่อระบุความคาดหวังในการประชุม ให้ถามตัวเองว่า ฉันกำลังมองหาข้อมูล ข้อมูล หรือการตัดสินใจขั้นสุดท้ายหรือไม่?
ปัญหานี้เป็นความพยายามสองบิต เนื่องจากความตรงต่อเวลาของวาระของคุณสามารถกำหนดระดับของการเตรียมการที่สมาชิกในทีมของคุณบรรลุได้ ยิ่งคุณได้รับวาระการประชุมแก่พวกเขาเร็วเท่าใด คุณก็จะสามารถคาดหวังให้พวกเขาพิจารณาองค์ประกอบของประเด็นที่เป็นการอภิปรายได้เร็วยิ่งขึ้น และพร้อมที่จะให้ข้อมูลแก่คุณ หรือรวบรวมข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจร่วมกับคุณ สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้ทีมของคุณทราบล่วงหน้าเมื่อต้องตัดสินใจหรือการประชุมที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมการ เนื่องจากคุณต้องการเพิ่มเวลาให้สูงสุดกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และพยายามแจ้งผู้คนในขณะที่คนอื่นๆ ที่เตรียมการนั่งรอเป็นวิธีที่ดี ทำให้ทีมของคุณผิดหวังและไม่สอดคล้องกัน 
เมื่อปล่อยวาระการประชุมให้ทีมถามตัวเองว่า ถ้าฉันได้รับวาระนี้ในตอนนี้ ตัวฉันเองจะพร้อมสำหรับการประชุมนั้นตรงเวลาหรือไม่?
การรักษาคนกลุ่มใหญ่ในหัวข้อเป็นเรื่องยาก การรักษาให้ตรงตามกำหนดเวลาแทบจะเป็นไปไม่ได้ ด้วยเหตุผลนี้ การรวมองค์ประกอบด้านเวลาเข้ากับการออกแบบวาระการประชุมของคุณเป็นสิ่งสำคัญ แต่ละส่วน/คำถาม/ส่วนหัวข้อควรระบุไว้อย่างชัดเจนภายในกรอบเวลา กรอบเวลานี้ควรจัดสรรเวลาให้เพียงพอสำหรับการอภิปราย แก้ไข และสรุปผล นี่เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องสรุปก่อนการประชุม: บ่อยครั้ง คุณจะได้ฟังว่าปัญหาบางอย่างอาจต้องใช้เวลาบนกระดานมากขึ้น หรืออาจต้องลดจำนวนลงอย่างมาก
เมื่อกำหนดช่วงเวลาสำหรับแต่ละส่วนของวาระการประชุม ให้ถามตัวเองว่า เวลาของเราถูกใช้อย่างดีที่สุดอย่างไร? ความคิดเห็นของพวกเขาจะเปิดบทสนทนาที่สมควรได้รับการอภิปรายเพิ่มเติมหรือไม่? ฉันต้องการใช้จ่ายกับสินค้าชิ้นนี้นานแค่ไหน?
การประมวลผลวาระของคุณเกี่ยวข้องกับขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการของรายการทั้งหมดในการประชุมมากขึ้น ระบุระดับของการอภิปรายตลอดที่คุณพยายามทำงานให้เสร็จ การตกลงเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการกับประเด็นต่างๆ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมของคุณ หากคุณไม่ระบุวิธีที่คุณต้องการให้ทีมจัดการกับปัญหาแต่ละประเด็น สมาชิกบางคนอาจจบลงด้วยการกำหนดปัญหาที่เสียสมาธิ ในขณะที่บางคนอาจกำลังพูดถึงความเกี่ยวข้องกับพวกเขา: ไม่มีใครมุ่งเน้นที่การระบุหรือประเมินวิธีแก้ปัญหาใดๆ .
กระบวนการในการจัดการกับรายการควรปรากฏในระเบียบวาระการประชุมที่คุณจะให้ เมื่อคุณไปถึงรายการนั้นในระหว่างการประชุม ให้อธิบายขั้นตอนที่จำเป็นในการบรรลุข้อตกลง และขอข้อตกลงดังกล่าว
เมื่อกำหนดกระบวนการนี้ในวาระการประชุมครั้งแรก ให้ถามตัวเองว่า ฉันต้องการเป็นผู้นำการสนทนานี้อย่างไร ฉันต้องการที่จะได้ยินจากบุคคลหรือทีม? ฉันต้องการลงคะแนนเสียงเป็นเอกฉันท์ ตัวเลือกการเลือกตั้ง หรือการอภิปรายระดมความคิดหรือไม่? ฉันจะทราบได้อย่างไรว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้วเมื่อใด สำหรับฉันการประชุมในอุดมคติมีลักษณะอย่างไร
นี่อาจเป็นส่วนสำคัญที่สุดในการทำให้วาระใด ๆ เข้าใจว่าอยู่ในกระบวนการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ไม่มีวาระใดรอดพ้นจากความโง่เขลาของเวลา ความล่าช้าที่ไม่คาดคิด วันป่วย หรือความพ่ายแพ้ ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องคล้อยตามการเปลี่ยนแปลง ลำดับความสำคัญของวาระการประชุมจะเปลี่ยนไปในความสำคัญอย่างไม่ต้องสงสัยเมื่อวันที่ใกล้เข้ามาและสิ่งต่าง ๆ จะแข็งแกร่งขึ้นในแบบเรียลไทม์ เมื่อโครงการก้าวหน้า ทีมงานก็เช่นกัน เป้าหมายของวาระการประชุมก็เช่นกัน รายการแรกในวาระที่ดีคือ "การแก้ไขและจัดลำดับความสำคัญของวาระการประชุมในวันนี้" รายการกำหนดการนี้เป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณเป็นไปตามสิ่งที่กำลังสนทนา เหตุผล ความยาว และความคาดหวังในวันที่
ในการจัดทำวาระการประชุมทุกครั้ง ให้ถามตัวเองว่า มีที่ว่างสำหรับการสนทนาที่นี่หรือไม่? ฉันจะจัดการสิ่งที่ไม่สามารถวางแผนได้ดีที่สุดได้อย่างไร ฉันจะให้การสนทนาเป็นศูนย์กลางได้อย่างไร
นี่เป็นรายการสำคัญที่จะรวมไว้ในวาระการประชุมของคุณ พูดถึงปริมาณความเป็นผู้นำของคุณเพื่อให้สามารถระงับการประชุมเร่งด่วนเพื่อหารือเกี่ยวกับองค์ประกอบของความสำเร็จกับทีมของคุณ เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนจะต้องรู้สึกว่างานของพวกเขามีคุณค่า แม้ว่าจะมีข้อจำกัดด้านเวลา ความพ่ายแพ้ อุปสรรค์ และความท้าทาย งานที่ทำได้ดีควรได้รับการแก้ไข และการใช้เวลาสักครู่ในการประชุมเพื่อแสดงความยินดีกับทีมของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่ทำงานได้ดีเป็นวิธีที่ดีในการรักษาขวัญกำลังใจและส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่สนับสนุน
นี่เป็นหมวดหมู่ที่น้อยกว่า แต่มีความสำคัญเท่าเทียมกัน เป็นการเตือนใจทีมของคุณว่ายังมีช่องว่างสำหรับการปรับปรุงอยู่เสมอ ไม่ว่าคุณจะเคยประสบปัญหาเกี่ยวกับความตรงเวลา การเปลี่ยนแปลงของสำนักงานภายใน หรือเพียงแค่มีสัปดาห์ที่ยากลำบากในตลาด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณตระหนักถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาตลอดเวลา การใส่แก้วกาแฟลงในเครื่องล้างจานถือเป็นส่วนเล็กๆ แต่มีความสำคัญในการดูแลสภาพแวดล้อมในสำนักงาน และแม้จะดูไม่สมเหตุสมผลก็ตาม การกล่าวถึงเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมเป็นการตอกย้ำถึงความสำคัญของความสม่ำเสมอ
ไม่ว่าคุณจะเคยได้ยินปรากฏการณ์ที่จอดรถหรือไม่ก็ตาม คุณได้ใช้แนวคิดหลักอย่างแน่นอน โดยพื้นฐานแล้วจะทำหน้าที่เป็นกระดานเสียงสำหรับแนวคิดทั้งหมดที่ไม่สามารถแก้ไขได้ทันทีในสภาพแวดล้อมการประชุมปัจจุบัน โครงการ แนวคิด ข้อสงสัย และคำถามใหม่ๆ ทั้งหมดสามารถ "จอด" ไว้ในล็อตได้ และตั้งข้อสังเกตว่าเป็นจุดอภิปรายสำหรับการประชุมในอนาคต นอกจากนี้ยังหมายความว่าคุณมีหน่วยเก็บข้อมูลที่เต็มไปด้วยแนวคิดที่จะกลับมาเสมอ หากคุณมีเวลาอีกสองสามนาทีเมื่อสิ้นสุดการประชุม ที่จอดรถเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการควบคุมงาน อยู่ในเส้นทาง และบันทึก
โดยรวมแล้ว สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำเกี่ยวกับการออกแบบวาระการประชุมคือคุณทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันเสมอ คุณควรตั้งเป้าที่จะทำให้การสนทนาของคุณมีความเหนียวแน่น ครอบคลุม สร้างสรรค์และมีประสิทธิผล การทำคะแนนให้ได้ทั้งหมดเป็นเรื่องยาก แต่ถ้าคุณมีที่ว่างในวาระการประชุม คุณก็อาจจะไปถึงที่นั่นตรงเวลา
ฟรีคอนเฟอเรนซ์.คอม ผู้ให้บริการการประชุมทางโทรศัพท์แบบเดิมฟรี ให้คุณมีอิสระในการเลือกวิธีเชื่อมต่อกับการประชุมของคุณได้ทุกที่ทุกเวลาโดยไม่มีข้อผูกมัด
สร้างบัญชีฟรีวันนี้ และสัมผัสประสบการณ์การประชุมทางไกลฟรี วิดีโอฟรีดาวน์โหลด การแชร์หน้าจอ การประชุมผ่านเว็บ และอื่นๆ
เกือบทุกอุตสาหกรรมได้นำแนวคิดเรื่องการทำงานทางไกลมาใช้ ซึ่งจำเป็นในสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบัน จำนวนคนทำงานจากที่บ้านหรือที่อื่น ๆ มีแนวโน้มเพิ่มขึ้นในอเมริกาเหนือในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา มีบทความออกมาสนับสนุนการทำงานทางไกล โดยระบุว่าเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และขวัญกำลังใจ
แต่ไม่มีอะไรได้มาโดยปราศจากความท้าทาย และกับเพื่อนร่วมทีมในต่างประเทศ มีปัญหาบางอย่างที่อาจเกิดขึ้นในแต่ละวัน วิธีแก้ปัญหาที่เหมาะสมคือการประชุมทางวิดีโอออนไลน์ ซึ่งเราจะพูดถึงในโพสต์นี้
