การประชุมทางโทรศัพท์เป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจสมัยใหม่ ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันและติดต่อกันได้แม้ไม่ได้อยู่ในสถานที่เดียวกัน แต่เอาเข้าจริง ๆ การประชุมทางโทรศัพท์ก็อาจทำให้หงุดหงิดและสับสนได้เหมือนกัน เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมทางโทรศัพท์ของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ นี่คือแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด 7 ข้อที่คุณควรปฏิบัติตาม:
สิ่งสำคัญคือต้องเคารพเวลาของทุกคน ดังนั้นควรเริ่มการโทรตามเวลาที่ตกลงกันไว้ หากคุณเป็นคนจัดการการโทร ให้ส่งการแจ้งเตือนล่วงหน้าสองสามนาทีเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าต้องเข้าสู่ระบบ
ก่อนการโทร ให้สร้างกำหนดการและแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมทุกคน สิ่งนี้จะช่วยให้ทุกคนติดตามและรู้ว่าควรคาดหวังอะไรจากการโทร
ในช่วงเริ่มต้นของการโทร ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อแนะนำทุกคนที่อยู่ในสาย วิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนใส่ชื่อใบหน้าและทำให้การโทรเป็นส่วนตัวและมีส่วนร่วมมากขึ้น
หากคุณมีสไลด์หรือทัศนูปกรณ์อื่นๆ ให้แบ่งปันระหว่างการโทร สิ่งนี้จะช่วยให้ทุกคนจดจ่อและมีส่วนร่วม และจะทำให้ข้อมูลเข้าใจได้ง่ายขึ้น ผู้ให้บริการการประชุมทางโทรศัพท์หลายรายเสนอ การแชร์หน้าจอ, เอกสารชารินก. และ ก ไวท์บอร์ดออนไลน์ ในพอร์ทัลออนไลน์ของพวกเขา หรือคุณสามารถส่งอีเมลสไลด์หรือ PDF ก่อนการโทร
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้พูดอย่างชัดเจนและสม่ำเสมอระหว่างการโทร สิ่งนี้จะช่วยให้ทุกคนเข้าใจสิ่งที่คุณพูดและจะป้องกันความเข้าใจผิด
ส่งเสริมการมีส่วนร่วมระหว่างการโทรโดยให้เวลาสำหรับคำถามและการสนทนา สิ่งนี้จะช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมและมั่นใจได้ว่าจะไม่พลาดประเด็นสำคัญ
การเริ่มต้นการโทรให้ตรงเวลาเป็นสิ่งสำคัญพอๆ กัน การวางสายให้ตรงเวลาก็สำคัญพอๆ กัน หากคุณมีเวลาสิ้นสุดที่ตกลงกันไว้ อย่าลืมปิดการโทรในขณะนั้น ในภูมิทัศน์ของธุรกิจยุคใหม่ระยะไกล การประชุมแบบผสมผสาน และการประชุมทางโทรศัพท์กลายเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับการทำงานร่วมกัน แม้จะมีปัญหาทางเทคนิคเป็นครั้งคราว แต่การรวมตัวเสมือนจริงเหล่านี้ทำให้เกิดการอภิปรายแบบไดนามิกและการตัดสินใจข้ามอุปสรรคทางภูมิศาสตร์
เมื่อปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทั้ง 7 ข้อ คุณจะมั่นใจได้ว่าการประชุมทางโทรศัพท์ของคุณจะมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และสนุกสนานสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง
หากคุณกำลังมองหาแพลตฟอร์มที่น่าเชื่อถือและใช้งานง่ายสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ฟรี ไม่ต้องมองหาที่อื่นนอกจาก www.FreeConference.com ด้วยคุณภาพเสียงที่คมชัด อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย และคุณสมบัติอำนวยความสะดวกที่หลากหลาย เช่น การแบ่งปันหน้าจอและการบันทึกการโทร www.FreeConference.com จึงเป็นโซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบสำหรับทุกความต้องการในการประชุมทางโทรศัพท์ของคุณ นอกจากนี้ยังใช้งานได้ฟรีทั้งหมด ดังนั้นจึงไม่มีเหตุผลที่จะไม่ลองใช้งาน สมัครวันนี้ และสัมผัสความสะดวกสบายและความเรียบง่ายของ www.FreeConference.com ด้วยตัวคุณเอง
ไม่ว่าคุณต้องการจัดกำหนดการประชุมใหม่ เชิญผู้เข้าร่วมเพิ่ม หรือยกเลิกการประชุมทางโทรศัพท์ตามกำหนดการ คุณก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายจากบัญชี FreeConference ของคุณ
คุณรู้หรือไม่ว่าคุณและผู้โทรสามารถใช้ข้อมูลการโทรเข้าการประชุมเพื่อ จัดการประชุมทางวิดีโอทางโทรศัพท์ ได้ตลอดเวลา? กำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์ หรือไม่จำเป็นต้องส่งคำเชิญผ่านระบบของเรา เนื่องจากสายการประชุมของคุณพร้อมให้บริการตลอดเวลา เพียงแจ้งหมายเลขโทรเข้าการประชุม รหัสเข้าใช้งาน และเวลาที่คุณต้องการให้พวกเขาโทร! หากคุณต้องการส่งการประชุมอย่างเป็นทางการ เชิญประชุม หรือแก้ไขรายละเอียดการประชุมตามกำหนดการ คุณสามารถทำได้ง่ายๆ โดยใช้คำแนะนำด้านล่าง:
ในการเปลี่ยนแปลงประเภทใด ๆ กับการประชุมที่จัดกำหนดการที่จะเกิดขึ้น:
เปลี่ยนเวลาการประชุม (กำหนดการประชุมใหม่)หลังจากพบการประชุมแล้ว คุณต้องการกำหนดเวลาใหม่ในส่วน 'ที่จะเกิดขึ้น' และคลิก 'แก้ไข':
ผู้เข้าร่วมทั้งหมดที่มีรายชื่ออยู่ในรายชื่อคำเชิญจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเกี่ยวกับเวลาการประชุมใหม่
ในการส่งคำเชิญอัตโนมัติเพิ่มเติมผ่าน FreeConference:
เมื่อคุณกด 'กำหนดการ' ผู้เข้าร่วมใหม่จะได้รับคำเชิญทางอีเมลอัตโนมัติสำหรับการประชุมของคุณ ผู้เข้าร่วมที่มีอยู่จะไม่ได้รับคำเชิญครั้งที่สอง เว้นแต่รายละเอียดอื่น ๆ จะมีการเปลี่ยนแปลง เช่น หัวข้อ วันที่ หรือเวลา
.
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการประชุมตามกำหนดการ คุณสามารถดูบทความสนับสนุนของเราได้ ฉันจะแก้ไขการโทรตามกำหนดเวลาได้อย่างไร
ง่ายมาก!
ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีการสื่อสาร (ส่วนใหญ่เป็นอินเทอร์เน็ต) ทำให้ผู้คนในส่วนต่าง ๆ ของโลกสามารถเชื่อมต่อและทำธุรกิจได้ง่ายกว่าที่เคย ในเศรษฐกิจโลกปัจจุบัน การประชุมทางโทรศัพท์ระหว่างประเทศเป็นเรื่องปกติและตั้งค่าได้ง่ายมาก ก่อนที่คุณจะออกไปจัดการประชุมทางโทรศัพท์ในครั้งต่อไป ต่อไปนี้คือเคล็ดลับมารยาททางธุรกิจระดับสากล 5 ข้อเพื่อช่วยให้มั่นใจว่าการโทรของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จ
เป็นการดีที่จะสามารถกำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์ระหว่างประเทศได้ทุกเมื่อ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจะกำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์ระหว่างประเทศได้ทุกเวลา เมื่อกำหนดเวลาการประชุมทางโทรศัพท์ระหว่างฝ่ายต่างๆ ในส่วนต่างๆ ของโลก อย่าลืมคำนึงถึงความแตกต่างของเขตเวลาเพื่อไม่ให้ใครต้องตื่นตอนตี 2 ในตอนเช้า หากคุณกำลังจัดการประชุมกับลูกค้าที่ชำระเงิน ให้พยายามจัดตารางเวลาของพวกเขา แม้ว่าจะหมายความว่าคุณต้องโทรหานอกเวลาทำงานปกติของคุณก็ตาม โชคดีที่เรามีเครื่องมือจัดการเขตเวลาใน ฟรีคอนเฟอเรนซ์.คอม ที่ทำให้หาเวลาที่เหมาะสมในการจัดกำหนดการประชุมทางโทรศัพท์ระหว่างผู้คนในเขตเวลาต่างๆ ได้ง่าย!
แม้ว่าคุณ เฉพาะการโทรเข้า มีประโยชน์สำหรับการโทรในนาทีสุดท้าย เป็นการดีที่จะให้รายการหมายเลขโทรเข้าแก่ผู้เข้าร่วม เพื่อให้พวกเขาสามารถเลือกหมายเลขที่เป็นหมายเลขในประเทศสำหรับพวกเขา เพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายค่าธรรมเนียมการโทรระหว่างประเทศจากผู้ให้บริการ นี่เป็นหนึ่งในเคล็ดลับมารยาททางธุรกิจที่สำคัญที่สุด! ในฐานะแขกของการประชุมทางโทรศัพท์ ฉันยินดีที่จะโทรหาหากคุณทำตามขั้นตอนพิเศษนั้นและช่วยฉันประหยัดเงิน
FreeConference ให้ฟรีและพรีเมียม หมายเลขโทรออกระหว่างประเทศ กว่า 50 ประเทศ รวมทั้งสหรัฐอเมริกา แคนาดา สหราชอาณาจักร, ประเทศเยอรมัน, ออสเตรเลีย, และอื่น ๆ. ดูรายการหมายเลขและอัตราโทรเข้าทั้งหมดของเรา โปรดคลิกที่นี่เพื่ออ่านรายละเอียดเพิ่มเติม.
อย่างที่คุณอาจทราบแล้ว ผู้คนจากส่วนต่างๆ ของโลกมักจะแสดงออกแตกต่างกัน แม้ว่าการตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมาเป็นเรื่องปกติในบางวัฒนธรรม แต่ในบางวัฒนธรรมไม่เป็นเช่นนั้น การใช้เวลาล่วงหน้าเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับบรรทัดฐานทางวัฒนธรรมบางอย่างของผู้ที่คุณจะพูดคุยด้วยสามารถช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นและอาจทำให้การประชุมทางไกลระหว่างประเทศประสบความสำเร็จมากขึ้น
A กฎสากล เคล็ดลับมารยาททางธุรกิจคือคุณไม่ควรให้คนอื่นรอ เราแนะนำให้เตรียมตัวและพร้อมสำหรับการโทรของคุณอย่างน้อย 5-10 นาทีก่อนเวลาเริ่มการประชุมตามกำหนดการ ในขณะที่บางวัฒนธรรมให้ความสำคัญกับการตรงต่อเวลามากกว่าคนอื่น “เวลาของฉันมีค่ามากกว่าของคุณ” ไม่ได้แปลได้ดีในภาษาใดๆ
ฉันสามารถบอกคุณได้โดยตรงว่าเป็นคนที่จัดการประชุมทางโทรศัพท์ระหว่างประเทศบ่อยๆ ข้อแก้ตัว "ฉันอยู่ในเขตเวลาอื่น" ไม่ได้เกิดขึ้นจริง
แพลตฟอร์มการประชุมทางโทรศัพท์เช่น FreeConference นั้นใช้งานง่ายและใช้งานง่ายโดยการออกแบบ แต่ควรใช้เวลาสองสามนาทีเพื่อทำความคุ้นเคยกับส่วนต่างๆ คุณสมบัติ และ ผู้ดูแลควบคุม มีอยู่. วิธีนี้จะช่วยให้คุณดูพร้อมมากขึ้นในระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์ และอาจช่วยให้คุณไม่ต้องอับอายในการดูเหมือนคุณไม่รู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่ อาจทำให้เสียสมาธิ (และบางครั้งก็น่าอาย) เมื่อคุณคลำผ่านส่วนควบคุมต่างๆ ในช่วงเริ่มต้นการประชุมทางโทรศัพท์
เมื่อมีข้อสงสัย FreeConference.com's dedicated Customer Support ทีมงานพร้อมให้ความช่วยเหลือเสมอ เพียงแค่โทรหรือส่งอีเมล
แม้ว่าสำนักงานแนวคิดแบบเปิดจะมีจุดประสงค์เพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสาร แต่บางครั้งสำนักงานแนวคิดแบบเปิดอาจรู้สึกเหมือนทำทุกอย่างยกเว้นสำหรับผู้ที่จัดการประชุมทางโทรศัพท์ ในบล็อกของวันนี้ เราจะนำเสนอเคล็ดลับบางประการสำหรับการจัดประชุมทางโทรศัพท์อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและ ปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต ในสำนักงานที่มีแผนผังชั้นเปิด
ไม่ว่าภารกิจของพวกเขาคือการเผยแพร่ความตระหนักในประเด็นทางสังคม ช่วยเหลือสมาชิกผู้ด้อยโอกาสในชุมชนของพวกเขา หรือเปลี่ยนนโยบายสาธารณะ องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร มีความมุ่งมั่นในสาเหตุของพวกเขา เพื่อให้มีประสิทธิภาพ องค์กรไม่แสวงหากำไรต้องพึ่งพาความสามารถในการสื่อสารกับผู้คนทั้งภายในและภายนอกองค์กรเพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย ซึ่งรวมถึงความพยายามในการระดมทุน การเผยแพร่สู่สาธารณะ กิจกรรมอาสาสมัคร และอื่นๆ อีกมากมาย ขอบคุณ ประชุมทางไกลฟรี บริการ โซเชียลมีเดีย และแพลตฟอร์มอื่นๆ ไม่เคยง่ายอย่างนี้มาก่อน (หรือถูกกว่า) สำหรับพนักงานที่ไม่แสวงหาผลกำไรในการส่งข้อความของพวกเขา ต่อไปนี้คือวิธีที่เทคโนโลยีการประชุมทางโทรศัพท์ช่วยให้พวกเขาทำได้:
เราในฐานะประชากรได้ดำเนินการศึกษาหลายครั้งเมื่อเร็วๆ นี้ ในความพยายามที่จะค้นหาว่าเหตุใดการประชุมจึงได้ผล - หรือไม่ได้ผล
หลายครั้งที่เรามักตราหน้าว่าเป็นประเพณีที่ไม่มีประสิทธิภาพ มักจะมองว่าเป็นการเสียเวลา (เว้นแต่จะมีคนมาเตรียมการจริงๆ) และถือว่าปลอดภัยที่จะถือว่าเราทุกคนมาประชุมโดยไม่ได้เตรียมตัวอย่างน้อยหนึ่งครั้ง แล้วให้อะไร? ทำไมการประชุมจึงยากที่จะดูแล? ทำไมพวกเขาจึงยากที่จะจัดการ? ทำไมเราถึงมีมันอยู่เรื่อย?
ธุรกิจจำนวนมากได้รวมเอาองค์ประกอบของปัญญาประดิษฐ์เข้าไว้ด้วยกัน เพื่อติดตามแนวโน้มปัจจุบันและเพื่ออำนวยความสะดวกในการดำเนินงานในแต่ละวัน หากคุณเคยสนทนากับบริการตอบกลับอัตโนมัติทางออนไลน์ แสดงว่าคุณได้โต้ตอบกับปัญญาประดิษฐ์แล้ว การพัฒนาเหล่านี้ให้ประโยชน์มากมายแก่ผู้ใช้ ต่อไปนี้คือช่องทางบางส่วนที่คุณอาจมองข้ามไป
มารยาทการประชุมทางโทรศัพท์: ในขณะที่ กฎการประชุมทางโทรศัพท์ที่ไม่ได้เขียนไว้ ไม่ใช่เรื่องยากที่จะปฏิบัติตาม มีพฤติกรรมการประชุมทางโทรศัพท์ที่ไม่ดีบางประการที่ต้องระวังซึ่งสามารถผลักดันให้เพื่อนผู้โทรของคุณคลั่งไคล้ (ไม่ว่าพวกเขาจะบอกคุณหรือไม่ก็ตาม) แม้ว่าการประชุมใหญ่บางกลุ่มอาจดูเหมือนเป็นเรื่องธรรมดา (เช่น การโทรไปประชุมสาย) คุณอาจแปลกใจที่พฤติกรรมแย่ๆ เหล่านี้สามารถเบี่ยงเบนความสนใจจากประสบการณ์โดยรวมของการประชุมทางโทรศัพท์สำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องได้ ใกล้จะถึงปีใหม่แล้ว เราคิดว่าเราจะแชร์พฤติกรรมแย่ๆ ของการประชุมทางโทรศัพท์ที่แย่ที่สุดบางส่วนของเรา (มากกว่า…)
ไม่มีใครชอบที่จะใช้เวลาและเงินเดินทางไปประชุมอีกต่อไป ทำตามตารางงานที่ยุ่งและประหยัดเงินโดยใช้โซลูชันการโทรเพื่อการประชุมฟรีเพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของคุณอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
อีเมลที่ประกอบด้วยข้อความมักจะไม่สามารถถ่ายทอดความแตกต่างของสถานการณ์ได้ และสูญเสียน้ำเสียงที่ต้องการของผู้พูดไปโดยสิ้นเชิง มีความเสี่ยงที่อีเมลจะไปไม่ถึงกล่องจดหมายของผู้รับ ดังนั้นคุณจึงต้องใช้ ตัวตรวจสอบบันทึก SPF และทำตามขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยของอีเมลอื่นๆ
การประชุมทางโทรศัพท์ฟรีมักจะเป็นไปตามการพัฒนาที่ต้องการการตอบกลับอย่างรวดเร็ว แม้ว่าอีเมลฉบับเร่งด่วนชื่อ “ด่วน” จะแสดงระดับความโกรธได้อย่างรวดเร็ว ผู้นำสามารถถ่ายทอดสิ่งที่พวกเขาต้องการจากทุกคนได้อย่างแม่นยำและกำหนดอารมณ์ให้กับส่วนที่เหลือของบริษัท
การดำเนินการนี้ไปไกลในการสร้างการสื่อสารด้านข้างและความร่วมมือระหว่างแผนกหรือแผนกต่างๆ ในบริษัทที่อาจดำเนินการเพียงลำพัง
ทุกคนรู้ถึงความรับผิดชอบที่คาดหวังจากตนเองและผู้อื่น ความไม่เต็มใจที่จะทำงานร่วมกับผู้อื่นอาจถูกมองข้ามตั้งแต่เริ่มแรกและสามารถกำหนดแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนได้ ไม่มีใครต้องเล่นเกมโทรศัพท์กับคนอื่นอีกหลายสิบคนเพื่อทำสิ่งพื้นฐานให้เสร็จ
อีเมลลูกโซ่ใช้เวลาในการค้นหามากกว่าเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ฟรี และน่ารำคาญมาก คุณแทบจะไม่มีเวลาพอที่จะตามให้ทัน ก่อนที่คำตอบใหม่จะเปลี่ยนเกม หรือผู้คนตอบสนองตามเวลาของตนเองโดยที่ไม่เข้าใจประเด็น การประชุมทางโทรศัพท์ฟรี ใส่ทุกคนในหน้าเดียวกันในเวลาเดียวกัน
คุณไม่จำเป็นต้องรอในห้องประชุมคณะกรรมการครึ่งชั่วโมงเพื่อรอผู้มาสายหนึ่งหรือสองคน และคุณยังสามารถทำงานอื่นได้ในขณะที่คุณรอ จริงๆ ต้องรอการประชุมทางโทรศัพท์
คุณสามารถทำงานในโครงการของคุณได้จากความสะดวกสบายของโต๊ะทำงานหรือแม้แต่ที่บ้านของคุณจนกว่าทุกคนจะพร้อม การประชุมทางโทรศัพท์ยังช่วยให้ผู้คนสามารถเข้าร่วมได้ในเวลาอันสั้น ทำให้เกิดความสมดุลระหว่างความเร็วและความเป็นทางการ
ในทำนองเดียวกัน ผู้คนสามารถโทรเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ได้จากทุกที่ในขณะที่ทำอะไรก็ได้ คุณสามารถเข้าร่วมจากที่บ้าน ที่ทำงาน ยิม ขณะออกไปเดินเล่น หรือแม้แต่ขณะขับรถ หากคุณมีชุดหูฟังสำหรับรถของคุณ การประชุมทางโทรศัพท์ไม่ต้องการให้คุณอยู่ในสถานที่เฉพาะในเวลาที่กำหนด ทุกคนมีโทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์ หรือแม้แต่โทรศัพท์สมัยก่อนดีๆ อยู่ใกล้ๆ ตลอดเวลา
การยกเลิกค่าโดยสารการเดินทางถือเป็นข้อได้เปรียบที่เห็นได้ชัด ใช่ แต่ผู้เข้าร่วมทั้งหมดสามารถได้ยินในการประชุมทางโทรศัพท์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งไม่มีใครถูกผลักไสให้อยู่ปลายสุดของห้องประชุม และไม่มีใครจำเป็นต้องขึ้นเสียงเพียงเพื่อให้ได้ยิน การประชุมทางโทรศัพท์ทำให้ทุกคนอยู่ห่างจากหัวโต๊ะเท่ากัน
อีเมลสามารถละเว้นได้ แต่ไม่สามารถโทรได้ การประชุมทางโทรศัพท์จำเป็นต้องมีเสียงและหูของผู้เข้าร่วม ผู้นำและพนักงานทุกระดับสามารถรับผิดชอบได้ และทุกคนสามารถถูกบังคับให้รับทราบปัญหาที่อยู่ในมือ ความรับผิดชอบในการมอบผลลัพธ์ให้ผู้นำธุรกิจและเพื่อนร่วมงานเพิ่มระดับของแรงกดดันจากเพื่อนร่วมงานที่ทำให้คนที่มาสายต้องอยู่ร่วมกับคนอื่นๆ ในกลุ่ม
คุณมีมัน; โซลูชั่นการประชุมทางโทรศัพท์ แก้ปัญหาหลายอย่างในจังหวะเดียว การโทรไม่คลาดเคลื่อนในการสับเปลี่ยน ให้เสียงกับทุกคน สะดวก และขจัดความสับสน ประหยัดเวลาและเงินด้วยการประชุมทางโทรศัพท์ฟรีสำหรับการประชุมครั้งต่อไปของคุณและกลับไปสู่วันที่วุ่นวายด้วยเวลาว่าง
