ทำอย่างไรให้มีการประชุมโครงการที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

แม้ว่าการประชุมจะมีความสำคัญต่อการอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างการประชุมโครงการ แต่ก็อาจทำให้เสียเวลาอย่างมาก ในความเป็นจริง, คนส่วนใหญ่มองว่าการประชุมที่พวกเขาเข้าร่วมราวๆ ครึ่งหนึ่งเป็น “การเสียเวลา” และสิ่งนี้ไม่เพียงแค่ทำให้พวกเขาผิดหวัง แต่ยังทำให้พวกเขาจดจ่อกับงานที่ทำอยู่ได้ยากขึ้นด้วย
ด้วยเหตุนี้ คุณจึงจำเป็นต้องหาวิธีที่จะทำให้การประชุมโครงการของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น การทำเช่นนี้จะช่วยเปลี่ยนวิธีที่ทีมของคุณมองการประชุม ซึ่งจะทำให้การประชุมเหล่านี้เป็นพื้นที่ที่มีประโยชน์สำหรับผู้คนในการขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับปัญหา เสนอคำแนะนำแก่ผู้อื่น และรับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับสถานะโดยรวมของโครงการ
พูดง่ายกว่าทำเสร็จ ดังนั้นเพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมโครงการครั้งต่อไป อย่าลืมใช้กลยุทธ์การประชุมต่อไปนี้

สร้างวาระและหมุนเวียนมัน

สิ่งแรกที่คุณต้องทำเพื่อให้มีการประชุมโปรเจ็กต์ที่มีประสิทธิผลมากขึ้นคือการกำหนดว่าจะมีการหารือกันอย่างไรเมื่อทุกคนอยู่ในห้องเดียวกัน การจัดวาระการประชุมจะช่วยให้คุณตอบคำถามว่า “การประชุมนี้มีไว้เพื่ออะไร” ซึ่งช่วยชี้แจงว่าการประชุมมีความจำเป็นจริงหรือไม่
นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือคุณต้องส่งวาระนี้ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทราบล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งวันเต็ม วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาได้แนวคิดเกี่ยวกับการประชุม และในกรณีที่คุณกำลังจะหารือเกี่ยวกับสิ่งใหม่ จะช่วยให้ผู้คนเริ่มคิดเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ก่อนเข้าประชุม
ในประเด็นนี้ ถ้ามีอะไรที่คุณอยากให้คนอื่นทำก่อนมาประชุม ให้แน่ใจว่าคุณพูดอย่างนั้นตามวาระของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการให้พวกเขาอ่านอะไรบางอย่าง หรือถ้าคุณต้องการให้พวกเขารวบรวมข้อมูล ก็ควรบอกให้พวกเขาทำสิ่งนี้ล่วงหน้า เพื่อให้คุณสามารถเข้าร่วมได้ทันทีเมื่อการประชุมโครงการเริ่มต้นขึ้น

กำหนดและให้เกียรติขีด จำกัด เวลา

สิ่งที่ทำให้การประชุมรู้สึกว่าไม่ได้ผลคือเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการประชุม การประชุมมีไว้เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ และหากคุณเริ่มหลุดจากงานที่ทำอยู่ ก็จะหมดเวลาได้ง่ายและจำเป็นต้องขยายการประชุมหรือยุติการประชุมโดยไม่บรรลุเป้าหมาย
วิธีที่ดีในการป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นคือการกำหนดเวลาสำหรับแต่ละรายการในวาระการประชุมและปฏิบัติตาม หากมีบางอย่างเกิดขึ้นซึ่งจะทำให้คุณต้องใช้เวลานานเกินไป ให้พิจารณาจัดตารางจุดนั้น คุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมอื่นกับกลุ่มอื่นเพื่อดำเนินการในภายหลังได้เสมอ การแบ่งงานในลักษณะนี้จะช่วยให้ทีมโครงการของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้น
สุดท้าย คุณยังสามารถใช้ตัวจับเวลาเพื่อช่วยให้คุณรักษาการจำกัดเวลาและทำให้การประชุมเป็นไปตามกำหนดเวลา การทำเช่นนี้ไม่เพียงช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น แต่ยังแสดงให้ทีมของคุณเห็นว่าคุณเคารพเวลาของพวกเขาและจะทำทุกอย่างเท่าที่ทำได้เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลา

รับคนที่ใช่ในห้อง

กุญแจสำคัญส่วนหนึ่งในการประชุมโครงการที่มีประสิทธิผลคือการทำให้แน่ใจว่ามีคนที่เหมาะสมและมีเพียงคนที่เหมาะสมเท่านั้น ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการประชุมที่คุณไม่จำเป็นต้องเข้าร่วม และหากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น สาเหตุส่วนใหญ่เป็นเพราะผู้จัดประชุมไม่ได้ใช้เวลาเพียงพอในการถามว่าใครต้องการจะเข้าร่วมจริงๆ
เพื่อช่วยคุณในเรื่องนี้ ให้พิจารณาประเภทของการประชุมที่คุณอาจมี เช่น:

• การประชุมเพื่อการตัดสินใจ: จุดประสงค์ของการประชุมนี้คือการทำงานร่วมกันและค้นหาเส้นทางที่ดีที่สุด ซึ่งหมายความว่าเฉพาะผู้ที่เข้าใจโครงการอย่างครบถ้วนเท่านั้นที่จะอยู่ที่นั่น คนอื่นๆ จะเป็นคนพิเศษ และทำให้การประชุมดูไร้จุดหมาย
• ประชุมงาน: สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นเมื่อผู้คนจำเป็นต้องทำงานร่วมกันในงานใดงานหนึ่ง และเฉพาะผู้ที่รับผิดชอบในการทำงานนี้เท่านั้นที่จะต้องอยู่ในการประชุม
• การประชุมข้อเสนอแนะ: สิ่งเหล่านี้ทำให้ผู้จัดการมีโอกาสได้ยินจากทีมของตนว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและไม่ได้ผล เป็นเรื่องดีที่จะมีสิ่งเหล่านี้ตลอดวงจรชีวิตของโครงการเพื่อให้ผู้คนสามารถพูดได้อย่างอิสระเมื่อมีบางอย่างไม่ดี และขึ้นอยู่กับขนาดของทีมของคุณ นี่เป็นการประชุมประเภทเดียวที่ทุกคนอาจต้องเข้าร่วม

ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม

เครื่องมือที่คุณใช้จะมีบทบาทสำคัญในการพิจารณาว่าการประชุมของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด ตัวอย่างเช่น การแชร์หน้าจอ การประชุมทางวิดีโอ และไวท์บอร์ดช่วยให้คุณทำงานร่วมกับผู้คนในห้องได้ง่ายขึ้น ทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเครื่องมือทั้งหมดเหล่านี้และอื่น ๆ นำเสนอโดย ฟรีคอนเฟอเรนซ์.คอม.
ความสำคัญของการมีเครื่องมือที่เหมาะสมนั้นสำคัญยิ่งกว่าในสถานที่ทำงานในปัจจุบัน หลายๆ บริษัทมีที่ตั้งหลายแห่ง หรืออนุญาตให้คนทำ ทำงานจากระยะไกลหมายความว่าผู้คนกระจายอยู่ทั่วเมืองหรือประเทศต่างๆ การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมทำให้ดูเหมือนทุกคนอยู่ในห้องเดียวกัน ช่วยให้คุณจัดการประชุมโครงการที่มีประสิทธิผลได้ง่ายขึ้น

พลิกโฉมการประชุมโครงการครั้งต่อไปของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมทีมของคุณไว้ในกระบวนการวางแผนการประชุม และรวบรวมคำติชมจากพวกเขาเพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการประชุมของคุณได้ การใช้กลยุทธ์ที่กล่าวถึงในที่นี้จะช่วยให้คุณเปลี่ยนการประชุมจากการเสียเวลาที่น่ารำคาญให้กลายเป็นโอกาสในการทำงานร่วมกันและสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ

เกี่ยวกับผู้เขียน: Kevin Conner เป็นผู้ประกอบการที่เป็นเจ้าของธุรกิจหลายอย่างรวมถึง ค้นหาบรอดแบนด์ซึ่งเป็นบริการที่อุทิศให้กับการช่วยเหลือผู้คนและธุรกิจในการค้นหาอินเทอร์เน็ตบรอดแบนด์ที่คุ้มค่าที่สุด การดำเนินการและขยายธุรกิจของเขาเกี่ยวข้องกับการวางแผนและการจัดการโครงการอย่างกว้างขวาง และเควินชอบที่จะแบ่งปันประสบการณ์ของเขากับผู้อื่นเพื่อช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จ

[ID = ninja_form 7]