การประชุมทางโทรศัพท์เป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างจิตวิญญาณของทีมและ "วัฒนธรรมองค์กร" ที่ดี แม้ว่าองค์กรจะได้รับประโยชน์จากการประชุมทางโทรศัพท์ที่ดีผ่านความสามารถในการผลิตและผลกำไรที่เพิ่มขึ้น แต่พนักงานก็ได้รับประโยชน์เช่นกันเพราะเป็น สนุกกว่าเยอะ เพื่อทำงานในที่ทำงานที่มีความสุขและมีส่วนร่วม

นั่นคือถ้าทุกคนรวมตัวกันและรู้วิธีที่จะเป็นผู้โทรในการประชุมที่ดี ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ XNUMX ข้อเกี่ยวกับการทำส่วนของคุณเพื่อสร้างจิตวิญญาณของทีมด้วยการประชุมทางไกล และ ทำไมพวกเขาถึงคุ้มค่าที่จะทำ.

เวลา

เหตุผลหนึ่งที่การประชุมทางโทรศัพท์มีประสิทธิภาพมากก็เพราะพวกเขาเคารพเวลาของทุกคน โดยขจัดเวลาเดินทางแม้ในขณะที่ผู้คนทำงานในอาคารเดียวกัน พวกเขาประหยัดเวลาของพนักงานชั่วโมงและชั่วโมง

คุณมีสิ่งที่ต้องทำมากกว่าไปประชุม

การประหยัดเวลาทำให้สามารถจัดตารางเวลาของการสื่อสารได้บ่อยขึ้น ซึ่งดีกว่าสำหรับทุกคน เนื่องจากการขาดการสื่อสารเป็นสาเหตุสำคัญของความผิดปกติในองค์กร

ในแต่ละนาทีที่คุณมาสายกับ 15 คนในนั้น คุณเสียเวลา 15 "นาทีคน" ของทุกคน เสียเวลาก็เหมือนทิ้งขยะ เมื่อคนแรกทิ้งขยะชิ้นเดียวในที่สาธารณะ ทุกคนก็ทิ้ง อย่าเป็นคนแรก!

หากคุณยังใหม่ต่อการประชุมทางโทรศัพท์ ให้แสดงตัวก่อนเวลา 10 นาที และหาเพื่อนที่จะช่วยให้คุณคุ้นเคยกับเทคโนโลยี หากคุณเป็นมือโปรรุ่นเก่า คุณสามารถลงชื่อเข้าใช้เดสก์ท็อปที่แชร์ ทบทวนกำหนดการ นำความคิดของคุณไปที่การประชุม และพร้อมที่จะไปเมื่อนาฬิกาบอกเวลา

สถานที่ตำแหน่งที่ตั้งสถานที่

อีกเหตุผลหนึ่งที่การประชุมโทรมากกว่า สายโทรศัพท์จริง (ไม่ใช่ Skype หรือ VOIP) ดีมากเพราะคุณภาพเสียงที่ยอดเยี่ยมทำให้ทุกคนได้ยิน "ภาษากาย" อันละเอียดอ่อนที่พวกเขาจำเป็นต้องเข้าใจซึ่งกันและกันอย่างแท้จริง

ถ้ามีคนอารมณ์เสีย ทุกคนต้องรู้เพื่อจะได้ช่วยเหลือได้ หากใครบางคนมีความสุขเพราะพวกเขาเพิ่งพบกับเหตุการณ์สำคัญ ความตื่นเต้นในเสียงของพวกเขาคือสิ่งที่คุณได้ยิน

การช่วยเหลือผู้คน การฉลองความสำเร็จ และการแบ่งปันความคิดที่ดีคือวิธีที่คุณใช้การประชุมทางไกลเพื่อสร้างจิตวิญญาณของทีมและเพิ่มผลกำไรของคุณ

น่าเสียดายที่แม้แต่เสียงพื้นหลังจากตำแหน่งของผู้โทรที่ได้รับเลือกไม่ดีคนหนึ่งก็สามารถโยนประแจลิงลงในการประชุมทางโทรศัพท์ที่ดีได้ นั่นเป็นเหตุผลที่การตั้งค่าตัวเองอย่างเหมาะสมทำให้ทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น

คุณต้องอยู่ในพื้นที่ที่เงียบสงบ ซึ่งเสียงพื้นหลังจะไม่เล็ดลอดเข้ามาในการโทรหรือทำให้คุณเสียสมาธิ และคุณต้องการโทรศัพท์คุณภาพดี เพื่อให้ทุกคนได้ยินทุกสิ่งที่ต้องการ

โฟกัส

หากบุคคลที่เชิญคุณเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ไม่สนใจว่าคุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับประเด็นที่กำลังสนทนา พวกเขาจะส่งสำเนาถึงคุณในอีเมลกลุ่ม

คุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมสายเพราะมีคนต้องการสมองของคุณ พวกเขาไม่ต้องการครึ่งหนึ่งของสมองของคุณ ในขณะที่คุณอ่านไฟล์บางไฟล์หรือส่งอีเมลสองสามฉบับ

ไม่ต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกันในการประชุมทางโทรศัพท์

ด้านพลิกของสิ่งนี้คือถ้าคุณมีสมาธิจริง ๆ และคุณรู้สึกว่าคุณต้องการมีส่วนร่วม ไปเลย! เป็นโศกนาฏกรรมเมื่อมีคนระงับความคิดที่ดีในการประชุมทางโทรศัพท์

คุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมดังนั้นอย่าอาย

พูดขึ้น!

เมื่อคุณพูด แนะนำตัวเอง เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าคุณเป็นใคร แม้ว่าคุณจะเช็คอินหลังจากเงียบไปหนึ่งหรือสองนาทีก็ตาม ถือโทรศัพท์ไว้ใกล้ปาก หรือเข้าใกล้ไมโครโฟน เริ่มต้นด้วย "ทุกคนได้ยินฉันไหม" พูดช้าๆ และไม่ต้องกังวลว่าจะดังเกินไป ผู้คนสามารถปฏิเสธคุณได้เสมอ แต่ถ้าคุณไม่ดังพอ คุณจะเสียเวลา

เมื่อคุณผ่าน "การตรวจสอบเสียง" แล้ว ให้แสดงความรู้สึกของคุณ นั่นคือสิ่งที่คุณอยู่ที่นั่น เมื่อคุณลงมือทำ ให้เข้าใจแนวคิดของคุณอย่างชัดเจน ในขณะเดียวกัน คุณควรสังเกตเมื่อคุณกำลังพูดคุยในการประชุมทางโทรศัพท์เป็นส่วนใหญ่ การพูดคุยเป็นเรื่องสนุก แต่คุณสามารถมีสิ่งที่ดีได้มากเกินไป การแบ่งปันพื้นสร้างจิตวิญญาณของทีม

วิชาการ

อีกครั้ง หากเป็นการประชุมทางโทรศัพท์ครั้งแรกของคุณ ให้ขอความช่วยเหลือด้านเทคนิคในการตั้งค่า และอย่าลืมถามว่าโทรศัพท์ของคุณโอเคไหม คนสามารถได้ยินคุณเมื่อคุณพูด? คุณกำลังสร้างเสียงสะท้อนหรือไม่? การใช้สมาร์ทโฟนคุณภาพดีนั้นใช้ได้ แต่ปิดเสียงการแจ้งเตือนที่อาจเกิดขึ้น

หากคุณมีสปีกเกอร์โฟนราคาถูกเท่านั้น คุณสามารถฟังได้ แต่พูดใส่ชุดหูฟังเท่านั้น ใช้ปุ่มปิดเสียงของโทรศัพท์เมื่อคุณไม่ได้พูด และอย่าพักสาย คุณจะได้ไม่ต้องแพร่ภาพ Muzak เข้าสู่การสนทนาที่สำคัญ

"ขอขอบคุณที่โทรหา RamJac Corporation เนื่องจากมีผู้โทรเข้ามาเป็นจำนวนมาก..."

นอกจากนี้ โปรดจำไว้ว่ามีเครื่องมือมากมายที่จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นเมื่อจัดการการโทรเพื่อจุดประสงค์ทางอาชีพ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้บริการโทรศัพท์พื้นฐานแบบอะนาล็อกแบบเก่า ให้ใช้ แอพหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ จะทำให้ประสบการณ์ราบรื่นและสะดวกยิ่งขึ้นทั้งสำหรับคุณและคนที่คุณคุยด้วย

สร้างสปิริตของทีม

การประชุมทางโทรศัพท์เป็นเรื่องของการสร้างจิตวิญญาณของทีมด้วยการแบ่งปันข้อมูลที่สำคัญและตัดสินใจร่วมกัน อย่าอายและไม่ต้องกังวลกับรายละเอียดทางเทคนิคเล็กน้อยทั้งหมด หากคุณมีโทรศัพท์ที่ดีและสถานที่เงียบสงบ คุณก็ชนะ ทีมงานสามารถช่วยปรับระดับเสียงให้ถูกต้องได้

นักแสดงตลกชื่อดังเคยกล่าวไว้ว่า "90% ของชีวิตกำลังปรากฏขึ้น" การนำโฟกัสและพลังงานทั้งหมดของคุณมาสู่การประชุมทางโทรศัพท์เป็นวิธีที่สำคัญที่สุดในการเป็นผู้ประชุมทางโทรศัพท์ที่ดี