6 เคล็ดลับในการปรับปรุงการประชุมทางโทรศัพท์ครั้งต่อไปของคุณ

เป็นความจริงที่การประชุมในห้องประชุมคณะกรรมการแบบตัวต่อตัวกำลังตกต่ำตามการเติบโตอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยีโทรคมนาคม เมื่อพนักงานห่างไกลกันมากขึ้น ผู้คนจำนวนมากขึ้นที่เลือกทำงานที่บ้าน และความต้องการเพื่อนร่วมงานจากสำนักงานต่างๆ (และแม้กระทั่งจากทั่วโลก) ในการทำงานร่วมกัน การประชุมทางโทรศัพท์จึงกลายเป็นพิธีกรรมทั่วไป

แต่ถึงแม้จะได้ประโยชน์จากการประชุมทางโทรศัพท์ หลายคนก็กลัวที่จะเป็นส่วนหนึ่งของพวกเขา หากคุณเคยเข้าร่วมมาก่อนหรือเคยเป็นเจ้าภาพมาก่อน คุณจะรู้ทันทีว่าพวกเขาอาจกลายเป็นหายนะได้เพียงใด เคล็ดลับ XNUMX ข้อที่จะช่วยให้คุณปรับปรุงการประชุมครั้งต่อไปได้มีดังนี้

1) เตรียมการประชุมล่วงหน้า

แม้ว่าสิ่งนี้อาจชัดเจน แต่คุณควรจัดการประชุมทางโทรศัพท์ล่วงหน้าเสมอ คุณควรมีเป้าหมายที่กำหนดไว้เพื่อให้การประชุมมีทิศทาง สิ่งนี้นำไปสู่วาระการประชุม (หรือเป้าหมายย่อย) ที่คุณและทีมของคุณสามารถดำเนินการได้ในระหว่างการประชุม เพื่อให้ทุกคนอยู่ในหัวข้อและไม่พูดถึงการอภิปรายอื่น ในระบบการจัดกำหนดการทางเว็บของเรา คุณสามารถส่งหัวข้อและวาระการประชุมให้กับทีมของคุณในขณะที่คุณสร้างคำเชิญทางอีเมล อย่าลืมให้คำเชิญมีความเกี่ยวข้อง สั้นและเรียบง่าย ทีมของคุณไม่สามารถวางแผนและโครงการได้ตลอดทั้งปีในการประชุมทางโทรศัพท์ 1 ชั่วโมง 

2) ให้ฟุ้งซ่านให้น้อยที่สุด

มีสิ่งรบกวนมากมายภายในสำนักงานที่สามารถขัดขวางไม่ให้คุณทำงาน นี้ จาก Harvard Business บทความแสดงหลายสิ่งที่ผู้คนทำในขณะที่มีการประชุมทางโทรศัพท์ รวมถึงการทานอาหารว่างหรือทำงานอื่นๆ ให้เสร็จ บางคนถึงกับวางสายแล้วอ้างว่าหลับไปแล้ว Puffin ได้โพสต์แล้ว เคล็ดลับบางอย่าง เกี่ยวกับวิธีลดสิ่งรบกวนสมาธิ ดูได้ที่ FreeConference.com บล็อก. 

3) โอบกอดการประชุมทางวิดีโอ

ในขณะที่พวกเราบางคนยังคงชอบการประชุมด้วยเสียง การเพิ่ม การประชุมทางวิดีโอ เริ่มเห็นการยอมรับในที่ทำงาน เนื่องจากผู้เข้าร่วมต่างจับตาดูกันและกัน ทุกคนจึงมีส่วนร่วมกับหัวข้อที่อยู่ในมือ NS  การแชร์หน้าจอ คุณลักษณะยังเพิ่มมิติภาพอื่นให้กับการประชุม และสร้างการอภิปรายในเชิงลึกมากขึ้น

4) ให้ทุกคนปฏิบัติตาม "มารยาทในการประชุม"

เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนตระหนักดีว่าการประชุมทางโทรศัพท์มีจุดมุ่งหมายเพื่อ 'ทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้น' และไม่พูดคุยกันเกี่ยวกับวันหยุดสุดสัปดาห์ ทุกคนควรปฏิบัติตามมารยาทในการประชุม ทุกคนได้จัดสรรงานของตนและทุ่มเทในการเข้าร่วมการประชุม ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะไม่เสียเวลาเปล่า ปฏิบัติต่อการประชุมทางโทรศัพท์เหมือนการประชุมแบบตัวต่อตัว!

5) กำหนดบทบาทและทำให้ทุกคนมีส่วนร่วม

หากการประชุมครั้งก่อนของคุณไม่ราบรื่น คุณควรพิจารณาหาคนมามีส่วนร่วมในการประชุมมากขึ้น การประชุมควรมีผู้นำและผู้อำนวยความสะดวก ผู้นำคือคนที่จัดระเบียบและดำเนินการประชุม ในขณะที่ผู้อำนวยความสะดวกทำให้แน่ใจว่าการประชุมเป็นไปตามวาระ อย่ากลัวที่จะปิดเสียงใครซักคนหากพวกเขากำลังง่วนอยู่กับไมโครโฟน ถ้ามีคนเงียบขอให้พวกเขาแบ่งปันความคิดเพื่อให้การประชุมครอบคลุมผู้เข้าร่วมทั้งหมด อย่าลืมสละเวลาชื่นชมการมีส่วนร่วมของทุกคนเพื่อให้การประชุมจบลงด้วยดี

องค์กรที่ดีก็เหมือนเครื่องจักรที่ต้องใช้ฟันเฟืองที่หล่อลื่นอย่างดี ฟันเฟืองซึ่งประกอบด้วยเพื่อนร่วมงานของคุณ การจัดการประชุมทางโทรศัพท์เป็นวิธีหนึ่งในการทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมและทันเหตุการณ์

6) ใช้ FreeConference.com

หากคุณกำลังมองหาการประชุมทางโทรศัพท์ที่ดีที่สุด คุณควรใช้บริการที่ดีที่สุดเท่านั้น! ฟรีคอนเฟอเรนซ์.คอม ให้คุณทำสิ่งที่กล่าวมาทั้งหมดและอีกมากมาย หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม a รายการคุณสมบัติทั้งหมด สามารถพบได้ในไฟล์ เว็บไซต์.

ทำไมไม่ลองจัดการประชุมทางโทรศัพท์กับ ประชุมฟรี วันนี้? ง่ายกว่าที่คุณคิด และดีกว่าบริการประชุมทางเว็บที่ห่วยๆ ที่คุณใช้อยู่...