กุญแจสำคัญในการดำเนินการประชุมอย่างเป็นทางการอย่างมีประสิทธิภาพคือวาระการประชุมที่คิดมาอย่างดี เมื่อคุณเตรียมการล่วงหน้าโดยการเขียนกำหนดการล่วงหน้าพร้อมข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการประชุม คุณจะไม่เพียงประหยัดเวลาสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องเท่านั้น แต่ผลลัพธ์ยังมีแนวโน้มที่จะประสบความสำเร็จอีกด้วย
ต่อไปนี้คือ 5 รายการที่คุณควรใส่ไว้เสมอเมื่อสร้างวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ:
นี่อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของวาระการประชุม ระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมและผลลัพธ์หรือการตัดสินใจที่คุณหวังว่าจะบรรลุในตอนท้าย ช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนว่าคุณกำลังพยายามบรรลุอะไร และเหตุใดการมีส่วนร่วมของพวกเขาจึงมีค่า
เมื่อวาระรวมถึงการเริ่มต้นด้วยเป้าหมาย คุณจะมุ่งความสนใจไปที่ผลลัพธ์สุดท้ายมากขึ้น ขณะสร้างวาระการประชุมที่เหลือ ปรับปรุงประสิทธิภาพของการประชุมก่อนที่จะเริ่มด้วยซ้ำ
เมื่อตั้งเป้าหมายของการประชุมแล้ว ให้เตรียมการประชุมพร้อมรายการหัวข้อสำคัญเพื่ออภิปราย
หัวข้อการสนทนาแต่ละหัวข้อควรช่วยในการบรรลุเป้าหมายการประชุม รายการอาจสั้นแต่ควรมีรายละเอียดเพียงพอเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถเตรียมการประชุมทีมเพื่อให้มีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพ
วิธีการทั่วไปคือการวางตำแหน่งแต่ละหัวข้อเป็นคำถาม สิ่งนี้จะเริ่มต้นกระบวนการคิดสำหรับผู้เข้าร่วมของคุณและให้การเช็คอินเกี่ยวกับสัมพัทธภาพกับเป้าหมายการประชุม
แต่ละหัวข้อควรมีเจ้าของและระยะเวลาที่กำหนดเพื่อให้ครอบคลุมหัวข้อ ความเป็นเจ้าของหัวข้อทำให้เกิดความรับผิดชอบ กรอบเวลาช่วยให้การประชุมเป็นไปตามกำหนดเวลา ดาวน์โหลดวาระการประชุมฟรีของเราที่นี่: ดาวน์โหลดวาระการประชุม FreeConference
ความท้าทายนำเสนอตัวเองไม่ใช่เมื่อตัดสินใจว่าจะเชิญใคร แต่ใครจะไม่เชิญ เฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมเท่านั้นที่จะอยู่ในรายการนี้
หากคุณกำหนดเป้าหมายการประชุมและกำหนดหัวข้อการประชุมแล้ว คุณควรมีพื้นฐานที่ดีในการทำงานด้วยเพื่อสรุปรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมของคุณ โดยคำนึงถึงสิ่งนั้น ให้ถามตัวเองสามคำถามเมื่อพิจารณาผู้เข้าร่วมการประชุมแต่ละคน หากคุณตอบว่าใช่สำหรับคำถามใด ๆ ให้เพิ่มบุคคลนั้นลงในรายการวาระการประชุม:
หากคุณไม่แน่ใจ ให้พิจารณาว่าการเข้าร่วมของเขาหรือเธอเป็นทางเลือก คุณส่งสรุปหลังการประชุม การบันทึก หรือการถอดเสียงเป็นคำแทนได้เสมอ รายงานการประชุมจากผู้จดบันทึก ไม่จำเป็นเสมอไป
หนึ่งในข้อร้องเรียนที่ใหญ่ที่สุดเกี่ยวกับการประชุมทางธุรกิจคือการเสียเวลา การจัดการการประชุมจะง่ายขึ้นเมื่อการซิงค์อยู่ประมาณ 30 นาที เคารพเวลาของเพื่อนร่วมงานโดยไม่เสียเวลาหรือสูญเสียผลลัพธ์
การติดตามผลมีความสำคัญพอๆ กับการประชุม ที่ด้านล่างของ แม่แบบวาระการประชุมจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งที่จะรวมส่วนที่ผู้เข้าร่วมสามารถจดบันทึก รายการการดำเนินการ การตัดสินใจ และประเด็นสำคัญต่างๆ ได้ การมีส่วนนี้จะจัดระเบียบข้อสรุปที่เกิดขึ้นในการประชุม และช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นภาพกระบวนการที่จะเกิดขึ้นในภายหลัง
หัวข้อที่ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้นในระหว่างการประชุมที่เบี่ยงเบนความสนใจไปจากเป้าหมายสุดท้าย เพื่อติดตามและตรงต่อเวลา ให้ "จอด" การอภิปรายนอกหัวข้อใน "ลานจอดรถ" ซึ่งมักจะอยู่ท้ายระเบียบวาระ เพื่อกลับไปทบทวนนอกการประชุมครั้งก่อน คำศัพท์ทั่วไปอีกคำหนึ่งสำหรับสิ่งนี้คือ “มาทำสิ่งนี้แบบออฟไลน์กันเถอะ”
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากผู้เข้าร่วมประชุมจะเข้าร่วมการประชุมของคุณทางไกล ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายละเอียดการประชุมทั้งหมดมีการระบุไว้อย่างชัดเจนและถูกต้อง รวมถึงหมายเลขโทรเข้า รหัสเข้าใช้ และลิงก์ไปยังห้องประชุมออนไลน์ของคุณ
หรือสร้างการประชุมด้วย FreeConference.com และรายละเอียดการประชุมจะถูกใส่ไว้ในคำเชิญและการเตือนความจำทั้งหมดพร้อมกับวาระการประชุมของคุณ
การแจ้งล่วงหน้าช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีเวลาเตรียมตัวสำหรับการประชุมคณะกรรมการและเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อขัดแย้งในกำหนดการ
การแจ้งล่วงหน้าช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีเวลาเตรียมตัวสำหรับการประชุมและเพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีข้อขัดแย้งในกำหนดการ
สร้างบัญชี FreeConference.com ของคุณและเข้าถึงทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับธุรกิจหรือองค์กรของคุณเพื่อเริ่มต้นใช้งาน เช่น วิดีโอและ การแชร์หน้าจอ, กำหนดการโทร, คำเชิญทางอีเมลอัตโนมัติ เตือนความจำและอื่น ๆ
