3 ขั้นตอนง่ายๆ สู่การประชุมเสมือนจริงที่ดีที่สุดที่คุณเคยจัด

การประชุมเสมือนจริงไม่น่าจะมาแทนที่การประชุมแบบตัวต่อตัวได้ทั้งหมด แต่ด้วยการขยายและพัฒนาอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี บริษัทต่างๆ จึงลดค่าใช้จ่ายในการจัดการประชุมเสมือนในขณะที่สมาชิกในทีมอยู่ห่างไกลจากกัน แม้ว่าการประชุมที่มีประสิทธิภาพโดยทั่วไปจะปฏิบัติตามแนวทางเดียวกัน แต่การทำงานเสมือนจริงใน ห้องประชุมออนไลน์ สามารถนำเสนอชุดความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร นี่คือคำแนะนำ 3 ข้อในการประชุมเพื่อจัดการประชุมเสมือนจริงที่ดีที่สุด

1) เช่นเดียวกับการประชุมต่อหน้า ให้เตรียมงานเสมือนจริงก่อนการประชุมทางโทรศัพท์

การดำเนินการนี้อาจใช้กับการประชุมโดยทั่วไป แต่การประชุมเสมือนจริงอาจเสี่ยงต่อการสูญเสียโฟกัสหรือประสิทธิภาพการทำงานมากกว่า หากสมาชิกในทีมแค่อ่านข้อความให้กันและกัน หรือกำลังได้ยินเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าวเป็นครั้งแรก มอบหมายการบ้านเล็กน้อย และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการกระจายกำหนดการให้ดีก่อนเริ่มงาน เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถปรับความคิดและพัฒนาแรงกระตุ้นในการประชุมทางโทรศัพท์เสมือนจริง

การเตรียมการยังรวมถึงการรู้ด้านเทคนิคของ ห้องประชุมออนไลน์. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมสามารถเริ่มต้นได้แม้จะมีปัญหาทางเทคนิค และมีไหวพริบเพียงพอที่จะให้คำแนะนำแก่สมาชิกในทีมที่มีคำถามด้านเทคนิค

2) มารยาทในการประชุมเสมือนยังคงมีความสำคัญสำหรับงานเสมือน

มารยาทในการประชุมทีมมีความสำคัญมากกว่าในห้องประชุมเสมือนจริงมากกว่าการประชุมปกติ นี่คือกฎบางประการที่ต้องบังคับใช้: ห้ามทำงานหลายอย่างพร้อมกัน หากสมาชิกในทีมกำลังทำอย่างอื่นหรือมีการสนทนาข้างเคียงในขณะที่เริ่มการประชุม จะทำให้การประชุมทางโทรศัพท์ไร้ประโยชน์ สองวิธีในการแก้ไขปัญหานี้คือการเปิดและปิดวิดีโอ และปิดเสียงผู้โทรที่ไม่จำเป็น

ให้โอกาสสมาชิกในทีมแต่ละคนได้พูด การมุ่งเน้นเป็นเรื่องยากที่จะรักษาในการประชุมปกติ มารยาทในการประชุมทีมต้องมีส่วนร่วมเป็นพิเศษเมื่อเป็นงานเสมือนจริง มิฉะนั้นประสิทธิภาพการทำงานจะตกอยู่ในความเสี่ยง สร้างบรรยากาศที่ครอบคลุมซึ่งสมาชิกในทีมรู้สึกอิสระที่จะพูดออกมาโดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกวิจารณ์หรือถูกขัดจังหวะ

3) ห้องประชุมออนไลน์ของคุณไม่ควรเป็นแบบ "ทำงานอย่างเดียว"

โดยปกติเมื่อการประชุมแบบตัวต่อตัวสิ้นสุดลง สมาชิกในทีมจะรวมตัวกันรอบๆ ตู้กดน้ำเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาชอบและไม่ชอบเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น สิ่งนี้สามารถทำได้ในแฮงเอาท์วิดีโอเนื่องจากผู้เข้าร่วมต้องห่างกัน แต่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีมในการสร้างความไว้วางใจและเคมี

มี 2 ​​วิธีในการดำเนินการนี้ วิธีแรกคือทำให้เป็นทางการ ให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุมโดยไม่มีผลกระทบใดๆ เพื่อส่งเสริมความโปร่งใสภายในทีม อีกวิธีหนึ่งคือแนวทางที่ไม่เป็นทางการ เหมือนกับการพูดคุยเรื่องเครื่องทำน้ำเย็นส่วนใหญ่ ออกจากระบบในฐานะผู้ดูแลหลังการประชุมและให้สมาชิกในทีมพูดคุยกันเองอีก 10 นาที บทสนทนาและข้อเสนอแนะที่ไม่เกี่ยวข้องสามารถพัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงานและปรับปรุงมารยาทในการประชุมทีมในอนาคต

ไม่มีบัญชี? สมัครเลย!

[ID = ninja_form 7]