Konferencat janë një pjesë e rëndësishme e komunikimit modern të biznesit, duke i lejuar ekipet të bashkëpunojnë dhe të qëndrojnë të lidhur edhe kur nuk janë në të njëjtin vend. Por, le të jemi të sinqertë, konferencat mund të jenë gjithashtu një burim zhgënjimi dhe konfuzioni. Për t'u siguruar që thirrjet e konferencave tuaja të shkojnë pa probleme dhe me efikasitet, këtu janë 7 praktikat më të mira që duhet të ndiqni:

1. Fillimi i telefonatës në konferencë në kohë:

Është e rëndësishme të respektoni kohën e të gjithëve, prandaj sigurohuni që ta nisni telefonatën në kohën e caktuar. Nëse jeni ai që pret thirrjen, dërgoni një kujtesë disa minuta më parë, në mënyrë që të gjithë të dinë të identifikohen.

2. Krijoni një axhendë për thirrjen tuaj të konferencës:

Përpara thirrjes, krijoni një axhendë dhe shpërndajeni për të gjithë pjesëmarrësit. Kjo do t'i ndihmojë të gjithë të qëndrojnë në rrugën e duhur dhe të dinë se çfarë të presin nga telefonata.

3. Prezantoni të gjithë në thirrjen tuaj të konferencës:

Në fillim të telefonatës, merrni disa minuta për të prezantuar të gjithë në telefonatë. Kjo do t'i ndihmojë të gjithë të vendosin emra në fytyra dhe do ta bëjnë thirrjen më personale dhe tërheqëse.

4. Përdorni mjete ndihmëse vizuale në thirrjen tuaj në konferencë:

Nëse keni ndonjë rrëshqitje ose mjete të tjera vizuale, ndajini ato gjatë telefonatës. Kjo do t'i ndihmojë të gjithë të qëndrojnë të përqendruar dhe të angazhuar dhe do ta bëjë informacionin më të lehtë për t'u kuptuar. Shumë ofrues të thirrjeve konferencë ofrojnë ndarja e ekranit, dokument sharing dhe një tabela në internet në portalet e tyre në internet ose mund të dërgoni me email sllajde ose PDF përpara thirrjes suaj.

5. Flisni qartë në thirrjet tuaja të konferencës:

Sigurohuni që të flisni qartë dhe me një ritëm të qëndrueshëm gjatë telefonatës. Kjo do t'i ndihmojë të gjithë të kuptojnë atë që po thoni dhe do të parandalojë keqkuptimet.

6. Lejoni pyetje dhe diskutime në thirrjet tuaja në konferencë:

Inkurajoni pjesëmarrjen gjatë thirrjes duke lënë kohë për pyetje dhe diskutim. Kjo do t'i ndihmojë të gjithë të qëndrojnë të angazhuar dhe do të sigurojë që pikat e rëndësishme të mos mungojnë.

7. Sigurohuni që thirrjet tuaja të konferencave të përfundojnë në kohë:

Ashtu siç është e rëndësishme të filloni thirrjen në kohë, po aq e rëndësishme është edhe ta përfundoni atë në kohë. Nëse keni një kohë përfundimi të rënë dakord, sigurohuni që ta përfundoni telefonatën në atë kohë. Në peizazhin e biznesit modern, në distancë takime hibride dhe konferencat janë bërë mjete të domosdoshme për bashkëpunim. Përkundër pengesave të herëpashershme teknike, këto mbledhje virtuale mundësojnë diskutime dinamike dhe vendimmarrje përtej barrierave gjeografike.

Duke ndjekur këto 7 praktika më të mira, mund të siguroheni që telefonatat tuaja të konferencës të jenë produktive, efikase dhe të këndshme për të gjithë të përfshirë.

Nëse jeni duke kërkuar për një platformë të besueshme dhe të lehtë për t'u përdorur për konferencat tuaja falas, atëherë mos kërkoni më larg se www.FreeConference.com. Me cilësi audio të pastër kristal, një ndërfaqe miqësore për përdoruesit dhe një sërë veçorish të përshtatshme si ndarja e ekranit dhe regjistrimi i telefonatave, www.FreeConference.com është zgjidhja perfekte për të gjitha nevojat tuaja për thirrjet e konferencës. Plus, është plotësisht falas për t'u përdorur, kështu që nuk ka asnjë arsye për të mos e provuar. Regjistrohu sot dhe provoni komoditetin dhe thjeshtësinë e www.FreeConference.com për veten tuaj.

Bërja e ndryshimeve të minutës së fundit në takimin tuaj është një fllad me FreeConference

Pavarësisht nëse keni nevojë të riplanifikoni një takim, të ftoni më shumë pjesëmarrës ose të anuloni një telefonatë konferencë të planifikuar, mund t'i bëni të gjitha shpejt dhe me lehtësi nga llogaria juaj FreeConference.

Kujtesë: Linja juaj e konferencës është e disponueshme 24/7

A e dini se ju dhe telefonuesit tuaj mund t'i përdorni informacionet e telefonit në konferencë për të mbaj një telefonatë video-konferencë në çdo kohë? Planifikimi i telefonatës suaj të konferencës ose dërgimi i ftesave përmes sistemit tonë nuk është i nevojshëm pasi linja juaj e konferencës është e disponueshme në çdo kohë. Thjesht jepni telefonuesve numrin tuaj të telefonit në konferencë, kodin e hyrjes dhe kohën që dëshironi që ata të telefonojnë! Nëse dëshironi të dërgoni një konferencë zyrtare ftesë për takim ose modifikoni detajet tuaja të planifikuara të konferencës, mund ta bëni lehtësisht duke përdorur udhëzimet e mëposhtme:

Anuloni / Riplanifikoni një takim ose ftoni pjesëmarrës

Për të bërë çdo lloj ndryshimi në një takim të planifikuar të ardhshëm:

1. Hyni në llogarinë tuaj FreeConference në https://hello.freeconference.com/login
2. Klikoni në skedën "E ardhme" në anën e djathtë të faqes "Fillimi i një Konference".
3. Gjeni konferencën e ardhshme që dëshironi të redaktoni dhe klikoni 'redakto' për të ndryshuar detajet ose klikoni 'anuloni' për të anuluar konferencën tuaj.
4. Ndiqni udhëzimet e mëposhtme për të shtuar pjesëmarrës ose për të riplanifikuar një takim.

Ndrysho orën e konferencës (Riplanifiko një takim)

Pasi të gjeni konferencën, dëshironi ta riplanifikoni në seksionin 'e ardhshme' dhe klikoni 'redakto':

1. Gjeni fushat e datës dhe orës në dritaren e parë pop-up që shfaqet dhe zgjidhni orën dhe datën e re për të cilën dëshironi të riplanifikoni konferencën tuaj.
2. Nëse nuk ndryshoni ndonjë detaj tjetër, klikoni nëpër fushat pasuese butonin 'Next' në këndin e poshtëm djathtas derisa të arrini në seksionin 'Përmbledhje'.
3. Konfirmoni detajet e konferencës suaj të riplanifikuar dhe klikoni 'Planifiko'
4. Ju e keni riplanifikuar me sukses takimin tuaj.

Të gjithë pjesëmarrësit e listuar në listën e ftesave do të marrin një njoftim me email që i informon ata për orën e re të konferencës.

Dërgo shtesë ftesat

Për të dërguar ftesa shtesë të automatizuara përmes FreeConference:

1. Gjeni konferencën e ardhshme dhe klikoni butonin 'redakto' siç përshkruhet më sipër.
2. Nëse nuk ndryshon orën e konferencës, klikoni butonin 'tjetër' në këndin e poshtëm djathtas të fushës fillestare që shfaqet.
3. Në dritaren e dytë nën "Pjesëmarrësit", gjeni adresën e emailit të pjesëmarrësit që dëshironi të shtoni nëse ai/ajo është tashmë i listuar në librin tuaj të adresave ose filloni të shkruani adresën e emailit në fushën "Për:".
4. Klikoni butonin e gjelbër "Shto" për të shtuar një pjesëmarrës të ri në listën e ftesave.
5. Klikoni nëpër ekranet pasuese duke përdorur butonin "Next" në të djathtën e poshtme.
6. Në ekranin 'Përmbledhje', klikoni 'Orari'

Pasi të keni shtypur 'Orari', pjesëmarrësi(ët) e rinj do të marrin një ftesë të automatizuar me email për konferencën tuaj. Pjesëmarrësit ekzistues nuk do të marrin një ftesë të dytë nëse nuk kanë ndryshuar detaje të tjera si tema, data ose ora.
.

Për më shumë informacion mbi ndryshimet në një konferencë të planifikuar, mund t'i referoheni gjithashtu artikullit tonë të mbështetjes Si mund ta modifikoj thirrjen time të planifikuar? 

Është kaq e lehtë!

Filloni me linjën tuaj të konferencës 24/7 sipas kërkesës sot!

Falë përparimeve në teknologjinë e komunikimit (kryesisht në internet), është më e lehtë se kurrë që njerëzit në pjesë të ndryshme të botës të lidhen dhe të bëjnë biznes. Në ekonominë e sotme globale, thirrjet konferenciale ndërkombëtare janë të zakonshme dhe shumë të thjeshta për t'u krijuar. Tani, para se të filloni të organizoni thirrjen tuaj të ardhshme ndërkombëtare të konferencës, këtu janë 5 këshilla të mirësjelljes ndërkombëtare të biznesit për t'ju ndihmuar të siguroni që thirrja juaj të shkojë pa probleme dhe me sukses.

1. Dallimet në zonën kohore janë kryesore kur caktoni një konferencë ndërkombëtare.

Goodshtë mirë të jesh në gjendje të planifikosh një telefonatë konferencë ndërkombëtare në çdo kohë, por kjo nuk do të thotë që në çdo kohë është e mirë të caktosh një telefonatë konferencë ndërkombëtare. Kur planifikoni një telefonatë konferencë midis palëve në pjesë të ndryshme të botës, sigurohuni që të keni parasysh dallimet në zonën kohore në mënyrë që askush të mos zgjohet në orën 2 të mëngjesit. Nëse po organizoni një takim me klientë që paguajnë, përpiquni të përshtatni orarin e tyre - edhe nëse kjo do të thotë që përfundoni duke telefonuar jashtë orarit tuaj normal të punës. Për fat të mirë, ne kemi mjetin tonë të menaxhimit të zonës kohore këtu FreeConference.com kjo e bën të lehtë gjetjen e një kohe të përshtatshme për të planifikuar thirrje konferencash midis njerëzve në zona të ndryshme kohore!

2. Sigurojini telefonuesve ndërkombëtarë një numër telefonik të brendshëm (nëse është e mundur).

Edhe pse e juaja dial-in i dedikuar do të jetë e dobishme për thirrjet e minutës së fundit do të ishte mirë t'u siguroni pjesëmarrësve tuaj një listë të numrave të thirrjes, në mënyrë që ata të zgjedhin një që është një numër vendas për ta, në mënyrë që ata të shmangin pagesën e tarifave të thirrjeve ndërkombëtare nga transportuesi i tyre. Kjo është një nga këshillat më të rëndësishme të mirësjelljes së biznesit! Si mysafir i thirrjes suaj të konferencës, do të thërrisja me kënaqësi nëse bëni atë hap shtesë dhe më ndihmoni të kursej para.

FreeConference ofron falas dhe premium numrat e thirrjeve ndërkombëtare për mbi 50 vende përfshirë Shtetet e Bashkuara, Kanada, Mbretëria e Bashkuar, Gjermani, Australi, dhe me shume. Shihni listën tonë të plotë të numrave dhe tarifave të thirrjes këtu.

3. Mësoni diçka rreth kulturës së telefonuesve tuaj në konferenca ndërkombëtare.

Siç mund ta dini tashmë, njerëzit nga pjesë të ndryshme të botës priren të shprehen ndryshe. Ndërsa të qenit i drejtpërdrejtë dhe paraardhës është normale në disa kultura, nuk është kështu në të tjerat. Marrja e kohës paraprakisht për të mësuar rreth disa prej normave kulturore të atyre me të cilët do të flisni mund të ndihmojë në shmangien e ndonjë keqkuptimi të mundshëm dhe mund të bëjë një konferencë ndërkombëtare më të suksesshme.

4. Thirrni në kohë (nga kudo që të jeni).

A rregull universal nga këshillat e mirësjelljes së biznesit është se nuk duhet t'i mbani të tjerët në pritje. Ne ju rekomandojmë të jeni të përgatitur dhe gati për thirrjen tuaj të paktën 5-10 minuta para kohës së planifikuar të fillimit të konferencës suaj. Ndërsa disa kultura vlerësojnë përpikmërinë më shumë se të tjerat, "koha ime është më e vlefshme se e juaja" nuk përkthehet mirë në asnjë gjuhë.

Unë mund t'ju them nga dora e parë si një person që mban thirrje të shpeshta konferencash ndërkombëtare, justifikimi "Unë jam në një zonë tjetër kohore" nuk fluturon.

5. Njihuni paraprakisht me cilësimet dhe veçoritë e thirrjes në konferencë.

Platformat e thirrjeve të konferencave si FreeConference janë të lehta për t'u përdorur dhe intuitive nga dizajni, por është gjithmonë një ide e mirë të kaloni disa minuta për t'u njohur me të ndryshme karakteristika kontrollet e moderatorit në dispozicion. Kjo mund t’ju ​​ndihmojë të dukeni më të përgatitur gjatë thirrjes suaj në konferencë dhe mund t’ju ​​shpëtojë nga sikleti i mundshëm për t’u dukur sikur nuk e dini se çfarë po bëni. Mund të jetë shpërqendruese (dhe nganjëherë e turpshme) kur kapni kontrollet gjatë fillimit të thirrjes konferencë.

Kur jeni në dyshim, FreeConference.com është e përkushtuar Mbështetja e klientit ekipi është gjithmonë gati për të ndihmuar dhe vetëm një telefonatë ose email larg.

Nuk keni llogari? Regjistrohu tani! Asnjë pagesë. Asnjë shkarkim. Asnjë varg i bashkangjitur.

Këshilla për thirrjen në konferencë në një zyrë të planit të hapur

Megjithëse synojnë të lehtësojnë komunikimin, zyrat e hapura të koncepteve ndonjëherë mund të ndihen sikur bëjnë asgjë tjetër përveçse për njerëzit që mbajnë thirrje konferencash në to. Në blogun e sotëm, ne do të ofrojmë disa këshilla për mbajtjen më efektive të thirrjeve konferenciale dhe përmirësimin e produktivitetit në zyra që paraqesin plane të hapura.

(më shumë)

Pse Teknologjia e Thirrjeve të Konferencës është një ndihmë për kontaktin dhe komunikimin jofitimprurës

Nëse misioni i tyre është të përhapin ndërgjegjësimin për çështjet sociale, të ndihmojnë anëtarët e pafavorizuar të komuniteteve të tyre ose të ndryshojnë politikat publike, organizatat jofitimprurëse janë të përkushtuar për kauzën e tyre. Për të qenë efektive, organizatat jofitimprurëse duhet të mbështeten në aftësinë e tyre për të komunikuar me njerëz brenda dhe jashtë organizatës së tyre për një sërë qëllimesh. Këto përfshijnë përpjekjet për mbledhjen e fondeve, kontaktin me publikun, ngjarjet vullnetare dhe shumë të tjera. Falë telefonatë konferencë falas shërbimet, mediat sociale dhe platformat e tjera, nuk ka qenë kurrë më e lehtë (ose më pak e kushtueshme) për stafin jofitimprurës për të përcjellë mesazhin e tyre. Këtu janë disa nga mënyrat se si teknologjia e thirrjeve në konferencë po i ndihmon ata ta bëjnë atë:

(më shumë)

Ne si popullatë kemi ndërmarrë shumë studime së fundmi, në përpjekjet për të gjetur se pse takimet funksionojnë - apo jo.

Shpesh, ne i kemi etiketuar si një traditë joefikase; zakonisht shihet si humbje kohe (përveç nëse njerëzit kanë ardhur të përgatitur) dhe është e sigurt të supozojmë se të gjithë kemi ardhur në të paktën një takim të papërgatitur. Pra, çfarë jep? Pse takimet janë kaq të vështira për t'u kujdesur? Pse janë kaq të vështira për t'u menaxhuar? Pse vazhdojmë t'i kemi ato?

(më shumë)

Një treg në rritje

Shumë biznese kanë përfshirë elementë të inteligjencës artificiale, si për të qëndruar në krye të tendencave aktuale dhe për të lehtësuar operacionet e tyre të përditshme. Nëse keni pasur ndonjëherë një bisedë me një shërbim të automatizuar të përgjigjes në internet, ju keni ndërvepruar me inteligjencën artificiale. Këto zhvillime kanë ofruar një mori përfitimesh për ata që i përdorin ato. Këtu janë disa rrugë që mund t'i keni anashkaluar. 

(më shumë)

Rregullat e mirësjelljes së thirrjeve në konferencë: Ndërsa rregullat e pashkruara të thirrjeve në konferencë sigurisht që nuk janë të vështira për t'u ndjekur, ka disa zakone të këqija për thirrjet e konferencës për të cilat duhet të jeni të vetëdijshëm, të cilat mund t'i çmendin shokët tuaj telefonues (pavarësisht nëse ju thonë apo jo). Ndërsa disa prej këtyre konferencave që thërrasin jo-jo mund të duken si arsye e zakonshme (si thirrja vonë në një konferencë), mund të habiteni se sa shpesh disa nga këto zakone të këqija mund të dëmtojnë përvojën e përgjithshme të një thirrjeje konferencë për të gjithë të përfshirët. Me fillimin e vitit të ri, menduam të ndajmë disa nga zakonet tona më të këqija të telefonatave të konferencës. (më shumë)

Askujt nuk i pëlqen të shpenzojë kohë dhe para duke udhëtuar për takime. Mbani programin tuaj të ngjeshur dhe kurseni para duke përdorur një zgjidhje falas të thirrjeve për konferenca për të komunikuar me kolegët tuaj shpejt dhe në mënyrë efektive.

1. Thirrjet e Konferencës Falas lejojnë që të gjithë të flasin drejtpërdrejt me njëri -tjetrin me qartësi.

Emailet e përbëra me tekst shpesh nuk arrijnë të përcjellin nuancën e një situate dhe humbasin plotësisht tonin e dëshiruar të zërit të folësit. Ekziston rreziku që emaili të mos arrijë në kutitë hyrëse të marrësve të emailit, kështu që ju duhet ta përdorni Kontrolluesi i të dhënave SPF dhe ndërmerrni hapa të tjerë të sigurisë së emailit.

Thirrjet e Konferencës Falas shpesh ndjekin zhvillimet që kërkojnë një përgjigje të shpejtë, megjithëse një email i shpërthyer i titulluar "URGENT" mbart një shkallë zemërimi në një shikim. Drejtuesit mund të përcjellin saktësisht atë që kërkojnë nga çdo individ dhe të krijojnë disponimin për pjesën tjetër të kompanisë.

2. Thirrjet e Konferencës Falas prezantojnë të gjithë lojtarët e përfshirë.

Kjo shkon shumë drejt krijimit të komunikimit anësor dhe përpjekjeve bashkëpunuese midis departamenteve ose divizioneve të veçanta në një kompani që përndryshe do të funksiononte vetëm.

Të gjithë i dinë përgjegjësitë e pritura nga vetja dhe të tjerët. Mosgatishmëria për të punuar me të tjerët mund të fshihet në fillim dhe mund të krijohen plane të qarta veprimi. Askush nuk ka nevojë të luajë një lojë telefonike me një duzinë njerëzish të tjerë për të bërë gjërat themelore.

3. Asnjëherë mos ndiqni përsëri emailet zinxhir.

Emailet zinxhir marrin më shumë kohë për tu kuptuar sesa pjesëmarrja në një telefonatë konferencë falas, dhe ato janë thjesht bezdisëse. Ju mezi keni pasur kohë të mjaftueshme për të arritur para se një përgjigje e re të ketë ndryshuar lojën, ose njerëzit të përgjigjen në kohën e tyre pa hyrë në thelbin e çështjes. Thirrje konferencash falas vendosni të gjithë në të njëjtën faqe në të njëjtën kohë.

4. Thirrjet e Konferencës Falas ofrojnë shpejtësi dhe komoditet.

Ju nuk keni nevojë të prisni në dhomën e bordit për gjysmë ore për të pritur për një ose dy të sapoardhurit, dhe ju ende mund të bëni punë të tjera ndërsa prisni nëse vërtet duhet të presësh në një konferencë.

Ju mund të punoni në projektet tuaja nga komoditeti i tavolinës tuaj apo edhe shtëpisë tuaj derisa të gjithë të jenë gati për të shkuar. Thirrjet në konferencë gjithashtu i lejojnë njerëzit të marrin pjesë në një njoftim shumë të shkurtër, duke arritur ekuilibrin e duhur midis shpejtësisë dhe formalitetit.

Në mënyrë të ngjashme, njerëzit mund të telefonojnë në një konferencë nga kudo, duke bërë pothuajse gjithçka. Ju mund të merrni pjesë nga shtëpia, puna, palestra, ndërsa jeni në shëtitje, apo edhe gjatë vozitjes nëse keni kufje për makinën tuaj. Thirrjet e konferencës nuk kërkojnë që ju të jeni në një vend të caktuar në një kohë të caktuar. Gjithkush ka një celular, tabletë, kompjuter, apo edhe një telefon të mirë të modës së vjetër në afërsi gjatë gjithë kohës.

5. Thirrjet e Konferencës Falas eliminojnë distancën fizike midis zërave.

Eliminimi i tarifës së udhëtimit llogaritet si një avantazh i dukshëm, po, por të gjithë pjesëmarrësit mund të dëgjohen në një konferencë. Askush në veçanti nuk është dërguar në skajin e sallës së takimeve dhe askush nuk ka nevojë të ngrejë zërin vetëm për t'u dëgjuar. Thirrjet e konferencës i vendosin të gjithë në një distancë të barabartë nga kreu i tryezës.

6. Thirrjet e Konferencës Falas nuk humbasin në përzierje.

Email -et mund të injorohen, por thirrjet nuk munden. Thirrjet e konferencës kërkojnë praninë vokale dhe dëgjimore të pjesëmarrësit. Drejtuesit dhe punonjësit në çdo nivel mund të mbahen përgjegjës dhe të gjithë mund të detyrohen të pranojnë çështjen në fjalë. Përgjegjësia për t'i dhënë rezultate një drejtuesi biznesi dhe kolegësh shton një nivel presioni nga kolegët që i vë njerëzit e vonuar në përputhje me pjesën tjetër të grupit.

Aty e keni; zgjidhjet e thirrjeve konferenciale zgjidh probleme të shumta në një goditje. Telefonatat Mos u humbni në përzierje, ato u japin zë të gjithëve, janë të përshtatshëm dhe eliminojnë konfuzionin. Kurseni kohë dhe para me konferencën falas që thërret për takimin tuaj të ardhshëm dhe kthehuni në ditën tuaj të zënë me kohë për të kursyer.