Ne si popullatë kemi ndërmarrë shumë studime së fundmi, në përpjekjet për të gjetur se pse takimet funksionojnë - apo jo.
Shpesh, ne i kemi etiketuar si një traditë joefikase; zakonisht shihet si humbje kohe (përveç nëse njerëzit kanë ardhur të përgatitur) dhe është e sigurt të supozojmë se të gjithë kemi ardhur në të paktën një takim të papërgatitur. Pra, çfarë jep? Pse takimet janë kaq të vështira për t'u kujdesur? Pse janë kaq të vështira për t'u menaxhuar? Pse vazhdojmë t'i kemi ato?
Cili është problemi?
Në pjesën më të madhe, çështja e takimeve joefektive sillet rreth nocioneve të angazhim, përgatitje, komunikim, konciziondhe zhvillim konkret.
Është e vështirë të motivosh njerëzit që nuk u intereson ajo që po diskutohet.
Është edhe më e vështirë të ecësh përpara kur njerëzit nuk kanë informacionin e nevojshëm.
Bëhet sfiduese të organizosh diskutime konstruktive kur njerëzit nuk janë në të njëjtën faqe.
Është thuajse e pamundur të arrish përpara kur ngecësh nga gjërat e vogla të përditshme, dhe është sigurisht nuk është e lehtë për të arritur qëllimet kur projektet nuk mund të përfundojnë në kohë.
Pra, sa më mirë të ecim përpara?
Angazhimi i njerëzve
Shumica e njerëzve duan të diskutojnë gjëra që i prekin drejtpërdrejt. Gjërat e mira për t'u ngritur gjatë takimeve janë diskutimet rreth çështjeve që përfshijnë departamente të ndryshme, pasi burimet janë ndarë për qëllimin e vetëm të diskutimeve në grup.
Merrni kohë për të shqyrtuar nëse kjo çështje prek ekipin që do t'i drejtoheni në takim. Ata do të jenë mirënjohës për dëshirën tuaj për t'i përfshirë ato.
Vjen Përgatitur
Është e rëndësishme t'i jepni skuadrës suaj disa mendje kur merrni vendime ose takime të rëndësishme që përfshijnë përgatitje, pasi dëshironi të maksimizoni kohën me të gjitha palët e përfshira. Përpjekja për të informuar njerëzit ndërsa të tjerët, të cilët janë përgatitur, ulen dhe presin, është një mënyrë e shkëlqyer për ta lënë ekipin tuaj të frustruar dhe të papërshtatshëm.
Merrni kohë për të shqyrtuar sa vijon: Nëse do të merrnit një ftesë për të marrë pjesë në këtë takim, a do të kishit informacionin e nevojshëm për të marrë pjesë në mënyrë aktive, të informuar dhe konstruktive?
Kuptimi i Pikës
Njerëzit nuk mund të jenë të dobishëm nëse nuk e dinë se çfarë po kërkoni. Përcaktoni grupit atë që prisni nga përgjigjet e tyre. Qasja e bazuar në pyetje ju ndihmon të nxirrni përgjigje më të dobishme nga ekipi juaj, por vetëm nëse ata e dinë se për çfarë po përdoren përgjigjet e tyre.
Bëje të ditur nëse po e zhvillon takimin, në mënyrë që të mund të mbledhësh të dhëna për një vendim më të madh. Nëse keni nevojë për një tabelë tingëlluese për një ide të re, deklaroni atë në rendin e ditës. Nëse jeni duke kërkuar për një konsensus deri në fund të takimit, shkruani atë dhe bëjeni shumë të qartë se qëllimi përfundimtar i diskutimit është të vendosni për diçka.
Merrni kohë për të renditur pritshmëritë tuaja në fillim të takimit, në mënyrë që të gjithë ta dinë pse i keni mbledhur ato.
Time Management
Mbajtja e një grupi të madh njerëzish në temë është një sfidë ndërsa mbajtja e tyre në orar është pothuajse e pamundur. Për këtë arsye, është jetike të menaxhoni kohën tuaj në mënyrë efektive në çdo takim. Kjo mund të bëhet përmes përdorimit të a axhendë e përgatitur mirë.
Përvijoni çdo seksion/pyetje/pjesë teme brenda një afati kohor. Kjo kornizë kohore duhet të ndajë një adeq
përdorni kohë për diskutim, rishikim dhe përfundim. Kjo është e rëndësishme të nënvizohet përpara takimit: shpesh herë, do të përfundoni duke dëgjuar se disa çështje ose kanë nevojë për më shumë kohë në bord, ose mund të shkurtohen ndjeshëm.
Merrni kohë për të menduar se si ta kaloni më mirë kohën tuaj në këtë takim. Sa kohë do të dëshironit të shpenzoni për çdo temë diskutimi? A do të marrë më shumë kohë ky diskutim sa ia vlen?
Arritja e objektivave
Pa angazhim, përgatitje, komunikim dhe menaxhim të kohës, shanset për lulëzimin e biznesit tuaj janë të pakta. Takimet tuaja do të enden; ju do të frustroni punonjësit tuaj; projektet tuaja do të bien dhe do të qëndrojnë në parking.
Është e rëndësishme të vendosni qëllime dhe të përpiqeni vazhdimisht për t'i arritur ato. E gjithë arsyeja pse njerëzit bëjnë takime është për të konsoliduar përpjekjet e tyre në një temë të caktuar me qëllimin për të arritur diçka. Mos lejoni që historia e takimeve të pakta të jetë arsyeja që ju të mos arrini atje ku dëshironi të jeni.
Merrni kohë për të vendosur objektiva dhe rishikojini ato shpesh.
Si i rregullojmë takimet?
Këtu në Freeconference, kur dikush nuk mund të bëjë një takim, është një emergjencë. Ne jemi në tregun e takimeve produktive dhe duam që ju të maksimizoni kohën tuaj të kaluar për të bashkëpunuar, qoftë nga distanca përmes konferenca virtuale, ose personalisht në një tryezë të sallës së bordit.
Nëse takimi juaj i fundit ishte apo jo efektiv, çfarë të bëni pas përfundimit të tij përcakton se sa efektiv mund të jetë takimi i ardhshëm. Këshilla jonë është që:
Bëni një axhendë solide takimi.
Angazhoni njerëzit.
Përgatitni stafin tuaj.
Përcillni interesat tuaja.
Vendosni qëllime dhe bëjini ato të përbashkëta.
Respektoni kohën e tyre.
Dhe mos harroni, një mirënjohje e vogël ju bën shumë. Faleminderit për angazhimin e tyre; falenderojini për kohën e tyre; falënderoj për idetë e tyre.
Ne nuk do të ishim askund nëse jo për bashkëpunim. Mos lejoni që minutat e takimit tuaj të shkojnë dëm. Kthehuni te Bërja e Takimeve të Rëndësishme.
FreeConference.com ofruesi origjinal falas i thirrjeve të konferencave, duke ju dhënë lirinë të zgjidhni se si të lidheni me takimin tuaj kudo, në çdo kohë pa detyrim.
Krijoni një llogari falas sot dhe përjetoni telekonferencë falas, video pa shkarkim, ndarje të ekranit, konferenca në internet dhe më shumë.
[id ninja_form = 7]
