My ako obyvateľstvo sme v poslednom čase vykonali mnoho štúdií s cieľom zistiť, prečo stretnutia fungujú - alebo nie.

Často sme ich označovali za neefektívnu tradíciu; zvyčajne sa to považuje za stratu času (pokiaľ ľudia skutočne neprišli pripravení) a dá sa predpokladať, že sme všetci prišli na najmenej jedno stretnutie nepripravené. Čo teda dáva? Prečo je tak ťažké sa o stretnutia starať? Prečo je také ťažké ich zvládnuť? Prečo ich stále máme??

(Viac ...)

Používanie softvéru FreeConference znamená, že ste sa rozhodli plne využiť niektoré z popredných svetových technológií virtuálnych konferencií a že ste tak urobili na žiadne ďalšie obchodné náklady. Pri výbere služby Freemium však tiež viete, že niektoré spoločnosti zanechávajú veľa želaní.

Našťastie pre vás cenovo dostupná povaha aktualizácií softvéru FreeConference znamená, že nemusíte obetovať svoje celoživotné úspory na prístup ku kvalite, prémiovým funkciám alebo užitočným aktualizáciám.

Nedávno sme zaviedli niekoľko zaujímavých vylepšení nášho plánu FreeConference. K tejto funkcii máte prístup len za 9.99 mesačne. Volá sa SmartSearch.

(Viac ...)

Vieme, že pravdepodobne už chcete odísť zo svojich stretnutí. Nie vždy sa riadia rozumným spôsobom. Uvažovali ste však, že by ste z nich skúsili vyťažiť viac?

Je ľahké sa unaviť, keď určité štúdie uvádzajú, že stretnutia zaberajú približne tretinu času, ale niektoré stretnutia sú dôležité - preto ich stále máme.

Interakcie na základe údajov

Keďže pre spoluprácu je nevyhnutná komunikácia a žiadny podnik nie je vybudovaný sám, FreeConference vyvíja niekoľko pôsobivých funkcií, ktorých cieľom je zlepšiť spôsob, akým komunikujeme s našimi kolegami a s našimi údajmi. Hlavnými problémami, na ktoré sme sa zamerali, sú otázky času, jasnosti, kontinuity a zodpovednosti.

(Viac ...)

Ak ste niekedy museli sedieť cez nekonečné stretnutie„Pravdepodobne ste mali čas prísť na to, ako by ste to urobili inak. Stretnutia, ak sú zle naplánované, je ťažké sprostredkovať bez stručných programov; rozhodovanie je zmätené nesústredenou diskusiou a nedostatkom informovanej účasti. Navrhnutie efektívnej agendy je jedným zo spôsobov, ako je možné využiť silu silného tímu, pretože poskytuje potrebnú štruktúru a informačný obsah na to, aby sa veci dosiahli správne.

Bez ohľadu na to, či sa stretávate denne, týždenne alebo štvrťročne, nevyhnutnosť silného časového harmonogramu je zásadná pre udržanie efektivity vo veľkých aj malých skupinách. Nasleduje zoznam niektorých dôležitých faktorov, ktoré je potrebné mať na pamäti pri navrhovaní programu schôdzí. Zvážte nasledujúce:

Zapojenie vášho tímu do programu

Vybrali ste si tému, ktorá zahŕňa tím, ktorému oslovujete? Väčšina ľudí chce diskutovať o veciach, ktoré sa ich priamo týkajú. Diskusiu o problémoch, ktoré sa týkajú rôznych oddelení, je dobré začať počas schôdzí, na ktoré sú zdroje pridelené výlučne za účelom skupinové diskusie. Pretože väčšina organizácií používa technológiu a zmysel pre vzájomnú závislosť kancelárie, interné oddelenia často potrebujú čas na stretnutie, aby koordinovali a konsolidovali svoje úsilie.

Ak sa zapojíte do diskusie s tímom, o ktorom sa diskutuje, umožní vám to tiež prispôsobiť agendu vášmu publiku a maximalizovať účasť publika.

Pri zostavovaní svojho programu si položte otázku, má to vplyv na ľudí, ktorých oslovujem?

Jasnosť vašej agendy

Používanie hlášok ako odrážkových tém môže viesť k zamotaniu miestnosti profesionálov: Ak oznámite úspešné uvedenie nového produktu na program v časti „Dobré veci, ktoré sme urobili nedávno“, je pravdepodobné, že na tejto stránke budete iba vy. Je veľmi ťažké sprostredkovať diskusiu, ak ľudia nemajú v danej téme jasno, nieto ešte schopní sa na ňu efektívne pripraviť.

Použitie vyhlásení o otázkach na vyzdvihnutie bodov na schôdzi je skvelý spôsob, ako sa uistiť, že diskusia skutočne vyrieši predložený problém. Na príklade nášho hypotetického úspešného uvedenia produktu na trh zvážte toto: Čo fungovalo pri tomto uvedení na trh? Aké trhy sme otvorili s týmto úspechom? Odkiaľ to vezmeme?

Pri vytváraní riadkov na schôdze sa opýtajte sami seba, Aké odpovede hľadám? Ktorá otázka nám najlepšie pomôže dostať sa tam?

Účel vašej agendy

Ľudia sa môžu rozčúliť, keď si uvedomia, že požiadanie o ich príspevok nezaručuje, že budú môcť v konečnom procese rozhodovania niečo povedať. Je dôležité kategorizovať každú diskusiu podľa toho, čo hľadáte od svojho publika. Definujte pre skupinu, čo očakávate od ich odpovedí. Prístup založený na otázkach vám pomôže získať od tímu užitočnejšie odpovede, ale môže viesť aj k frustrácii, ak akýmkoľvek spôsobom zavádzate, na čo sa tieto reakcie používajú.

Ak sa schôdza koná, aby ste mohli zhromaždiť podklady pre väčšie rozhodnutie, dajte o tom vedieť. Ak potrebujete soundboard k novému nápadu, uveďte to v programe. Ak hľadáte konsenzus do konca schôdze, napíšte si to a jasne dajte najavo, že konečným cieľom diskusie je o niečom rozhodnúť. Takýmto spôsobom sa vyhnete tomu, aby vás sledovali sporné body medzi členmi vášho tímu, ktoré môžu mať predstavy o autorite, ktoré pri tomto konkrétnom stretnutí nemajú váhu.

Keď uvádzate očakávania týkajúce sa stretnutí, položte si otázku, hľadám vstup, informácie alebo konečné rozhodnutie? 

Včasnosť vašej agendy

Táto otázka je dvojakým úsilím, pretože včasnosť vašej agendy môže určiť úroveň prípravy, ktorú členovia vášho tímu dosiahnu. Čím skôr im predložíte program rokovania, tým skôr môžete očakávať, že zvážia prvky jeho diskurzívnych bodov a budú pripravení vám poskytnúť svoje informácie alebo zhromaždiť informácie, aby sa s vami mohli informovane rozhodnúť. Je dôležité, aby ste svojmu tímu dali vedieť, keď príde na dôležité rozhodnutia alebo stretnutia, ktoré zahŕňajú prípravu, pretože chcete maximalizovať čas so všetkými zúčastnenými stranami a snažiť sa informovať ľudí, zatiaľ čo ostatní, ktorí sa pripravili, sedia a čakajú, je to skvelý spôsob, ako nechajte svoj tím frustrovaný a nesúladný. 

Pri uvoľňovaní programu schôdze tímu sa opýtajte sami seba, Ak by som dostal tento program práve teraz, bol by som sám pripravený na toto stretnutie včas?

Správa času vo vašej agende

Udržať veľkú skupinu ľudí k téme je ťažké. Dodržať ich podľa plánu je takmer nemožné. Z tohto dôvodu je dôležité zahrnúť do návrhu programu schôdze časový komponent. Každá časť sekcie/otázky/témy by mala byť jasne načrtnutá v časovom rámci. Tento časový rámec by mal vyhradiť primeraný čas na diskusiu, revíziu a záver. Je dôležité, aby ste si to pred stretnutím načrtli: často často skončíte s tým, že budete počuť, že niektoré problémy buď vyžadujú viac času v predstavenstve, alebo sa dajú výrazne obmedziť.

Pri vytváraní časových intervalov pre každú sekciu programu schôdze sa opýtajte sami seba, Ako najlepšie využívame čas? Otvorí ich spätná väzba dialóg, ktorý si zaslúži ďalšiu diskusiu? Ako dlho by som chcel na tejto položke stráviť?

Spracovanie cieľov vašej agendy

Spracovanie vašej agendy súvisí viac s krokmi, ktoré sú súčasťou procesu všetkých bodov schôdze. Vymenúva úrovne diskusie, v ktorých sa pokúšate splniť danú úlohu. Dohodnutie sa na spôsobe spracovania problémov zvýši efektivitu vášho stretnutia. Ak nevyčíslite spôsob, akým by mal tím riešiť každý problém, niektorí členovia môžu byť pri definovaní problému roztržití, zatiaľ čo niektorí môžu diskutovať o jeho relevantnosti pre nich: nikto sa nakoniec nebude zameriavať na identifikáciu alebo hodnotenie akýchkoľvek riešení. .

Proces adresovania bodu by sa mal objaviť v písomnej agende, ktorú budete poskytovať. Keď dosiahnete tento bod počas schôdze, vysvetlite postup potrebný na dosiahnutie dohody a hľadajte uvedenú dohodu.

Pri prvom určovaní tohto procesu vo svojej agende sa opýtajte sami seba, Ako chcem viesť túto diskusiu? Chcem počuť informácie od jednotlivcov alebo tímov? Chcem jednomyseľné hlasovanie, možnosti hlasovania alebo diskusiu o brainstormingu? Ako zistím, či bol problém vyriešený? Ako pre mňa vyzerá ideálne stretnutie?

Úprava agendy

To môže byť najdôležitejšou súčasťou akejkoľvek agendy- pochopenie, že sú vždy v procese zmeny. Žiadna agenda nie je odolná voči hlúposti času, neočakávaným oneskoreniam, chorobným dňom alebo prekážkam. Z tohto dôvodu je dôležité byť prístupný zmenám. Priority programu sa nepochybne zmenia na dôležitosti, pretože sa blíži dátum a veci sa v reálnom čase upevňujú. Ako napredujú projekty, tím a tým aj ciele agendy. Prvým bodom každého dobrého programu je „upraviť a zmeniť prioritu dnešného programu“. Táto položka rozvrhu je najlepším spôsobom, ako zaistiť, aby bol váš tím v súlade s tým, o čom sa v daný deň diskutuje, prečo, do akej dĺžky a s akými očakávaniami.

Pri vytváraní programu akejkoľvek schôdze sa opýtajte sami seba, Je tu priestor na diskusiu? Ako môžem najlepšie zvládnuť to, čo nemôžem naplánovať? Ako udržím svoju diskusiu sústredenú?

Dodatočné návrhy programu

Čo funguje dobre

Toto je dôležitý bod, ktorý musíte zaradiť do svojho programu. Veľa to hovorí o vašom vedení, že dokážete prerušiť naliehavosť stretnutia a prediskutovať so svojim tímom prvky úspechu. Je dôležité, aby každý cítil, že jeho práca je cenená, napriek časovým obmedzeniam, prekážkam, zádrhelom a výzvam. Mali by ste sa zamerať na dobre odvedenú prácu a využiť niekoľko chvíľ na stretnutí, aby ste zablahoželali svojmu tímu k tomu, čo funguje dobre, je skvelý spôsob, ako udržať morálku a podporiť podporné pracovné prostredie.

Čo treba zlepšiť

Toto je menšia, ale rovnako dôležitá kategória. Vášmu tímu to trochu pripomína, že vždy je čo zlepšovať. Či už máte problémy so včasnosťou, dynamikou internej kancelárie alebo ste mali jednoducho ťažký týždeň na trhu, zaistite, aby bol váš tím vždy informovaný o tom, čo sa od nich očakáva. Umiestnenie hrnčeka do umývačky riadu je malou, ale dôležitou súčasťou starostlivosti o kancelárske prostredie, a aj keď sa to môže zdať bezvýznamné, jeho uvedenie ako súčasti vášho stretnutia posilňuje dôležitosť dôslednosti.

Nápady na parkovisko

Nech už ste o fenoméne Parking Lot počuli alebo nie, určite ste použili jeho základné koncepty. V zásade funguje ako ozvučná tabuľa pre všetky nápady, ktoré nie je možné okamžite riešiť v súčasnom prostredí stretnutí. Všetky nové projekty, nápady, otázky a otázky je možné „zaparkovať“ na pozemku a označiť ako body diskusie pre budúce stretnutia. Znamená to tiež, že máte vždy k dispozícii úložný priestor plný nápadov, ku ktorým sa budete vracať, ak budete mať na konci schôdze ďalších pár minút. Parkovisko je úžasný spôsob, ako zostať pri práci, na trati a v evidencii.

Celkovo je pri navrhovaní agendy potrebné pamätať na to, že vždy pracujete spoločne na dosiahnutí spoločného cieľa. Mali by ste sa snažiť, aby bola vaša diskusia súdržná, inkluzívna, kreatívna a produktívna. Je ťažké trafiť všetky známky, ale ak máte na to miesto na programe, možno sa tam dostanete včas.

FreeConference.com pôvodný bezplatný poskytovateľ konferenčných hovorov, ktorý vám dáva slobodu vybrať si, ako sa k schôdzi pripojiť kdekoľvek a kedykoľvek bez viazanosti.

Vytvorte si bezplatný účet ešte dnes a vyskúšajte si bezplatné telekonferencie, video bez sťahovania, zdieľanie obrazovky, webové konferencie a ďalšie.

Je nedeľa popoludní a skupina priateľov sa prihlási na svoje bežne naplánované online webové stretnutie. Stretávajú sa raz týždenne, aby si pohovorili o živote; niekedy o práci; začnú hovoriť, keď chatujú so známymi tvárami len zriedka.

Títo priatelia išli každý svojou cestou - jeden išiel do financií, druhý do programovania a niektorí išli do VC v nádeji, že nájdu ďalšiu veľkú vec. Bola nedeľa popoludní; bola to rutina online webové stretnutie; ale tentoraz sa niečo cítilo inak. (Viac ...)