Prečo môžu byť stretnutia neúčinné - a ako ich opraviť

My ako obyvateľstvo sme v poslednom čase vykonali mnoho štúdií s cieľom zistiť, prečo stretnutia fungujú - alebo nie.

Často sme ich označovali za neefektívnu tradíciu; zvyčajne sa to považuje za stratu času (pokiaľ ľudia skutočne neprišli pripravení) a dá sa predpokladať, že sme všetci prišli na najmenej jedno stretnutie nepripravené. Čo teda dáva? Prečo je tak ťažké sa o stretnutia starať? Prečo je také ťažké ich zvládnuť? Prečo ich stále máme??

Aký je problém?

Problém neúčinných stretnutí sa väčšinou točí okolo pojmov z zasnúbenia, príprava, s využitím komunikácie, závera konkrétny vývoj.

Je ťažké motivovať ľudí, ktorí sa nestarajú o to, o čom sa diskutuje.

Ešte ťažšie je pohnúť sa dopredu, keď ľudia nemajú potrebné informácie.

Hostenie konštruktívnych diskusií je náročné, keď ľudia nie sú na tej istej stránke.

Je takmer nemožné dostať sa dopredu, keď sa ponoríte do každodenných maličkostí, a je to tak iste nie je ľahké dosiahnuť ciele, keď projekty nie je možné dokončiť včas.

Ako sa teda najlepšie pohneme dopredu?

Zapojenie ľudí

Väčšina ľudí chce diskutovať o veciach, ktoré sa ich priamo týkajú. Dobrou vecou, ​​ktorú je potrebné počas schôdzí prediskutovať, je diskusia o problémoch, ktoré sa týkajú rôznych oddelení, pretože zdroje boli vyčlenené výlučne na účely skupinových diskusií.

Nájdite si čas na zváženie, či sa tento problém týka tímu, s ktorým sa budete stretávať na schôdzi. Budú vďační za vašu túžbu zahrnúť ich.

Príde pripravený

Je dôležité, aby ste svojmu tímu poskytli informácie o dôležitých rozhodnutiach alebo stretnutiach, ktoré zahŕňajú prípravu, pretože chcete maximalizovať čas so všetkými zúčastnenými stranami. Pokúšať sa informovať ľudí, zatiaľ čo ostatní, ktorí sa pripravili, sedieť a čakať, je skvelý spôsob, ako nechať svoj tím frustrovaný a nesúladný.

Nájdite si čas na zváženie nasledujúcich vecí: Ak by ste dostali pozvánku na účasť na tomto stretnutí, mali by ste potrebné informácie na to, aby ste sa mohli zúčastniť aktívnym, informovaným a konštruktívnym spôsobom?

Pochopenie pointy

Ľudia nevedia byť nápomocní, ak nevedia, čo hľadáte. Definujte pre skupinu, čo očakávate od ich odpovedí. Prístup založený na otázkach vám pomôže získať od tímu užitočnejšie odpovede, ale iba vtedy, ak vie, na čo sa ich odpovede používajú.

Dajte vedieť, či schôdzu organizujete, aby ste mohli zhromaždiť podklady pre väčšie rozhodnutie. Ak potrebujete soundboard k novému nápadu, uveďte to v programe. Ak hľadáte konsenzus do konca schôdze, napíšte si to a dajte jasne najavo, že konečným cieľom diskusie je o niečom rozhodnúť.

Nájdite si čas a zoznámte sa so svojimi očakávaniami na začiatku stretnutia, aby každý vedel, prečo ste ich zhromaždili.

time management

Udržať veľkú skupinu ľudí na danej téme je výzva a udržať ich podľa plánu je takmer nemožné. Z tohto dôvodu je dôležité efektívne si zorganizovať čas na každom stretnutí. To sa dá dosiahnuť použitím a dobre vypracovaná agenda.

Načrtnite každú časť/otázku/časť témy v časovom rámci. Tento časový rámec by mal prideľovať adeqdostatočný čas na diskusiu, revíziu a záver. Toto je dôležité načrtnúť pred stretnutím: často často skončíte s tým, že budete počuť, že niektoré problémy buď vyžadujú viac času v predstavenstve, alebo sa dajú výrazne obmedziť.

Nájdite si čas a zvážte, ako najlepšie stráviť čas na tomto stretnutí. Ako dlho by ste chceli stráviť každý bod diskusie? Zaberie táto diskusia viac času, že stojí za to?

Dosahovanie cieľov

Bez angažovanosti, prípravy, komunikácie a riadenia času sú šance na rozkvet vašej firmy malé. Vaše stretnutia sa budú túlať; frustrujete svojich zamestnancov; vaše projekty spadnú a zostanú na parkovisku.

Je dôležité stanoviť si ciele a neustále sa snažiť ich dosiahnuť. Jediným dôvodom, prečo sa ľudia stretávajú, je konsolidácia úsilia o danú tému s cieľom niečo dosiahnuť. Nedovoľte, aby história nevýrazných stretnutí bola dôvodom, prečo sa nedostanete tam, kde by ste chceli byť.

Nájdite si čas na stanovenie cieľov a často ich opakujte.

Ako opravujeme schôdze?

Tu na konferencii Freeconference platí, že keď sa niekto nemôže stretnúť, je to núdzová situácia. Sme na trhu produktívnych stretnutí a chceme, aby ste maximalizovali čas strávený spoluprácou, či už na diaľku virtuálne konferencie, alebo osobne za zasadacím stolom.

Či už bolo vaše posledné stretnutie účinné alebo nie, to, čo robiť po jeho ukončení, určuje, ako efektívne môže byť ďalšie stretnutie. Našou radou je:

Vytvorte si pevný program schôdze.

Zapojte ľudí.

Pripravte svojich zamestnancov.

Ukážte svoje záujmy.

Stanovte si ciele a urobte ich spoločnými.

Rešpektujte ich čas.

A nezabúdajte, že malá vďačnosť pomôže veľa. Poďakujte im za angažovanosť; poďakovať im za ich čas; poďakovať im za ich nápady.

Nebyť spolupráce, neboli by sme nikde. Nenechajte svoje minúty zo schôdze zbytočné. Vráťte sa k tomu, aby boli stretnutia dôležité.

FreeConference.com pôvodný bezplatný poskytovateľ konferenčných hovorov, ktorý vám dáva slobodu vybrať si, ako sa k schôdzi pripojiť kdekoľvek a kedykoľvek bez viazanosti.

Vytvorte si bezplatný účet ešte dnes a vyskúšajte si bezplatné telekonferencie, video bez sťahovania, zdieľanie obrazovky, webové konferencie a ďalšie.

[Ninja_form id = 7]