6 tipov, ako zlepšiť budúci konferenčný hovor

Je pravda, že s rýchlym rastom telekomunikačných technológií sú fyzické stretnutia v zasadacej miestnosti tvárou v tvár na ústupe. Keďže pracovná sila je čoraz vzdialenejšia, stále viac ľudí sa rozhoduje pracovať doma a že je potrebné, aby kolegovia z rôznych kancelárií (a dokonca aj z celého sveta) spolupracovali, konferenčné hovory sa menia na bežný rituál.

Ale napriek výhodám konferenčných hovorov sa veľa ľudí bojí byť ich súčasťou. Ak ste sa k nim niekedy pripojili, alebo ste ich dokonca hostili, viete z prvej ruky, aké katastrofálne môžu dopadnúť. Tu je šesť tipov, ktoré vám pomôžu zlepšiť vaše ďalšie stretnutie:

1) Pripravte si stretnutie vopred

Aj keď to môže byť zrejmé, konferenčný hovor by ste mali vždy zorganizovať vopred. Mali by ste mať tiež stanovený cieľ, aby stretnutie malo smer. To vedie k agende (alebo čiastkovým cieľom), na ktorých môžete vy a váš tím pracovať počas stretnutia, aby všetci zostali pri téme a neobmedzovali sa na iné diskusie. V našom webovom plánovacom systéme môžete počas vytvárania e-mailovej pozvánky poslať svojmu tímu predmet a program stretnutia. Nezabudnite, aby boli pozvánky relevantné, krátke a jednoduché. Váš tím rozhodne nemôže vypracovať celý rok plánov a projektov na jednom hodinovom konferenčnom hovore. 

2) Udržujte rozptýlenie na minime

V kancelárskom prostredí je množstvo rušivých prvkov, ktoré vás môžu odradiť od práce. Toto Harvard Business Review Článok uvádza veľa vecí, ktoré ľudia robia počas konferenčného hovoru, vrátane občerstvenia alebo dokončovania inej práce. Niektorí ľudia dokonca odložia hovor a potom tvrdia, že zaspali. Puffin už zverejnil niekoľko tipov o tom, ako obmedziť rozptýlenie, ktoré nájdete na FreeConference.com blog. 

3) Prijmite videostretnutie

Zatiaľ čo niektorí z nás stále preferujú audio-založené konferencie, pridanie video konferencia začína vnímať prijatie na pracovisku. Keďže sa účastníci pozerajú jeden na druhého, všetci sa venujú danej téme. The  Zdieľanie obrazovky funkcia tiež dodáva schôdzi ďalší vizuálny rozmer a vytvára hlbšiu diskusiu.

4) Nechajte všetkých dodržiavať „Etiketu stretnutí“

Aby sa zabezpečilo, že si každý uvedomí, že cieľom konferenčného hovoru je „urobiť veci“ a nie rozprávať sa o víkende, každý by mal dodržiavať etiketu stretnutia. Každý si odložil prácu a vynaložil úsilie na pripojenie sa k výzve, takže je dôležité, aby nestrácal čas. Berte svoj konferenčný hovor ako osobné stretnutie!

5) Prideľte úlohy a zapojte všetkých

Ak vaše predchádzajúce stretnutia neprebehli hladko, mali by ste pouvažovať nad tým, aby sa na nich aktívne podieľalo viac ľudí. Stretnutie by malo mať vedúceho a facilitátora; vedúci je niekto, kto organizuje a riadi stretnutie, zatiaľ čo facilitátor zabezpečuje, aby stretnutie prebiehalo podľa programu. Nebojte sa niekoho stlmiť, ak ruší mikrofón; ak je niekto ticho, požiadajte ho, aby sa podelil o svoje myšlienky, aby bolo stretnutie inkluzívne pre všetkých účastníkov. Uistite sa, že si necháte čas na ocenenie každého príspevku, aby sa stretnutie skončilo dobre.

Dobrá organizácia je ako stroj, ktorý vyžaduje dobre naolejované ozubené kolesá; ozubené kolieska, ktoré tvoria vaši kolegovia. Organizovanie konferenčných hovorov je jedným zo spôsobov, ako udržať každého v kontakte a mať prehľad.

6) Použite FreeConference.com

Ak hľadáte najlepšie konferenčné hovory, má zmysel využívať len tie najlepšie služby! FreeConference.com vám umožní robiť všetko vyššie uvedené a ešte oveľa viac. Ak potrebujete ďalšie informácie, a úplný zoznam funkcií nájdete na našom webové stránky.

Prečo neskúsiť usporiadať konferenčný hovor s Konferencia zadarmo dnes? Je to jednoduchšie, ako si myslíte, a lepšie ako akákoľvek mizerná služba webovej konferencie, ktorú používate…