4 важные роли для встреч: кто вы?

В жизни неизбежны 3 вещи: смерть, налоги и встречи ...

Хорошо ... может быть, это немного преувеличение, но если вы когда-либо работали, скорее всего, вы были на собрании. Хотя процент продуктивных встреч может колебаться от 33 до 70%, мы все можем согласиться с тем, что предпочли бы быть в продуктивные встречи чем непродуктивные. Большим фактором продуктивных встреч является Встречающиеся роли, в которых основное внимание уделяется обязанностям участников собрания для обеспечения эффективного сеанса — вроде позиций в спортивной команде или разных поваров на кухне. Вот 4 основные роли, которые должны быть назначены на каждой встрече.

Роль # 1: лидер

«Я не только буду частью собрания, я буду там руководить встречей!»
Самая важная позиция на собрании имеет 3 различных обязанности: перед конференцией они должны спланировать и согласовать повестку дня, место проведения, оборудование и участников, обработать все неудачи, бронирования и непредвиденные чрезвычайные ситуации.

Во время конференции они должны направлять обсуждения таким образом, чтобы они следовали заранее распределенной и согласованной повестке дня. В обязанности лидера входит определение ролей для встреч и обеспечение равных возможностей для выступления для всех участников, создание среды, в которой все участники будут чувствовать себя комфортно, участвуя во всех семинарах, а также во всех мозговых штурмах и обсуждениях. Лидер также отвечает за любое оборудование, такое как PowerPoints, Экран обмена, или другие визуальные эффекты.

После встречи лидер должен эффективно сообщить о своих выводах и следующих шагах, а также распределить обязанности между всеми членами команды, чтобы избежать путаницы и неэффективности.

Роль # 2: Записьer

Эта роль встречи записывает ключевые моменты которые сделаны во время встречи. Они были бы особенно эффективны, если бы разработать повестку дня вместе с лидером, чтобы они не только были знакомы с повесткой дня, но и могли добавлять ее при необходимости. Регистратор также распространяет повестку дня до конференции, а затем распространяет заметки и выводы.

Роль # 3: Хранитель времени

Эта роль на собрании помогает лидеру тратить время на каждый пункт повестки дня. Хронометрист должен четко понимать повестку дня вести разговор к встрече аккуратно следовать отведенным временным интервалам. Они также будут напоминать всем участникам собрания, когда на текущий пункт повестки дня остается 5–10 минут, чтобы участники могли лучше оценить свое время.

Роль # 4: участник

Никто не хочет быть штатским, играя в Mafia, но роль участника играет большую роль в успехе встречи. Основная обязанность участников - внести свой вклад в дискуссии, будь то вопросы повестки дня, мозговой штурм или планирование. Участники во многом являются продолжением лидера; они должны вносить как можно больший вклад в рассмотрение пунктов повестки дня, создавать комфортные условия для других, чтобы они могли делиться своими идеями, и следить за выделенным временем, чтобы собрание могло закончиться быстро. Если лидер не смог определить роли участников после собрания, попросите пояснить, чтобы избежать путаницы.

Чтобы повысить эффективность регулярных встреч, я рекомендую чередовать роли между разными членами команды. Как только каждый участник получит общее представление и опыт выполнения каждой из ролей, это вдохновит на новые идеи встреч, перспективы и участие!

Не зарегистрированы? Зарегистрироваться сейчас!