Как провести конференц-звонок в соответствии с вашей повесткой дня

Проведение конференц-звонков без задержек

Регулярные встречи или конференц-звонки важны для построения отношений и достижения общих целей. Тем не менее, никто не любит втягиваться в собрания, которые затягиваются и продолжаются, но мало чего достигают. Проведение таких встреч может не только тратить время и снижать продуктивность, но и слишком большое количество звонков такого типа может привести к тому, что приглашенные не будут серьезно относиться к запланированным встречам. В сегодняшнем блоге мы рассмотрим несколько советов о том, как провести собрание по конференц-связи, которое будет более продуктивным и требует меньше времени.

Независимо от того, пытаетесь ли вы сократить собрания или просто хотите, чтобы все пункты повестки дня были рассмотрены во время конференции, небольшая подготовка вместе с бесплатным программным обеспечением для конференц-связи может помочь вам проводить собрания по теме и вовремя.

Зачем проводить телефонные звонки и видеоконференции?

Вместо того, чтобы проводить собрание, почему бы просто не разослать массовое электронное письмо или групповое сообщение в чате?

Конечно, электронные письма, мгновенные сообщения и текстовые сообщения просты - они не требуют расписания, и люди могут отвечать на них в удобное для них время. Однако в некоторых ситуациях требуется более живое общение.
(каламбур не предназначен). Телефон и видеоконференции не только помогают установить личные связи между удаленными участниками, но также могут быть более эффективными с точки зрения облегчения обсуждений в реальном времени. Лучшее после личной встречи - хорошо организованная телефонная или видеоконференция, позволяющая сказать гораздо больше за гораздо меньшее время.

В конце концов, кто захочет прочитать цепочку писем длиной в страницу?

Как начать конференц-связь

Ключ к успешному проведению конференц-связи начинается с подготовки - знание того, как правильно начать конференц-связь, значительно упростит ее контроль и управление после ее начала. Хотя настроить конференц-связь или видеоконференцию чрезвычайно просто, всегда полезно заранее ознакомиться с основами, такими как определение четкой цели для вашей конференции, знание того, как получить номер для конференц-связи и как набрать номер Групповой звонок.

Составление реалистичной повестки дня конференции

Один из наиболее важных шагов для подготовки к успешной конференц-связи - это составление повестки дня. Хотя четкая повестка дня не обязательно должна диктовать каждую минуту обсуждения во время вашего звонка, она должна быть достаточно подробной, чтобы служить ориентиром для того, что вы планируете решать. Например, если вы планируете проводить конференц-связь в течение часа, вы можете выделить 15 минут для обсуждения четырех разных тем. Конечно, время, которое нужно выделить для каждого пункта повестки дня, будет варьироваться в зависимости от количества обсуждаемых вопросов и количества ожидаемых участников. Использование доступного бесплатного программного обеспечения для конференций - отличный способ отслеживать время, поскольку многие такие службы имеют онлайн-интерфейсы с часами или таймерами, которые начинают работать в начале вашего разговора.

Как получить номер для конференц-связи

Благодаря различным бесплатным решениям для конференций получить выделенную линию для конференций никогда не было так просто. После создания бесплатной учетной записи большинство служб назначит вам номер для подключения к конференции и уникальный код доступа, который можно использовать для вызова вашей линии конференц-связи в любое время. Многие также предлагают Премиум бесплатно а также международные телефонные номера.

Как позвонить по конференц-связи

А вот и сложная часть ... шучу! Чтобы подключиться к конференции, участники просто позвонят по предоставленному номеру для подключения и, когда будет предложено, введите код доступа, назначенный для линии конференции. Поскольку код доступа каждой конференц-линии уникален, код доступа, который вводят участники, будет определять, кто войдет (или не войдет) на ваш звонок!

Подготовьтесь к контрольному списку встреч

Убедиться, что ваш конференц-звонок проходит гладко, так же просто, как и отмечать флажки. В Контрольный список для встреч FreeConference Ваш путеводитель по планированию и проведению успешных телефонных конференций и веб-встреч.

Советы по эффективному управлению совещаниями

Независимо от того, проводите ли вы встречу лично, по телефону или по видеоконференции, многие из них соблюдение требований руководства все еще применимы - например, установить определенную повестку дня, пригласить всех подходящих людей и свести к минимуму косвенные разговоры. Однако одно из преимуществ телефонных и веб-конференций перед личными встречами - это уровень контроля, предоставляемый модератору конференции. Знать, как эффективно проводить конференц-связь, означает знать, как использовать эти элементы управления.

Как эффективно провести конференц-связь с помощью элементов управления модератора

Элементы управления модератора конференции позволяют руководителю собрания определять, кого можно - а кого нельзя - слышать во время конференц-связи. Помимо изменяемых настроек конференции, большинство бесплатных программных сервисов для конференц-связи позволяют модераторам управлять своими конференциями с помощью команд на клавиатуре телефона и элементов управления интерактивной приборной панелью. Особенности онлайн-панели инструментов, такие как активный оратор, разрешите модераторам следить за тем, кто разговаривает и участвует во время разговора. Позволяя модераторам заглушать (потенциально) нарушающих работу участников, легче отслеживать встречи и сдерживать косвенные разговоры.

Помните: сохраняйте спокойствие и конференц-связь!

Хотя проведение конференции может показаться пугающим, провести успешный звонок очень просто, если учесть правильные инструменты и немного ноу-хау. Если у вас есть какие-либо вопросы или опасения, вы всегда можете посетить Страница поддержки FreeConference чтобы связаться с экспертом по конференц-связи!

Зарегистрируйтесь и придерживайтесь повестки дня встречи!

Пионеры технологии бесплатной конференц-связи FreeConference.com и ее команда экспертов готовы помочь вам овладеть искусством успешного конференц-вызова. Всего несколькими щелчками мыши вы можете начать проводить свои собственные конференц-звонки и онлайн-встречи. Подпишитесь сегодня!