Noi, ca populație, am întreprins multe studii în ultima vreme, în eforturile de a afla de ce ședințele funcționează – sau nu.

Adesea, le-am etichetat ca fiind o tradiție ineficientă; de obicei văzută ca o pierdere de timp (cu excepția cazului în care oamenii au venit pregătiți) și este sigur să presupunem că am venit cu toții la cel puțin o întâlnire nepregătiți. Deci ce dă? De ce sunt atât de greu să-ți pese de întâlniri? De ce sunt atât de greu de gestionat? De ce le avem în continuare?

(Mai Mult…)

Utilizarea software-ului FreeConference înseamnă că ați ales să profitați din plin de unele dintre cele mai importante tehnologii de conferințe virtuale din lume și că ați făcut acest lucru la fără costuri suplimentare de afaceri. Totuși, în alegerea unui serviciu Freemium, știi și că unele companii lasă de dorit.

Din fericire pentru tine, natura accesibilă a upgrade-urilor software FreeConference înseamnă că nu trebuie să sacrifici economiile tale pentru a avea acces la calitate, funcții premium sau upgrade-uri utile.

Am lansat recent câteva upgrade-uri interesante la planul nostru FreeConference. Puteți accesa această funcție pentru doar 9.99 pe lună. Se numeste SmartSearch.

(Mai Mult…)

Știm că probabil vrei deja să ieși din întâlnirile tale. Nu sunt întotdeauna conduse într-un mod inteligent. Dar te-ai gândit să încerci să obții mai mult de la ei?

Este ușor să te obosesti când anumite studii menționați că întâlnirile ocupă aproximativ o treime din timpul dvs., dar unele întâlniri sunt importante - de aceea continuăm să le avem.

Interacțiuni bazate pe date

Întrucât comuniunea este esențială pentru colaborare și nicio afacere nu este construită singură, FreeConference a dezvoltat câteva caracteristici impresionante care caută să îmbunătățească modul în care interacționăm cu colegii noștri și cu datele noastre. Principalele preocupări pe care le-am analizat sunt problemele de timp, claritate, continuitate și responsabilitate.

(Mai Mult…)

Dacă ai trebuit vreodată să stai printr-un întâlnire interminabilă, probabil că ai avut timp să găsești modalități în care ai fi procedat altfel. Întâlnirile, dacă sunt prost planificate, sunt greu de mediat fără agende concise; luarea deciziilor devine tulbure de discuții nefocalizate și lipsa unei participări informate. Proiectarea unei agende eficiente este una dintre modalitățile prin care se poate valorifica puterea unei echipe puternice, deoarece oferă atât structura necesară, cât și conținutul informativ pentru a duce lucrurile la bun sfârșit.

Indiferent dacă întâlnirea dvs. este zilnică, săptămânală sau trimestrială, necesitatea unei cronologie solide este esențială pentru menținerea eficienței, atât în ​​grupuri mari, cât și mici. Mai jos sunt enumerați câțiva factori importanți de care trebuie să aveți în vedere atunci când proiectați agenda pentru întâlnirile dvs. Luați în considerare următoarele:

Implicarea echipei dumneavoastră cu agenda

Ați selectat un subiect care implică echipa pe care o abordați? Majoritatea oamenilor doresc să discute lucruri care îi afectează în mod direct. Discuțiile în jurul problemelor care implică diferite departamente sunt lucruri bune de adus în discuție în timpul ședințelor, pentru care resursele au fost alocate doar cu scopul de a discuții de grup. Deoarece majoritatea organizațiilor sunt alimentate prin a simțul interdependenței biroului, departamentele interne au adesea nevoie de timp de întâlnire pentru a-și coordona și consolida eforturile.

Având în vedere implicarea echipei cu ceea ce se discută, vă permite, de asemenea, să vă adaptați agenda la publicul dvs. și să maximizați participarea publicului.

Când îți faci agenda, întreabă-te, afectează asta persoanele cărora mă adresez?

Claritatea agendei tale

Folosirea cuvintelor la modă ca propoziții de subiect poate lăsa o sală de profesioniști năuciți: dacă anunțați lansarea de succes a noului produs pe ordinea de zi sub „Lucruri bune pe care le-am făcut recent”, este probabil să fiți singurul pe pagina respectivă. Este incredibil de dificil să mediați o discuție dacă oamenii nu sunt clari în ceea ce privește subiectul, cu atât mai puțin capabili să se pregătească eficient.

Folosirea afirmațiilor de întrebare pentru a aduce în discuție puncte într-o întâlnire este o modalitate excelentă de a vă asigura că discuția rezolvă de fapt problema prezentată. Folosind ca exemplu lansarea noastră ipotetică de succes a produsului, luați în considerare următoarele: Ce a funcționat bine pentru acea lansare? Ce piețe am deschis cu acest succes? De unde o luăm de aici?

Când creați subiecte pentru întâlniri, întrebați-vă: Care sunt răspunsurile pe care le caut? Ce întrebare ne ajută cel mai bine să ajungem acolo?

Scopul agendei tale

Oamenii se pot supăra când realizează că a le cere contribuția nu garantează că vor avea vreun cuvânt de spus în procesul final de luare a deciziei. Este important să clasificați fiecare discuție în funcție de ceea ce căutați de la publicul dvs. Definiți pentru grup ceea ce vă așteptați de la răspunsurile lor. Abordarea bazată pe întrebări vă ajută să obțineți răspunsuri mai utile din partea echipei dvs., dar poate duce, de asemenea, la frustrare dacă induceți în eroare în vreun fel cu privire la ceea ce sunt folosite aceste răspunsuri.

Dacă întâlnirea are loc astfel încât să puteți aduna informații pentru o decizie mai amplă, faceți-o cunoscută. Dacă aveți nevoie de o cutie de sunet pentru o idee nouă, menționați-o pe ordinea de zi. Dacă sunteți în căutarea unui consens până la sfârșitul întâlnirii, notați-l și spuneți foarte clar că scopul final al discuției este să decideți asupra a ceva. În acest fel, eviți să fii deturnat de punctele de dispută dintre membrii echipei tale care pot avea noțiuni de autoritate care nu au importanță în această întâlnire specială.

Când enumerați așteptările pentru întâlniri, întrebați-vă: caut informații, informații sau o decizie finală? 

Actualitatea agendei tale

Această problemă este un efort de doi biți, deoarece oportunitatea agendei dumneavoastră poate determina nivelul de pregătire pe care membrii echipei dumneavoastră îl atinge. Cu cât le primiți mai devreme agenda, cu atât mai devreme vă puteți aștepta ca ei să ia în considerare elemente ale punctelor sale discursive și să se pregătească să vă ofere contribuția sau să adune informații pentru a lua o decizie informată împreună cu dvs. Este important să oferiți echipei dvs. câteva atenții atunci când vine vorba de decizii importante sau întâlniri care implică pregătire, deoarece doriți să maximizați timpul cu toate părțile implicate și să încercați să informați oamenii în timp ce alții care s-au pregătit stau și așteaptă este o modalitate excelentă de a lăsați-vă echipa frustrată și dis-congruentă. 

Când eliberați agenda întâlnirii echipei, întrebați-vă: Dacă aș primi această agendă chiar acum, aș fi eu însumi gata pentru acea întâlnire la timp?

Managementul timpului în agenda ta

Este dificil să ții un grup mare de oameni pe subiect. Menținerea lor în program este aproape imposibil. Din acest motiv, este vital să includeți o componentă de sincronizare în proiectarea agendei întâlnirii dvs. Fiecare secțiune/întrebare/porțiune de subiect ar trebui să fie clar conturată într-un interval de timp. Acest interval de timp ar trebui să aloce o cantitate adecvată de timp pentru discuții, revizuire și concluzie. Acest lucru este important să fiți subliniat înainte de întâlnire: de multe ori, veți ajunge să primiți răspuns că anumite probleme fie necesită mai mult timp la consiliu, fie ar putea fi reduse semnificativ.

Când faceți intervale de timp pentru fiecare secțiune a agendei întâlnirii dvs., întrebați-vă: Cum este cel mai bine folosit timpul nostru? Feedback-ul lor va deschide un dialog care merită discuții suplimentare? Cât timp aș dori să cheltuiesc pentru acest articol?

Procesarea obiectivelor agendei dvs

Procesarea agendei dvs. are mai mult de-a face cu pașii implicați în procesul tuturor punctelor din întâlnire. Enumerează nivelurile de discuție pe parcursul cărora încercați să finalizați sarcina în cauză. A conveni asupra modalităților în care vor fi procesate problemele crește eficacitatea întâlnirii dvs. Dacă nu enumerați modul în care ați dori ca echipa să abordeze fiecare problemă, unii membri pot ajunge distrași să definească problema, în timp ce unii ar putea discuta despre relevanța acesteia pentru ei: nimeni nu ajunge să se concentreze pe identificarea sau evaluarea oricăror soluții. .

Procesul de abordare a unui subiect ar trebui să apară pe ordinea de zi scrisă pe care o veți furniza. Când ajungeți la acel punct în timpul întâlnirii, explicați procesul necesar pentru a ajunge la un acord și căutați acordul respectiv.

Când determinați pentru prima dată acest proces în agenda dvs., întrebați-vă: Cum vreau să conduc această discuție? Vreau să aud de la indivizi sau echipe? Vreau vot unanim, opțiuni de votare sau o discuție de brainstorming? Cum pot determina când o problemă a fost rezolvată? Cum mi se pare întâlnirea ideală?

Editarea agendei dvs

Aceasta poate fi cea mai importantă parte a oricărei agende - înțelegând că sunt întotdeauna într-un proces de schimbare. Nicio agendă nu este imună la nebunia timpului, la întârzieri neașteptate, zile de boală sau eșecuri. Din acest motiv, este important să fii predispus la schimbare. Prioritățile agendei își vor schimba, fără îndoială, importanța pe măsură ce se apropie data și lucrurile se vor consolida în timp real. Pe măsură ce proiectele progresează, la fel evoluează echipa și, prin urmare, la fel și obiectivele agendei. Primul punct de pe orice ordine de zi bună este „să editați și să restabiliți prioritățile agendei de astăzi”. Acest articol de program este cel mai bun mod de a vă asigura că echipa dumneavoastră este în concordanță cu ceea ce se discută, de ce, până la ce lungimi și cu ce așteptări în ziua respectivă.

Când creați o agendă pentru orice întâlnire, întrebați-vă: Există loc de discuții aici? Cum pot gestiona cel mai bine ceea ce nu pot planifica? Cum îmi păstrez discuția centrată?

Sugestii suplimentare pentru ordinea de zi

Ce funcționează bine

Acesta este un punct important de inclus pe ordinea de zi. Vorbește multe despre conducerea ta să poți suspenda urgența unei întâlniri pentru a discuta elementele de succes cu echipa ta. Este vital ca toată lumea să simtă că munca lor este apreciată, în ciuda constrângerilor de timp, a obstacolelor, a dificultăților și a provocărilor. O treabă bine făcută ar trebui să fie abordată și folosirea de câteva momente în întâlnirea dvs. pentru a vă felicita echipa pentru ceea ce a funcționat bine este o modalitate excelentă de a menține moralul și de a promova un mediu de lucru susținător.

Lucruri de îmbunătățit

Aceasta este o categorie mai mică, dar la fel de importantă. Acesta servește ca un pic de reamintire pentru echipa ta că există întotdeauna loc de îmbunătățire. Indiferent dacă ați întâmpinat probleme cu promptitudinea, dinamica internă a biroului sau pur și simplu ați avut o săptămână dificilă pe piață, asigurați-vă că echipa dvs. este conștientă de ceea ce se așteaptă de la ei, în orice moment. Punerea cănii de cafea în mașina de spălat vase este o parte mică, dar importantă a îngrijirii unui mediu de birou și, oricât de lipsit de importanță ar părea, menționarea acesteia ca parte a întâlnirii tale întărește importanța consecvenței.

Idei de parcare

Indiferent dacă ați auzit sau nu de fenomenul Parking Lot, cu siguranță ați folosit conceptele sale de bază. În esență, acționează ca o placă de sunet pentru toate ideile care nu pot fi abordate imediat în mediul actual de întâlnire. Toate proiectele, ideile, întrebările și întrebările noi pot fi „parcate” în lot și notate ca puncte de discuție pentru întâlnirile viitoare. De asemenea, înseamnă că aveți întotdeauna o unitate de depozitare plină de idei la care să reveniți, dacă aveți câteva minute în plus la sfârșitul unei întâlniri. Parcarea este o modalitate excelentă de a rămâne la sarcină, pe pistă și în evidență.

În general, cel mai important lucru de reținut despre proiectarea unei agende este că lucrați întotdeauna împreună pentru un obiectiv comun. Ar trebui să urmăriți să vă faceți discuția coerentă, incluzivă, creativă și productivă. Este greu să atingi toate notele, dar dacă ai un loc pentru asta pe agendă, s-ar putea să ajungi la timp.

FreeConference.com furnizorul original de apeluri de conferință gratuit, oferindu-vă libertatea de a alege cum să vă conectați la întâlnirea dvs. oriunde, oricând, fără obligație.

Creați un cont gratuit astăzi și experimentați teleconferințe gratuite, videoclipuri fără descărcare, partajare de ecran, conferințe web și multe altele.

Este duminică după-amiază și un grup de prieteni se conectează la întâlnirea lor online programată de rutină. Se întâlnesc o dată pe săptămână pentru a discuta despre viață; uneori despre muncă; devin vorbăreți atunci când discută cu fețe familiare rareori văzute.

Acești prieteni și-au urmat căile separate - unul a intrat în finanțe, altul în programare, iar câțiva au mers la VC, sperând să găsească următorul lucru mare. Era duminică după-amiază; era o rutină întâlnire web online; dar de data aceasta, ceva s-a simțit diferit. (Mai Mult…)