Noi, ca populație, am întreprins multe studii în ultima vreme, în eforturile de a afla de ce ședințele funcționează – sau nu.
Adesea, le-am etichetat ca fiind o tradiție ineficientă; de obicei văzută ca o pierdere de timp (cu excepția cazului în care oamenii au venit pregătiți) și este sigur să presupunem că am venit cu toții la cel puțin o întâlnire nepregătiți. Deci ce dă? De ce sunt atât de greu să-ți pese de întâlniri? De ce sunt atât de greu de gestionat? De ce le avem în continuare?
Care este problema?
În cea mai mare parte, problema întâlnirilor ineficiente se învârte în jurul noțiunilor de angajament, pregătire, comunicare, concizie, și dezvoltare concretă.
Este dificil să motivezi oamenii cărora nu le pasă de ceea ce se discută.
Este și mai dificil să mergi înainte când oamenii nu au informațiile necesare.
Devine o provocare să găzduiești discuții constructive atunci când oamenii nu sunt pe aceeași pagină.
Este aproape imposibil să mergi înainte când te împotmolești de trivialitățile zilnice și este cu siguranță nu este ușor de realizat obiectivele când proiectele nu pot fi finalizate la timp.
Deci, cum să mergem mai bine înainte?
Implicarea oamenilor
Majoritatea oamenilor doresc să discute lucruri care îi afectează în mod direct. Lucrurile bune de adus în discuție în timpul întâlnirilor sunt discuțiile despre probleme care implică diferite departamente, deoarece resursele au fost alocate exclusiv în scopul discuțiilor de grup.
Fă-ți timp să te gândești dacă această problemă afectează echipa cu care te vei adresa la întâlnire. Vor fi recunoscători pentru dorința dvs. de a le include.
Vine Pregătit
Este important să oferiți echipei dvs. câteva atenții atunci când vii la decizii importante sau la întâlniri care implică pregătire, deoarece vrei să maximizezi timpul cu toate părțile implicate. Încercarea de a informa oamenii în timp ce alții, care s-au pregătit, stau și așteaptă, este o modalitate excelentă de a-ți lăsa echipa frustrată și incongruentă.
Luați-vă timp pentru a lua în considerare următoarele: Dacă ați primit o invitație de a participa la această întâlnire, ați avea informațiile necesare pentru a participa într-un mod activ, informat și constructiv?
Înțelegerea Punctului
Oamenii nu pot fi de ajutor dacă nu știu ce cauți. Definiți pentru grup ceea ce vă așteptați de la răspunsurile lor. Abordarea bazată pe întrebări vă ajută să obțineți răspunsuri mai utile din partea echipei dvs., dar numai dacă știu pentru ce sunt folosite răspunsurile lor.
Anunțați dacă organizați întâlnirea, astfel încât să puteți aduna informații pentru o decizie mai amplă. Dacă aveți nevoie de o cutie de sunet pentru o idee nouă, menționați-o pe ordinea de zi. Dacă sunteți în căutarea unui consens până la sfârșitul întâlnirii, notați-l și spuneți foarte clar că scopul final al discuției este să decideți asupra a ceva.
Fă-ți timp pentru a-ți enumera așteptările la începutul întâlnirii, astfel încât toată lumea să știe de ce le-ai adunat.
Managementul timpului
Menținerea unui grup mare de oameni pe subiect este o provocare, în timp ce menținerea lor în program este aproape imposibilă. Din acest motiv, este vital să-ți gestionezi timpul eficient în fiecare întâlnire. Acest lucru se poate realiza prin utilizarea a agendă bine făcută.
Subliniați fiecare secțiune/întrebare/porțiune de subiect într-un interval de timp. Acest interval de timp ar trebui să aloce un adeq
alocați timp pentru discuții, revizuire și concluzie. Acest lucru este important de subliniat înainte de întâlnire: de multe ori, veți ajunge să primiți răspuns că anumite probleme fie necesită mai mult timp la consiliu, fie ar putea fi reduse semnificativ.
Fă-ți timp să te gândești la cum să-ți petreci cel mai bine timpul în această întâlnire. Cât timp ai dori să aloci fiecărui element de discuție? Va dura această discuție mai mult timp decât merită?
Atingerea obiectivelor
Fără implicare, pregătire, comunicare și gestionarea timpului, șansele ca afacerea dvs. să înflorească sunt mici. Întâlnirile tale vor rătăci; iti vei frustra angajatii; proiectele tale vor cădea și vor rămâne în parcare.
Este important să stabiliți obiective și să vă străduiți în mod constant să le atingeți. Motivul pentru care oamenii au întâlniri este acela de a-și consolida eforturile pe o anumită temă cu scopul de a realiza ceva. Nu lăsați o istorie a întâlnirilor lipsite de strălucire să fie motivul pentru care nu ajungeți acolo unde ți-ai dori să fii.
Fă-ți timp pentru a stabili obiective și revizuiește-le frecvent.
Cum reparăm întâlnirile?
Aici la Freeconference, când cineva nu poate face o întâlnire, este o urgență. Suntem pe piața întâlnirilor productive și dorim să maximizați timpul petrecut colaborând, fie de la distanță prin conferinta virtuala, sau în persoană la o masă de ședință.
Indiferent dacă ultima dvs. întâlnire a fost sau nu eficientă, ce să faceți după finalizarea acesteia determină cât de eficientă poate fi următoarea întâlnire. Sfatul nostru este să:
Faceți o agendă de întâlnire solidă.
Implicați oamenii.
Pregătiți-vă personalul.
Transmite-ți interesele.
Stabiliți obiective și faceți-le comune.
Respectă-le timpul.
Și nu uitați, puțină recunoștință este un drum lung. Mulțumiți-le pentru angajamentul lor; le mulțumiți pentru timpul acordat; le multumesc pentru ideile lor.
Nu am fi nicăieri dacă nu pentru colaborare. Nu lăsați minutele întâlnirii dvs. să se piardă. Reveniți la Making Meetings Matter.
FreeConference.com furnizorul original de apeluri de conferință gratuit, oferindu-vă libertatea de a alege cum să vă conectați la întâlnirea dvs. oriunde, oricând, fără obligație.
Creați un cont gratuit astăzi și experimentați teleconferințe gratuite, videoclipuri fără descărcare, partajare de ecran, conferințe web și multe altele.
[Id = ninja_form 7]
