Cum funcționează un eveniment virtual?

Pentru un succes, eveniment virtual de mare impact, va trebui să dedicați ceva timp pentru planificare și organizare. De fapt, vei dori să o tratezi în același mod în care ai face orice alt eveniment în persoană. Dar nu lăsa asta să te îngreuneze. Cu soluțiile de videoconferință la îndemână, plus toate funcțiile de care aveți nevoie pentru a participa, prezenta și crea întâlniri dinamice, puteți realiza fără durere un eveniment virtual de succes.

Un eveniment virtual este o adunare care are loc online. Este locul în care un grup, o comunitate sau un public se reunește pentru a comunica și a împărtăși o experiență. Ar putea fi social sau orientat spre afaceri. Poate că este o conferință sau poate este un amestec de virtual acum și în persoană la o dată ulterioară. Oricum, un eveniment ar trebui să evoce un sentiment de relație și comunitate. La urma urmei, atrage oameni cu gânduri similare să se leagă și să discute pe subiecte similare.

Cu un eveniment virtual, puteți reuni publicul în timp ce comercializați produsul sau serviciul companiei dvs. Este o soluție câștig-câștig!

Deci, cum funcționează un eveniment virtual? Lansarea unuia care poziționează cu succes produsul sau serviciul dvs. într-o lumină bună, face publicul să se simtă binevenit și oferă o oportunitate de creare de rețele sau de conectare, totul începe cu instrumente digitale de încredere.

Cerințe hardware: Cel mai bine este să utilizați un dispozitiv care are un ecran suficient de mare pentru a menține filele deschise. Un smartphone este potrivit dacă ești participant, dar în calitate de gazdă, este recomandabil să folosești un laptop sau un desktop. Asigurați-vă că aveți un microfon, o cameră și difuzoare fie intern pe dispozitiv, fie că puteți face upgrade extern.

Cerințe software: Veți avea nevoie de a videoconferinta instrument care este ușor de utilizat, intuitiv și nu necesită echipament sau o configurare complicată.

După ce ați pregătit instrumentele, în funcție de tipul de eveniment virtual pe care îl găzduiți, va trebui să comercializați și să faceți publicitate pentru a atrage participanți. Poti incerca:

• Atingerea prin intermediul rețelelor sociale
• Trimiterea unei explozii de e-mail persoanelor de contact
• Găzduire de evenimente Facebook Live pentru a genera conștientizare
• Crearea de conținut plătit

Te aștepți la un rezultat bun? Atunci nu uitați de puterea unui marketing bun. Dacă mesajul dvs. nu este vizat și promovat, riscați să aveți o prezență slabă. Odată ce reușiți să ajungeți la publicul vizat, atunci trebuie să oferiți conținut interesant și captivant. Conținutul este regele, până la urmă!

Ce ai planificat? Gândiți-vă la unele activități pe care doriți să le includeți în aspectul evenimentului dvs., cum ar fi invitați speciali, prezentatori, discursuri motivaționale, meditație, gamification, concursuri, videoclipuri etc.

Deoarece participanții nu vor ocupa spațiu fizic, depinde de dvs. să formulați cum doriți să vă configurați spațiul virtual. Decide cât de multă interacțiune este fezabilă sau cât de orientat vei fi. Va exista o sesiune de întrebări și răspunsuri sau sondaje? Ce zici de prezentări, vorbitori, săli de chat și săli de discuții sau alte modalități de a interacționa? În funcție de tipul de eveniment virtual pe care îl ai în vedere, structura ta va lua forma pentru a susține ceea ce vrei să spui și cum vrei să-l spui.

Există 4 tipuri principale de evenimente virtuale care includ:

1. Webinare
   Folosit pentru a reține atenția timp de aproximativ o oră până la două ore, un webinar oferă participanților din întreaga lume posibilitatea de a se alătura și de a absorbi conținutul prezentatorilor. Evenimentele virtuale axate pe webinar sunt educaționale, tind să fie unice și sunt de obicei bine frecventate, deoarece sunt de nișă și informative. Ele pot fi preînregistrate sau live și sunt perfecte pentru antrenamentul intern și extern.
2. Conferințe virtuale
   Cu accent pe evenimente live, o conferință virtuală este mai dinamică. Este ceea ce ar fi o conferință normală, cu excepția găzduirii online. Acestea includ conținut cu mai multe sesiuni (săli de desfășurare, sesiuni, prezentări și vorbitori, toate care au loc simultan) în care participanții își pot construi propriul itinerariu și pot viziona în direct acum sau viziona conținut înregistrat mai târziu.
3. Evenimente hibride interne
   Aceste evenimente sunt parțial în persoană și parțial virtuale. De exemplu, nu este indicat să trimiteți întreaga echipă la sediu, dar câteva pot fi selectate pentru a merge, în timp ce ceilalți se acordă virtual. Acest tip de eveniment virtual funcționează pentru companiile care doresc să adune angajați din diferite țări, continente și birouri. Perfect pentru lansări de produse, rețele sociale ale companiei, dezvoltarea afacerilor, perfecționare, orientare către noi recruți etc.
4. Evenimente hibride externe
   Pentru cei din afara organizației, un eveniment hibrid extern permite celor care nu pot călători la eveniment să participe în continuare virtual. Aceste evenimente pot fi conferințe ale utilizatorilor sau din industrie sau „zile de descoperire” pentru francize, de exemplu. De asemenea, necesită mult mai multă planificare, producție și rafinare.

Dacă doriți ca evenimentul dvs. virtual să fie configurat pentru succes, includeți următoarele componente obligatorii:

• Site-ul evenimentului cu informații clare și detaliate
• E-mailuri de înregistrare și confirmare la eveniment
• Conținut de prezentare live (speakeri, invitați speciali, prezentare etc.)
• Video audio live, unidirecțional
• Timp de întrebări și răspunsuri
• Interacțiune cu chatbox
• Conținut înregistrat
• Sondajele de feedback

Iată câteva lucruri de făcut și de contraindicat pentru găzduirea unui eveniment virtual care vă aduce o prezență ridicată și îi face pe participanți să simtă că timpul lor este bine petrecut:

Nu vă pierdeți audiența
Mențineți un flux dinamic menținând publicul implicat. Pune întrebări și obține răspunsuri în caseta de chat. Atrageți oamenii utilizând marcatoare scurte pe diapozitive în timp ce vorbiți prin prezentare. Încorporați imagini captivante și utilizați saloane virtuale pentru a încuraja crearea de rețele și colaborare.

Nu vă restrângeți impactul
Public sau privat, asigurați-vă că luați pașii necesari pentru a crea conținut suplimentar din evenimentul în sine. Acestea ar putea fi filmări din culise, clipuri ale prezentatorilor sau un film de evidență care trăiește pe rețelele sociale.

Alegeți să vă partenerați cu platforma potrivită
Aflați tipurile de funcții de videoconferință pe care doriți să le includeți și care este cea mai ușor de utilizat, intuitivă și fără durere tehnologia de utilizat, astfel încât să puteți comunica clar și eficient. Cauta partajarea ecranului și streaming live către capabilitățile YouTube, De exemplu.

Lăsați FreeConference.com să vă ajute să proiectați un eveniment virtual care să vă facă remarcat. Afișează-ți brandul cu o soluție de videoconferință gratuită pentru a oferi produsului tău expunerea pe care o cauți. Folosiți gama largă de instrumente și funcții pentru a vă îmbunătăți oferta în timp ce prezentați un mesaj dinamic.