O întâlnire virtuală este puțin probabil să înlocuiască complet întâlnirile față în față, dar odată cu expansiunea rapidă și dezvoltarea tehnologiilor, companiile reduc costurile legate de organizarea întâlnirilor virtuale în timp ce membrii echipei sunt separați geografic. Deși ședințele eficiente urmează, în general, un ghid similar, desfășurarea muncii virtuale în sala de ședințe online poate prezenta un set unic de provocări - iată 3 sfaturi pentru a găzdui cele mai bune întâlniri virtuale.
Acest lucru se poate aplica întâlnirilor în general, dar o întâlnire virtuală poate fi mai susceptibilă la pierderea focalizării sau a productivității dacă membrii echipei citesc doar text unul altuia sau aud despre un subiect pentru prima dată. Alocați un pic de teme și asigurați-vă că agenda este distribuită cu mult înainte de început, astfel încât membrii echipei să-și poată regla mentalitatea și să dezvolte un anumit impuls în conferința virtuală.
Pregătirea include și cunoașterea aspectelor tehnice ale sălii de ședințe online . Asigurați-vă că ședința poate începe în ciuda unei dificultăți tehnice și fiți suficient de ingenioși pentru a oferi sfaturi membrilor echipei care au întrebări tehnice.
Eticheta întâlnirii echipei este mai importantă într-o sală de ședințe virtuală decât o întâlnire normală. Iată câteva reguli care trebuie aplicate: interzicerea multitaskingului, dacă membrii echipei fac altceva sau au o conversație paralelă în timp ce începe întâlnirea, face ca apelul de conferință să fie inutil. Două modalități de abordare a acestei probleme sunt activarea și dezactivarea videoclipurilor și dezactivarea apelurilor inutile.
Permiteți fiecărui membru al echipei șansa de a vorbi, concentrarea este deja greu de menținut într-o întâlnire obișnuită, eticheta întâlnirii echipei trebuie să fie mai atrăgătoare atunci când este munca virtuală sau altfel productivitatea este în pericol. Creați o atmosferă incluzivă în care membrii echipei se simt liberi să vorbească fără teama de critici sau întreruperi.
În mod normal, când se termină o întâlnire personală, membrii echipei se adună în jurul răcitorului de apă pentru a discuta ce le place și ce nu le place despre ceea ce a avut loc. Acest lucru poate fi imposibil de realizat în apelurile video, deoarece participanții sunt separați fizic, dar este important ca echipa să construiască încredere și chimie.
Există 2 moduri de abordare a acestui lucru: una este formalizarea acestuia; cereți tuturor să-și ofere feedback-ul despre întâlnire fără consecințe pentru a promova transparența în cadrul echipei. Cealaltă este abordarea informală, așa cum se întâmplă în cele mai multe discuții despre răcirea apei. Deconectați-vă ca moderator după întâlnire și permiteți membrilor echipei să discute între ei încă 10 minute. Dialogul și feedbackul fără legătură pot dezvolta relații de muncă și pot îmbunătăți eticheta viitoarei întâlniri a echipei.
Creează-ți contul FreeConference.com și obține acces la tot ce ai nevoie pentru ca afacerea sau organizația ta să funcționeze eficient, cum ar fi partajarea video și a ecranului , programarea apelurilor , invitații automate prin e-mail, mementouri și multe altele.
