Vi som befolkning har foretatt mange studier i det siste, i arbeidet med å finne ut hvorfor møter fungerer – eller ikke.
Ofte har vi kalt dem en ineffektiv tradisjon; vanligvis sett på som bortkastet tid (med mindre folk faktisk kom forberedt) og det er trygt å anta at vi alle har kommet til minst ett møte uforberedt. Så hva gir? Hvorfor er møter så vanskelig å bry seg om? Hvorfor er de så vanskelige å håndtere? Hvorfor fortsetter vi å ha dem?
Å bruke FreeConference -programvare betyr at du har valgt å dra full nytte av noen av verdens ledende virtuelle konferanseteknologier, og at du har gjort det på ingen ekstra virksomhetskostnader. Når du velger en Freemium -tjeneste, vet du imidlertid også at noen selskaper overlater mye å være ønsket.
Heldigvis for deg betyr den rimelige karakteren av FreeConference -programvareoppgraderinger at du ikke trenger å ofre livets besparelser for å få tilgang til kvalitet, premiumfunksjoner eller nyttige oppgraderinger.
Vi vet at du sannsynligvis allerede ønsker å komme deg ut av møtene dine. De drives ikke alltid på en smart måte. Men har du vurdert å prøve å få mer ut av dem?
Det er lett å bli sliten når visse studier oppgi at møter tar rundt en tredjedel av tiden din, men noen møter er viktige – det er derfor vi fortsetter å ha dem.
Siden fellesskap er avgjørende for samarbeid, og ingen virksomhet er bygget alene, har FreeConference utviklet noen imponerende funksjoner som ønsker å forbedre måten vi samhandler med kollegaene våre og med dataene våre. De viktigste bekymringene vi har sett på er spørsmål om tid, klarhet, kontinuitet og ansvarlighet.
Hvis du noen gang har måttet sitte gjennom en uendelig møte, du hadde sannsynligvis tid til å komme på måter du ville ha gjort det annerledes. Møter, hvis de er dårlig planlagt, er vanskelige å mekle uten konsise agendaer; beslutningstaking blir forvirret av ufokusert diskusjon og mangel på informert deltakelse. Å designe en effektiv agenda er en av måtene man kan utnytte kraften til et sterkt team, ettersom det gir både nødvendig struktur og informativt innhold for å få ting til å skje på riktig måte.
Enten møtet ditt er daglig, ukentlig eller kvartalsvis, er nødvendigheten av en sterk tidslinje avgjørende for å opprettholde effektiviteten, i grupper både store og små. Nedenfor er noen viktige faktorer å huske på når du designer agendaen for møtene dine. Vurder følgende:
Valgte du et emne som involverer teamet du henvender deg til? De fleste vil diskutere ting som påvirker dem direkte. Diskusjon rundt spørsmål som involverer forskjellige avdelinger er gode ting å ta opp under møter, som ressursene er tildelt for det eneste formålet gruppesamtaler. Som de fleste organisasjoner er drevet gjennom en
følelse av kontoravhengighet, interne avdelinger trenger ofte møtetid for å koordinere og konsolidere innsatsen.
Med tanke på teamets engasjement i det som diskuteres, kan du også skreddersy agendaen din til publikummet ditt og maksimere publikumsdeltakelse.
Spør deg selv når du lager din agenda påvirker dette menneskene jeg henvender meg til?
Å bruke buzzwords som punktordssetninger kan forlate et rom med fagfolk som flyr: Hvis du kunngjør den vellykkede nye produktlanseringen på agendaen under "Good Stuff We Did recent", er det sannsynlig at du vil være den eneste på den siden. Det er utrolig vanskelig å formidle en diskusjon hvis folk ikke er klare på emnet, enn si i stand til å forberede seg effektivt på det.
Å bruke spørsmålsuttalelser for å få frem punkter i et møte er en fin måte å sikre at diskusjonen faktisk løser problemet som presenteres. Bruk vår hypotetiske vellykkede produktlansering som et eksempel, og tenk på dette: Hva fungerte bra for den lanseringen? Hvilke markeder har vi åpnet med denne suksessen? Hvor tar vi det herfra?
Spør deg selv når du lager emnelinjer for møter. Hva er svarene jeg ser etter? Hvilket spørsmål hjelper oss best å komme dit?
Folk kan bli opprørt når de innser at det å be om innspill ikke garanterer at de vil ha noe å si i den endelige beslutningsprosessen. Det er viktig å kategorisere hver diskusjon basert på det du leter etter fra publikummet ditt. Avgrens for gruppen hva du forventer av svarene deres. Den spørsmålsbaserte tilnærmingen hjelper deg med å få flere nyttige svar fra teamet ditt, men kan også føre til frustrasjon hvis du på en eller annen måte villeder for hva disse svarene brukes til.
Hvis møtet holdes slik at du kan samle innspill til en større beslutning, gi det beskjed. Hvis du trenger et lydkort om en ny idé, må du oppgi det på agendaen. Hvis du er ute etter enighet ved slutten av møtet, kan du skrive det ned og gjøre det veldig klart at diskusjonens mål er å bestemme seg for noe. På denne måten unngår du å bli sidetracked av stridspunkter blant medlemmer av teamet ditt som kan ha forestillinger om autoritet som ikke har vekt i dette bestemte møtet.
Når du viser forventninger til møter, spør deg selv: leter jeg etter innspill, informasjon eller en endelig beslutning?
Dette problemet er et to-bits forsøk, ettersom aktualiteten på agendaen din kan bestemme forberedelsesnivået teammedlemmene dine oppnår. Jo før du får agendaen til dem, jo før kan du forvente at de vurderer elementene i dens diskursive punkter og gjør deg klar til å gi deg deres innspill, eller samle informasjon for å ta en informert beslutning med deg. Det er viktig å gi teamet ditt et par hender når du kommer til viktige avgjørelser eller møter som innebærer forberedelse, ettersom du ønsker å maksimere tiden med alle involverte parter, og prøve å informere folk mens andre som har forberedt seg, er og er en fin måte å la teamet ditt bli frustrert og uenig. 
Spør deg selv når du slipper møteagendaen til teamet. Hvis jeg mottok denne agendaen akkurat nå, ville jeg selv vært klar for det møtet i tide?
Det er vanskelig å holde en stor gruppe mennesker på emnet. Det er nesten umulig å holde dem i rute. Av denne grunn er det viktig å inkludere en timingkomponent i utformingen av møteagendaen din. Hver seksjon/spørsmål/emnedel bør være tydelig skissert innenfor en tidsramme. Denne tidsrammen bør gi tilstrekkelig tid til diskusjon, revisjon og konklusjon. Dette er viktig å få skissert før møtet: ofte vil du ende opp med å høre at visse saker enten trenger mer tid i styret, eller at de kan kuttes betydelig.
Når du lager tidspunkter for hver del av møteagendaen din, spør deg selv: Hvordan brukes tiden vår best? Vil tilbakemeldingene deres åpne en dialog som fortjener ytterligere diskusjon? Hvor lang tid vil jeg bruke på denne varen?
Å behandle agendaen din har mer å gjøre med trinnene som er involvert i prosessen med alle punkter i møtet. Den oppregner diskusjonsnivåene som du prøver å fullføre oppgaven på. Enighet om hvordan saker vil bli behandlet øker effektiviteten av møtet ditt. Hvis du ikke oppregner måten du vil at teamet skal behandle hvert problem på, kan noen medlemmer ende opp med å bli distrahert ved å definere problemet, mens noen kan diskutere dets relevans for dem: ingen fokuserer på å identifisere eller evaluere løsninger .
Prosessen for adressering av et element skal vises på den skrevne agendaen du vil levere. Når du når dette elementet under møtet, forklarer du prosessen som kreves for å komme til enighet, og søker avtalen.
Når du først bestemmer denne prosessen i agendaen din, spør deg selv: Hvordan vil jeg lede denne diskusjonen? Vil jeg høre fra enkeltpersoner eller team? Vil jeg ha enstemmig avstemning, valgmuligheter eller en idémyldring? Hvordan finner jeg ut når et problem er løst? Hvordan ser det ideelle møtet ut for meg?
Dette kan være den mest avgjørende delen for å lage en agenda- forstå at de alltid er i en endringsprosess. Ingen agenda er immun mot tidens dårskap, uventede forsinkelser, sykedager eller tilbakeslag. Av denne grunn er det viktig å være forandret. Agendaens prioriteringer vil uten tvil skifte betydning når datoen nærmer seg og ting blir mer solidert i sanntid. Etter hvert som prosjektene utvikler seg, gjør det også teamet, og dermed gjør også agendaens mål. Det første punktet på en god agenda er "å redigere og omprioritere dagens agenda". Denne tidsplanen er den beste måten å sikre at teamet ditt er i samsvar med det som diskuteres, hvorfor, til hvilken lengde og med hvilke forventninger på dagen.
Når du lager en agenda for alle møter, spør deg selv: Er det rom for diskusjon her? Hvordan kan jeg best håndtere det jeg ikke kan planlegge? Hvordan holder jeg diskusjonen sentrert?
Dette er et viktig punkt å inkludere i agendaen din. Det sier mye om lederskapet ditt for å kunne suspendere det haster med et møte for å diskutere suksesselementer med teamet ditt. Det er viktig at alle føler at arbeidet deres blir verdsatt, til tross for tidsbegrensninger, tilbakeslag, ulemper og utfordringer. En godt utført jobb bør tas opp, og å bruke et øyeblikk i møtet til å gratulere teamet med det som har fungert godt, er en fin måte å holde moralen på og fremme et støttende arbeidsmiljø.
Dette er en mindre, men like viktig kategori. Det fungerer som en påminnelse til teamet ditt om at det alltid er rom for forbedring. Enten du har opplevd problemer med aktualitet, intern kontordynamikk eller bare har hatt en vanskelig uke i markedet, må du sørge for at teamet ditt er klar over hva som forventes av dem, til enhver tid. Å putte kaffekruset i oppvaskmaskinen er en liten, men viktig del av å ta vare på et kontormiljø, og så ubetydelig som det kan virke, og å nevne det som en del av møtet ditt, forsterker viktigheten av konsistens.
Enten du har hørt om fenomenet Parkeringsplass, har du definitivt brukt kjernekonseptene. Det fungerer i hovedsak som et lydkort for alle ideer som ikke umiddelbart kan behandles i det nåværende møtemiljøet. Alle nye prosjekter, ideer, forespørsler og spørsmål kan "parkeres" i partiet og noteres som diskusjonspunkter for fremtidige møter. Det betyr også at du alltid har en lagringsenhet full av ideer du kan komme tilbake til, hvis du har noen minutter ekstra på slutten av et møte. Parkeringsplassen er en fin måte å holde seg på oppgaven, på sporet og på posten.
Totalt sett er det viktigste å huske om å designe en agenda at du alltid jobber sammen mot et felles mål. Du bør ha som mål å gjøre diskusjonen sammenhengende, inkluderende, kreativ og produktiv. Det er vanskelig å slå alle merkene, men hvis du har en plass for det på agendaen, kan du bare komme dit i tide.
FreeConference.com den opprinnelige gratis konferansesamtaler, og gir deg friheten til å velge hvordan du vil koble deg til møtet ditt hvor som helst, når som helst og uten forpliktelse.
Opprett en gratis konto i dag og opplev gratis telekonferanser, nedlastningsfri video, skjermdeling, webkonferanser og mer.
Det er søndag ettermiddag, og en gruppe venner logger seg på sitt rutinemessige planlagte nettmøte. De møtes en gang i uken for å chatte om livet; noen ganger om arbeid; de blir pratsomme når de chatter med kjente ansikter som sjelden sees.
Disse vennene hadde gått hver til sitt - en gikk til finans, en annen til programmering, og noen gikk til VC, i håp om å finne den neste store tingen. Det var søndag ettermiddag; det var en rutine nettmøte; men denne gangen føltes noe annerledes. (mer…)
