Hvordan fungerer en virtuell hendelse?

For en vellykket, virtuelt arrangement med stor innvirkning, du må legge ned litt tid på å planlegge og organisere. Faktisk kommer du til å ønske å behandle det på samme måte som du ville gjort med enhver annen personlig hendelse. Men ikke la det tynge deg ned. Med videokonferanseløsninger for hånden, pluss alle funksjonene du trenger for å engasjere, presentere og skape dynamiske møter, kan du gjennomføre en vellykket virtuell begivenhet smertefritt.

En virtuell begivenhet er en samling som finner sted på nettet. Det er der en gruppe, et fellesskap eller et publikum kommer sammen for å kommunisere og dele en opplevelse. Det kan være sosialt eller forretningsorientert. Kanskje det er en konferanse, eller kanskje det er en blanding av virtuell nå og personlig på et senere tidspunkt. Uansett bør et arrangement fremkalle en følelse av nettverk og fellesskap. Tross alt trekker det likesinnede til å knytte bånd og chatte om lignende emner.

Med en virtuell begivenhet kan du bringe publikum sammen mens du markedsfører bedriftens produkt eller tjeneste. Det er en vinn-vinn-løsning!

Så hvordan fungerer en virtuell hendelse? Å lansere en som lykkes med å posisjonere produktet eller tjenesten i et godt lys, får publikum til å føle seg velkommen og gir mulighet for nettverk eller tilkobling, alt starter med pålitelige digitale verktøy.

Krav til maskinvare: Det er best å bruke en enhet som har en stor nok skjerm til å holde fanene åpne. En smarttelefon er passende hvis du er en deltaker, men som vert er det tilrådelig å bruke en bærbar PC eller stasjonær. Sørg for at du har en mikrofon, kamera og høyttalere enten internt på enheten din, eller du kan oppgradere eksternt.

Programvarekrav: Du trenger en videokonferanse verktøy som er enkelt å bruke, intuitivt og som ikke krever utstyr eller et komplisert oppsett.

Etter at du har klart verktøyene dine, avhengig av hvilken type virtuell begivenhet du er vert for, må du markedsføre og annonsere for å få deltakere. Du kan prøve:

• Nå ut på tvers av sosiale medier
• Sender ut en e-postmelding til kontaktene dine
• Arrangement av Facebook Live -arrangementer for å skape bevissthet
• Opprette betalt innhold

Forventer du et godt oppmøte? Da må du ikke glemme kraften i god markedsføring. Hvis meldingen din ikke er målrettet og fremmet, risikerer du dårlig oppmøte. Når du er i stand til å nå den tiltenkte målgruppen din, må du levere spennende og engasjerende innhold. Innhold er konge, tross alt!

Hva har du planlagt? Tenk på noen aktiviteter du vil inkludere i oppsettet til arrangementet ditt, som spesielle gjester, foredragsholdere, motiverende taler, meditasjon, gamification, konkurranser, videoer, etc.

Siden deltakerne ikke vil ta opp fysisk plass, er det opp til deg å formulere hvordan du vil konfigurere det virtuelle rommet ditt. Bestem hvor mye interaksjon som er mulig eller hvor fremovervendt du vil være. Blir det en Q&A-økt eller avstemninger? Hva med presentasjoner, hovedtalere, chatterom og grupperom eller andre måter å samhandle på? Avhengig av hvilken type virtuell begivenhet du har i tankene, vil strukturen din ta form for å støtte det du vil si og hvordan du vil si det.

Det er 4 hovedtyper virtuelle hendelser som inkluderer:

1. Webinarer
   Brukt til å holde oppmerksomheten i omtrent en time til to timer, gir et webinar muligheten for deltakere fra hele verden til å bli med og suge til seg innholdet til foredragsholderne. Webinarfokuserte virtuelle arrangementer er lærerike, har en tendens til å være en engangsoppgave og er vanligvis godt besøkt da de er nisje og informative. De kan forhåndsinnspilles eller live, og er perfekte for intern og ekstern trening.
2. Virtuelle konferanser
   Med fokus på live-arrangementer er en virtuell konferanse mer dynamisk. Det er hva en vanlig konferanse ville vært unntatt å være vert på nettet. De inkluderer innhold med flere økter (bryte ut rom, økter, presentasjoner og foredragsholdere som skjer samtidig) hvor deltakeren kan lage sin egen reiserute og se live nå eller se innspilt innhold senere.
3. Interne hybridhendelser
   Disse hendelsene er delvis personlig og delvis virtuelle. For eksempel er det ikke tilrådelig å sende hele teamet til hovedkvarteret, men noen få kan velges til å gå, mens de andre stiller inn virtuelt. Denne typen virtuelle arrangementer fungerer for bedrifter som ønsker å samle ansatte på tvers av forskjellige land, kontinenter og kontorer. Perfekt for produktlanseringer, bedriftssosial, forretningsutvikling, oppkvalifisering, orientering om nye rekrutter, etc.
4. Eksterne hybridhendelser
   For de utenfor organisasjonen tillater et eksternt hybridarrangement at de som ikke klarer å reise til arrangementet, fremdeles kan delta praktisk talt. Disse hendelsene kan for eksempel være bruker- eller bransjekonferanser eller "oppdagelsesdager" for franchiser. De krever også mye mer planlegging, produksjon og finsliping.

Hvis du vil at din virtuelle begivenhet skal konfigureres for suksess, inkluderer følgende må-ha komponenter:

• Arrangementsnettsted med tydelig og detaljert informasjon
• Eventregistrering og bekreftelses-e-post
• Live presentasjonsinnhold (foredragsholdere, spesielle gjester, presentasjon osv.)
• Live, enveis lydvideo
• Spørsmål og svar tid
• Chatbox-interaksjon
• Innspilt innhold
• Tilbakemeldingsundersøkelser

Her er noen få ting å gjøre og ikke gjøre for å arrangere et virtuelt arrangement som gir deg et høyt oppmøte, og som får deltakerne til å føle at tiden deres er godt brukt:

Ikke mist publikum
Oppretthold en dynamisk flyt ved å holde publikumet ditt engasjert. Still spørsmål, og få svar i chat-boksen. Trekk folk inn ved å bruke korte kuler på lysbilder mens du snakker gjennom presentasjonen. Inkluder engasjerende grafikk og bruk virtuelle salonger for å oppmuntre til nettverk og samarbeid.

Ikke begrense innvirkningen din
Offentlig eller privat, sørg for at du tar de nødvendige trinnene for å lage tilleggsinnhold fra selve arrangementet. Dette kan være bak kulissene opptak, klipp av foredragsholdere eller et høydepunkt som lever på sosiale medier.

Velg å samarbeide med den riktige plattformen
Kjenn hva slags videokonferansefunksjoner du vil inkludere, og hvilken som er den mest brukervennlige, intuitive og smertefrie teknologien å bruke, slik at du kan kommunisere tydelig og effektivt. Se etter skjermdeling og direktestrømming til YouTube-funksjoner, for eksempel.

La FreeConference.com hjelpe deg med å designe en virtuell begivenhet som får deg lagt merke til. Få merkevaren din ut der med en gratis videokonferanseløsning for å gi produktet eksponeringen du leter etter. Bruk det store utvalget av verktøy og funksjoner for å forbedre tilbudet ditt mens du presenterer et dynamisk budskap.