Zakelijke conferentiegesprekken zijn essentieel om iedereen in uw bedrijf verbonden en geïnformeerd te houden, maar omdat ze meestal snel vergeten dat conferentiegesprekken ook productief moeten zijn.
Leuk weetje: wist je dat niemand let echt op tijdens uw conferentiegesprekken?
Nu u deze baanbrekende ontdekking heeft gedaan, hoe houdt u de aandacht vast bij uw (zeker) belangrijke zakelijke telefonische vergadering? Welnu, onze gids zou je grootste angst uit je kindertijd/volwassen realiteit moeten kunnen voorkomen: niemand luistert naar je.
Als u nieuwe software gebruikt voor uw telefonische vergadering, zorg er dan voor dat u weet hoe u deze moet gebruiken! Probeer een oefengesprek op te zetten waar u de functionaliteiten, inclusief hoe u uw microfoon en eventuele (of alle) bellers kunt dempen. Laten we eerlijk zijn; we hebben allemaal deel uitgemaakt van die bijeenkomst waar de leider GEEN idee heeft wat hij of zij doet en er uiteindelijk dwaas uitziet. Je wilt niet dat jij het bent!
Het is belangrijk dat iedereen die meedoet begrijpt waarom ze er zijn en wat er van hen wordt verwacht. Vergeet niet om uw doelstellingen realistisch te houden. Een telefonische vergadering van een uur zal niet resulteren in een volledige marketingstrategie, maar het is een geweldige plek om te brainstormen over ideeën, een proces te beslissen en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Plan hoe lang het gesprek zal duren, welke onderwerpen zullen worden behandeld, wie zal spreken en welke informatie nodig zal zijn.
Kies vervolgens de juiste ruimte om uw telefonische vergadering te houden. Het sluiten van de deur van uw kantoor zou voldoende moeten zijn als u het alleen opneemt, of u kunt verhuizen naar een vergaderruimte als u het gesprek met anderen aanneemt. Als je het gesprek voeren in een open kantoor, kan de oproep wat moeilijker zijn, maar nog steeds beheersbaar. Zorg voor een naadloze oproep door vroeg naar de ruimte te gaan om luidsprekers en andere benodigde elektronica zoals projectoren te testen.
Als u een begeleidende presentatie bij uw oproep gebruikt, is het een goed idee om deze van tevoren te verzenden, zodat iedereen voorbereid op het gesprek kan springen. Wees op uw hoede voor langere presentaties, aangezien dit bekende aandachtskillers zijn. Scherm delen via een webconferentieservice is ook een geweldige manier om iedereen in realtime op dezelfde pagina te houden, waardoor de mogelijkheid wordt geëlimineerd dat iemand niet kan volgen.
Terwijl uw gesprek ten einde loopt, kunt u een korte samenvatting maken van wat er is besproken en eventuele oplossingen die tijdens de vergadering zijn bereikt. Geef extra tijd voor eventuele aanvullende vragen en zorg ervoor dat iedereen zich betrokken voelt bij het verlaten van het gesprek. Als er "volgende stappen" zijn, controleer dan of u de verantwoordelijkheden van elke persoon opvolgt en geef uw deelnemers uw contactgegevens als er zich problemen voordoen. Sommige mensen hebben misschien vragen voor ieders oren en anderen rechtvaardigen misschien een apart gesprek; leer het verschil te herkennen om te voorkomen dat mensen aan de lijn blijven die niet langer relevant voor hen zijn.
FreeConference.com de originele gratis aanbieder van conferentiegesprekken, die u de vrijheid geeft om te kiezen hoe u overal en altijd vrijblijvend verbinding kunt maken met uw vergadering.
Maak vandaag nog een gratis account aan en ervaar gratis teleconferenties, video zonder downloads, schermdeling, webconferenties en meer.
Maak uw FreeConference.com-account aan en krijg toegang tot alles wat u nodig heeft om uw bedrijf of organisatie van start te laten gaan, zoals video en Scherm delen, Oproepplanning, Geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringenEn nog veel meer.
