Artiesten, artiesten, ambachtslieden: de freefolk van de zakenwereld. Hoe bereikt men hen?
In een zakenwereld die is afgestemd op grote ondernemingen, kan het moeilijk zijn om ruimte te creëren in de ether voor kleine bedrijven, ondernemers en freelancers. Gelukkig is het World Wide Web een professionele hub geworden voor pottenbakkers, muurkunstenaars, textielkunstenaars, bodypainters, gezichtsschilders, beeldhouwers, performancekunstenaars, dansers, zangers en onbeperkte freelancediensten, zoals hondenuitlaatservice of grasmaaien. Het probleem is dat deze individuen en collectieven niet altijd een Contact-knop hebben. (meer…)
Wij als bevolking hebben de laatste tijd veel onderzoeken gedaan om erachter te komen waarom vergaderingen wel of niet werken.
Vaak bestempelden we ze als een inefficiënte traditie; meestal gezien als tijdverspilling (tenzij mensen daadwerkelijk voorbereid zijn) en het is veilig om aan te nemen dat we allemaal onvoorbereid naar minstens één vergadering zijn gekomen. Dus wat geeft? Waarom zijn vergaderingen zo moeilijk om te geven? Waarom zijn ze zo moeilijk te beheren? Waarom blijven we ze hebben??
Veel bedrijven hebben elementen van kunstmatige intelligentie ingebouwd, zowel om op de hoogte te blijven van de huidige trends als om hun dagelijkse activiteiten te vergemakkelijken. Als je ooit online een gesprek hebt gehad met een geautomatiseerde antwoordservice, heb je te maken gehad met kunstmatige intelligentie. Deze ontwikkelingen hebben talloze voordelen opgeleverd voor degenen die ze gebruiken. Hier zijn een paar wegen die je misschien over het hoofd hebt gezien.
Als u ooit een eindeloze vergadering, had je waarschijnlijk de tijd gehad om manieren te bedenken waarop je het anders zou hebben gedaan. Vergaderingen, indien slecht gepland, zijn moeilijk te bemiddelen zonder beknopte agenda's; besluitvorming wordt vertroebeld door ongerichte discussie en gebrek aan geïnformeerde deelname. Het ontwerpen van een effectieve agenda is een van de manieren waarop je de kracht van een sterk team kunt benutten, omdat het zowel de nodige structuur als informatieve inhoud biedt om dingen goed voor elkaar te krijgen.
Of uw vergadering nu dagelijks, wekelijks of driemaandelijks is, de noodzaak van een sterke tijdlijn is essentieel om de efficiëntie te behouden, zowel in grote als kleine groepen. Hieronder vindt u enkele belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden bij het ontwerpen van de agenda voor uw vergaderingen. Stel je de volgende situatie voor:
Heb je een onderwerp gekozen dat betrekking heeft op het team dat je aanspreekt? De meeste mensen willen dingen bespreken die hen rechtstreeks aangaan. Discussies over kwesties waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn, zijn goede dingen om aan de orde te stellen tijdens vergaderingen, waarvoor de middelen zijn toegewezen met als enig doel groepsdiscussies. Aangezien de meeste organisaties worden aangedreven door een
gevoel van wederzijdse afhankelijkheid op kantoor hebben interne afdelingen vaak tijd nodig om hun inspanningen te coördineren en te consolideren.
Als u rekening houdt met de betrokkenheid van het team bij wat er wordt besproken, kunt u uw agenda ook afstemmen op uw publiek en de deelname van het publiek maximaliseren.
Vraag jezelf bij het maken van je agenda af: heeft dit invloed op de mensen die ik aanspreek?
Het gebruik van buzzwords als opsommingstekens kan een kamer van professionals doen wankelen: als u de succesvolle lancering van een nieuw product op de agenda aankondigt onder "Good Stuff We Did Recent", bent u waarschijnlijk de enige op die pagina. Het is ongelooflijk moeilijk om een discussie te bemiddelen als mensen niet duidelijk zijn over het onderwerp, laat staan dat ze zich er effectief op kunnen voorbereiden.
Het gebruik van vraagstellingen om punten in een vergadering naar voren te brengen, is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat de discussie het probleem dat wordt gepresenteerd daadwerkelijk oplost. Neem als voorbeeld onze hypothetische succesvolle productlancering en overweeg dit: wat werkte goed voor die lancering? Welke markten hebben we geopend met dit succes? Waar nemen we het vanaf hier?
Vraag uzelf bij het maken van onderwerpregels voor vergaderingen af: Wat zijn de antwoorden die ik zoek? Welke vraag helpt ons daar het beste?
Mensen kunnen van streek raken als ze beseffen dat het vragen om hun inbreng geen garantie is dat ze iets te zeggen hebben in het uiteindelijke besluitvormingsproces. Het is belangrijk om elke discussie te categoriseren op basis van wat u zoekt van uw publiek. Geef voor de groep aan wat je van hun antwoorden verwacht. De op vragen gebaseerde benadering helpt u meer behulpzame reacties van uw team te krijgen, maar kan ook tot frustratie leiden als u op enigerlei wijze misleidt over waarvoor deze antwoorden worden gebruikt.
Als de vergadering wordt gehouden zodat u input kunt verzamelen voor een grotere beslissing, maak dat dan kenbaar. Als je behoefte hebt aan een klankbord voor een nieuw idee, vermeld dat dan in de agenda. Als je op zoek bent naar een consensus aan het einde van de vergadering, schrijf dat dan op en maak heel duidelijk dat het einddoel van de discussie is om ergens over te beslissen. Op deze manier voorkomt u dat u op een zijspoor wordt gebracht door twistpunten tussen leden van uw team die misschien noties van autoriteit hebben die in deze specifieke vergadering geen gewicht in de schaal leggen.
Vraag uzelf bij het opsommen van verwachtingen voor vergaderingen af: ben ik op zoek naar input, informatie of een definitieve beslissing?
Deze kwestie is een tweeledige onderneming, aangezien de tijdigheid van uw agenda bepalend kan zijn voor het voorbereidingsniveau van uw teamleden. Hoe sneller u de agenda bij hen krijgt, hoe sneller u kunt verwachten dat zij elementen van de discussiepunten in overweging nemen en zich klaarmaken om u hun input te geven, of informatie verzamelen om samen met u een weloverwogen beslissing te nemen. Het is belangrijk om uw team op de hoogte te stellen bij het nemen van belangrijke beslissingen of vergaderingen die voorbereiding met zich meebrengen, aangezien u de tijd met alle betrokken partijen wilt maximaliseren en mensen wilt informeren terwijl anderen die zich hebben voorbereid zitten en wachten een geweldige manier is om laat je team gefrustreerd en discongruent achter. 
Vraag uzelf bij het vrijgeven van de vergaderagenda aan het team af: Als ik deze agenda nu zou ontvangen, zou ik dan zelf op tijd klaar zijn voor die vergadering?
Het is moeilijk om een grote groep mensen bij het onderwerp te houden. Het is bijna onmogelijk om ze op schema te houden. Om deze reden is het essentieel om een timingcomponent op te nemen in het ontwerp van uw vergaderagenda. Elke sectie/vraag/onderwerpgedeelte moet duidelijk worden beschreven binnen een tijdsbestek. Dit tijdsbestek moet voldoende tijd bieden voor discussie, herziening en conclusie. Dit is belangrijk om vóór de vergadering te worden geschetst: vaak hoor je uiteindelijk dat bepaalde kwesties ofwel meer tijd op het bord nodig hebben, of aanzienlijk kunnen worden bezuinigd.
Vraag jezelf bij het maken van tijdvakken voor elk onderdeel van je vergaderagenda af: Hoe wordt onze tijd het best gebruikt? Zal hun feedback een dialoog openen die verdere discussie verdient? Hoe lang wil ik aan dit item besteden?
Het verwerken van uw agenda heeft meer te maken met de stappen die komen kijken bij het verwerken van alle agendapunten in de vergadering. Het geeft een opsomming van de discussieniveaus waarin u probeert de taak uit te voeren. Afspraken maken over de wijze waarop zaken worden afgehandeld, verhoogt de effectiviteit van uw vergadering. Als u niet opsomt hoe u wilt dat het team elk probleem aanpakt, kunnen sommige leden afgeleid raken bij het definiëren van het probleem, terwijl anderen de relevantie ervan voor hen bespreken: niemand concentreert zich uiteindelijk op het identificeren of evalueren van oplossingen .
Het proces voor het behandelen van een punt moet worden vermeld op de schriftelijke agenda die u verstrekt. Wanneer u dat punt bereikt tijdens de vergadering, legt u het proces uit dat nodig is om tot overeenstemming te komen en zoekt u naar die overeenstemming.
Wanneer u dit proces voor het eerst vastlegt in uw agenda, vraag uzelf dan af: Hoe wil ik deze discussie leiden? Wil ik horen van individuen of teams? Wil ik unaniem stemmen, polling-opties of een brainstormdiscussie? Hoe bepaal ik wanneer een probleem is opgelost? Hoe ziet de ideale meeting er voor mij uit?
Dit is misschien wel het meest cruciale onderdeel van het maken van een agenda - begrijpen dat ze altijd in een veranderingsproces verkeren. Geen enkele agenda is immuun voor de dwaasheid van tijd, onverwachte vertragingen, ziektedagen of tegenslagen. Om deze reden is het belangrijk om vatbaar te zijn voor verandering. De prioriteiten van de agenda zullen ongetwijfeld in belang veranderen naarmate de datum nadert en de zaken in realtime meer gestold worden. Naarmate de projecten vorderen, groeit het team mee, en dus ook de doelstellingen van de agenda. Het eerste punt op elke goede agenda is "de agenda van vandaag bewerken en opnieuw prioriteren". Dit planningsitem is de beste manier om ervoor te zorgen dat uw team in overeenstemming is met wat er wordt besproken, waarom, tot hoe ver en met welke verwachtingen op de dag van.
Vraag uzelf bij het maken van een agenda voor elke vergadering af: Is hier ruimte voor discussie? Hoe kan ik het beste omgaan met wat ik niet kan plannen? Hoe houd ik mijn discussie gecentreerd?
Dit is een belangrijk punt om op je agenda te zetten. Het spreekt boekdelen over uw leiderschap om de urgentie van een vergadering op te schorten om elementen van succes met uw team te bespreken. Het is essentieel dat iedereen het gevoel heeft dat zijn of haar werk wordt gewaardeerd, ondanks tijdsdruk, tegenslagen, problemen en uitdagingen. Een goed uitgevoerde taak moet worden aangepakt, en een paar momenten in uw vergadering gebruiken om uw team te feliciteren met wat goed heeft gewerkt, is een geweldige manier om het moreel hoog te houden en een ondersteunende werkomgeving te bevorderen.
Dit is een mindere, maar even belangrijke categorie. Het dient als een herinnering aan uw team dat er altijd ruimte is voor verbetering. Of je nu problemen hebt met tijdigheid, interne kantoordynamiek of gewoon een moeilijke week in de markt hebt gehad, zorg ervoor dat je team te allen tijde weet wat er van hen wordt verwacht. Uw koffiemok in de vaatwasser zetten is een klein maar belangrijk onderdeel van het zorgen voor een kantooromgeving, en hoe onbelangrijk het ook mag lijken, het vermelden ervan als onderdeel van uw vergadering versterkt het belang van consistentie.
Of je nu wel of niet hebt gehoord van het fenomeen Parking Lot, je hebt zeker de kernconcepten ervan gebruikt. Het fungeert in wezen als klankbord voor alle ideeën die in de huidige vergaderomgeving niet direct aan de orde kunnen komen. Alle nieuwe projecten, ideeën, vragen en vragen kunnen op de parkeerplaats worden "geparkeerd" en worden genoteerd als discussiepunten voor toekomstige vergaderingen. Het betekent ook dat je altijd een opslagruimte vol ideeën hebt om op terug te komen, mocht je aan het einde van een vergadering een paar minuten extra hebben. De parkeerplaats is een geweldige manier om bij de les te blijven, op het goede spoor te blijven en op de hoogte te blijven.
Over het algemeen is het belangrijkste om te onthouden bij het ontwerpen van een agenda dat je altijd samenwerkt aan een gemeenschappelijk doel. Je moet ernaar streven om je discussie samenhangend, inclusief, creatief en productief te maken. Het is moeilijk om alle punten te halen, maar als je er een plekje voor op de agenda hebt staan, ben je er misschien wel op tijd.
FreeConference.com de originele gratis aanbieder van conferentiegesprekken, die u de vrijheid geeft om te kiezen hoe u overal en altijd vrijblijvend verbinding kunt maken met uw vergadering.
Maak vandaag nog een gratis account aan en ervaar gratis teleconferenties, video zonder downloads, schermdeling, webconferenties en meer.
Het is zondagmiddag en een groep vrienden logt in op hun routinematig geplande online webvergadering. Ze ontmoeten elkaar een keer per week om over het leven te praten; soms over werk; ze worden spraakzaam als ze praten met bekende gezichten die je zelden ziet.
Deze vrienden waren hun eigen weg gegaan - de een ging naar financiën, de ander naar programmeren en een paar gingen naar VC, in de hoop het volgende grote ding te vinden. Het was zondagmiddag; het was een routine online webvergadering; maar deze keer voelde iets anders. (meer…)
Het creëren van een gevoel van verbondenheid tussen wereldwijd verspreide teams is essentieel voor realtime samenwerking.
Michael Tomasello, de auteur van "Why We Cooperate", ontdekte via een reeks tests dat kinderen vanaf zeer jonge leeftijd anderen proberen te helpen op manieren die jonge chimpansees zelden doen. Alle prestaties van de mensheid hangen af van deze biologische drang om samen te werken. Maar hoewel we worden gedreven door een aangeboren behoefte om samen te werken, kunnen we erg kieskeurig zijn over met wie we samenwerken.
Een gevoel van verbondenheid is essentieel voor het samenwerkingsproces. Met de komst van het World Wide Web en de opkomst van geografisch verspreide teams, is het nog nooit zo moeilijk geweest om een teamachtige omgeving te bouwen. Maar gelukkig is noodzaak de moeder van de uitvinding, dus er zijn nu tal van apps op de markt die zijn ontworpen om managers te helpen elk van hun werknemers het gevoel te geven erbij te horen, zelfs als ze zich in Timboektoe bevinden.
Door elk lid van je team de kans te geven om zijn of haar twee cent toe te voegen aan de takenlijst van het bedrijf, blijven ze aan het stuur van hun eigen lot. Het opstellen van een hoofdtakenlijst zal ook interesse wekken voor wat andere takken van het bedrijf aan het doen zijn, wat op zijn beurt een wederzijds respect opbouwt voor de individuele rollen die elk lid van de organisatie speelt. Geef een app like Trello een poging.
Nu steeds meer bedrijven online gaan, worden wachtwoorden even essentieel als talrijk. Het is heel aannemelijk dat uw kantoor in New York hetzelfde wachtwoord nodig heeft als uw team in Hong Kong. Om uw werknemers het eindeloze (en minder dan veilige) wisselen van wachtwoorden te besparen, kunt u een app proberen zoals 1Password. 1Password is een wachtwoordbeheerder die een inventaris bijhoudt van relevante wachtwoorden die gemakkelijk kunnen worden gedeeld met degenen die ze nodig hebben, ongeacht de fysieke afstand.
TED Talk meerjarig Dan Pink beweert dat er drie dingen essentieel zijn voor motivatie: autonomie, beheersing en een gevoel van doelgerichtheid. Een app zoals iKlaarDit voorziet in al deze drie behoeften voor teams die niet noodzakelijk dezelfde ruimte delen. iDoneThis e-mailt automatisch elk lid van het team aan het einde van zijn of haar dag en vraagt: "Wat heb je vandaag gedaan?". Elk lid van het team reageert en de app maakt een samenvatting van elke prestatie. Dit adresseert de behoefte aan autonomie door de inspanningen van het individu te vieren. Het stelt het team ook in staat om hun verbetering of beheersing in kaart te brengen, en het bevestigt opnieuw het doel van het team terwijl ze zichzelf steeds dichter bij hun uiteindelijke doel zien komen. Dit is essentieel voor die frustrerende dagen waarin het einde van een enorm project nog lang niet in zicht lijkt.
Veel managers maken de fout om pas bij het team in te checken als er iets mis is gegaan. Het is essentieel om binnen te komen met goed nieuws, of gewoon voor een vriendelijke Hallo. Houd altijd een open communicatielijn. Grijp elke gelegenheid aan om het te vieren, hoe onbeduidend de prestatie ook lijkt. Kies een geschikt moment (met behulp van de Every Time Zone-app) waarop elke tak van je team een beetje plezier kan hebben. Laat pizza's of een taart bezorgen op elk kantoor en zet een live videofeed op met het nieuwe FreeConference.com - binnenkort beschikbaar, zodat u allemaal in realtime kunt feesten. Visuele communicatie, spontane face-to-face tijd en viering zijn essentieel voor het bouwen van een hecht team.
Het creëren van emotionele banden tussen collega's stimuleert niet alleen de samenwerking, het helpt je ook om toptalent te behouden. Geloof het of niet, geld is niet onze primaire drijfveer. Als uw medewerkers elkaar aardig vinden, is de kans groter dat ze blijven zitten. Een gevoel van verbondenheid zal altijd belangrijker zijn dan een loonsverhoging. Apps zoals HipChat laat uw team niet alleen naadloos in realtime samenwerken, maar ze bieden ook een plek waar teamleden grappen kunnen maken en kattenmemes kunnen delen. Onderschat nooit de teambuildingkracht van een goede inside joke.
