Ouderwetse sit-down personeelsvergaderingen zijn moeilijk te organiseren, duur van de personeelstijd en creëren slopende informatieknelpunten. Wekelijkse sit-down meetings zijn als klompen in de slagaders van een organisatie. Gelukkig is er een gezond, caloriearm alternatief. Een nieuwe kantoorcommunicatietool genaamd Slack stelt mensen in organisaties in staat om moeiteloos informatie te delen met meerdere teams, en de gratis Conference Call-technologie stelt die teams in staat om in een flits bij elkaar te komen en de informatie te gebruiken om snelle beslissingen te nemen. Slack-integratie met telefonische vergaderingen is de eenvoudigste manier om een ​​organisatie een goed gevoel te geven en beter te laten presteren.

Teams georganiseerd houden

Slack is georganiseerd in een kleine "chatroom" op uw bureaublad, met alle mensen waarmee u communiceert in teams. Een team kan alleen jij en je supervisor zijn, dus je kunt een privé-discussie hebben over of je volgende vrijdag vrij kunt nemen omdat de Blue Jays de play-offs hebben gehaald. Uw hoofdteam kan een afdeling zijn, zoals verkoop.

Waar Slack echt in uitblinkt, is de moeiteloze samenstelling van projectteams met geselecteerde mensen op verschillende afdelingen, of die 'daklozen' in organisaties - de creatievelingen.

Altijd in contact

Op het eerste gezicht lijkt Slack misschien op 'meer e-mail', maar Slack filtert de buitenwereld eruit en streamt uw communicatie binnen het kantoor per team. Het functioneert als kleine sms-vensters, houdt de communicatie heerlijk kort en heeft een plek om links naar documenten en video's toe te voegen voor gemakkelijke verspreiding, vooral in conceptvorm voor samenwerking, en nieuwe ideeën voor inspiratie.

Je kunt natuurlijk meldingen in- of uitschakelen, per team of persoon, en meldingen naar mobiele telefoons streamen, zodat je baas je snel kan vinden zonder je persoonlijke mobiele nummer te hebben om te sms'en.

Nu heb je een handig klein venster om in de gaten te houden waar je teams het over hebben, dat je kunt bekijken wanneer je tijd hebt, of negeren wanneer je het druk hebt.

Informatieknelpunten doorbreken

Vragen als "Hoeveel hebben we nog over in het budget voor XYZ" kunnen snel worden beantwoord door de persoon die het weet, en aangepast door een derde partij zoals "Let op, ik heb gisteren $ 500 uitgegeven, wat de boekhouding nog niet heeft gezien. "

Slack elimineert de wrijving en het "slepen" waarbij mensen worden vertraagd in hun werk omdat ze cruciale informatie nodig hebben die ze niet krijgen tot een wekelijkse sit-down personeelsvergadering of een andere ouderwetse informatieknelpunt.

Maar er is één ding dat Slack niet doet.

Kers op de taart: Slack-integratie met conference calls

Soms doet zich een situatie voor waarin de hele groep de koppen bij elkaar moet steken en een beslissing moet nemen. Met een team van twee zou je pak gewoon de telefoon. "Baas - ik moet nu de kaartjes kopen: mag ik een dag vrij hebben om naar de Jays-wedstrijd te gaan, of word ik die dag ziek?"

Maar wat te doen als je de hersenen van 12 mensen nodig hebt, verspreid over 5 afdelingen? Wachten op de volgende sit-down meeting gaat ten koste van de efficiëntie, maar het nemen van een beslissing zonder de groepsgeest kan rampspoed veroorzaken. Twee hoofden zijn echt beter dan één.

Voila - la telefonische conferentie.

Conferentiegesprekken worden perfect gesynchroniseerd met Slack omdat ze een team van elke grootte in staat stellen om pak gewoon de telefoon.

Als je iedereen echt nodig hebt, kun je de timing van een korte telefonische vergadering instellen via Slack, Google Calendar Sync or Outlook-invoegtoepassing.

Gebruik de Terugkerende oproepen functie in teleconferenties om een uitnodigingen binnen enkele minuten voor iedereen, krijg je hele team op één lijn, neem een ​​beslissing en klaar in minder dan tien minuten.

Conference calls zijn ontworpen om lange vergaderingen tussen teams op verschillende continenten op te zetten, maar ze zijn fantastisch in het kort, machtsbijeenkomsten tussen teams in één gebouw en alles daartussenin.

Klassieke functies

Het beste aan telefonische vergaderingen is de geluidskwaliteit, omdat het iedereen helpt de subtiele nuances te horen van hoe iedereen zich voelt. Maar Face to Face kan heel nuttig zijn bij het nemen van belangrijke beslissingen. Kies daarvoor Videovergaderen.

Scherm delen is wat uw telefonische vergadering verandert in een Webconferentie, zodat elke deelnemer de documenten op het gemeenschappelijke scherm kan invoeren en relevante documenten of video's kan bijvoegen.

Als delen van uw team ergens onderweg zijn, kunnen ze de App voor mobiele conferentiegesprekken om overal verbinding te maken.

De sit-down meeting op zijn plaats zetten

Sit-down meetings zijn een 'bedreigde soort', maar het is onwaarschijnlijk dat ze volledig zullen uitsterven.

Ze waren een belangrijke stap in de evolutie van vergaderingen, en ze bieden nog steeds een leuke sociale pauze waar mensen voor de vergadering kunnen kletsen bij de koffie en een fruitschaal. Ze hebben hun plaats in teambuilding, samen met retraites en bowlingavonden.

Maar sit-down meetings zijn informatieknelpunten die uw organisatie zich niet kan veroorloven, en ze vreten zoveel personeelstijd op dat iedereen door liften en gangen slentert om samen te komen.

Een keer per maand is goed voor een sit-down meeting.

Conferentiegesprekken zijn gratis op te zetten en zo flexibel dat u letterlijk een team kunt samenstellen en binnen tien minuten een beslissing kunt nemen zonder iemands werkstroom te onderbreken. Je kunt zelfs gebruiken Conferentiegesprek opnemen om een ​​MP3-opname van de vergadering te maken voor iedereen die niet aanwezig kon zijn, en voor notulen.

Knelpunten in kantoorinformatie doorbreken met Slack Integration with Conference Calls is de eenvoudigste manier om een ​​organisatie een goed gevoel te geven en beter te laten presteren.