Voor alle soorten professionals kan telefonisch vergaderen een (verrassend) stressvolle beproeving zijn. In tegenstelling tot traditionele persoonlijke ontmoetingen waarbij u gedeeltelijk kunt vertrouwen op lichaamstaal en andere visuele signalen om te helpen bij de communicatie, hangt uw succes bij telefonische vergaderingen bijna volledig af van hoe goed u zich aan de telefoon gedraagt. Als je een telefonische vergadering leiden of deel te nemen aan een telefonisch interview, dit kan de druk vergroten die u voelt om ervoor te zorgen dat elk woord dat uit uw mond komt perfect is. Maar vrees niet, telefonische vergaderingen, angst voor telefonische vergaderingen is heel gewoon en kan worden aangepakt door deze stappen te volgen:
Laat u niet verrassen door uw conference call!
Zelfs als je meestal een van die "go with the flow"-types bent, kan het voorbereiden van een ruwe schets van wat je van plan bent te zeggen van tevoren je helpen om je beter voorbereid en zelfverzekerd te voelen wanneer je deelneemt aan een conference call. Als u een deelnemer bent, maakt u een lijst van vijf tot tien gesprekspunten of antwoorden op vragen waarvan u verwacht dat ze tijdens het gesprek ter sprake zullen komen. Als u het gesprek leidt, neem dan vroeg de leiding door de agenda met de andere bellers aan het begin van uw conferentie door te nemen, zodat iedereen de volgorde van de te bespreken onderwerpen kent.
Dingen zijn anders wanneer u een groep mensen telefonisch aanspreekt. Terwijl een praatje en geklets misschien goed zijn om de stemming te verlichten en een verstandhouding op te bouwen tijdens persoonlijke ontmoetingen, komt humor over het algemeen niet zo goed over aan de telefoon. Met meerdere mensen aan de telefoon die elkaar niet kunnen zien, kan humor, samen met enig gevoel voor komische timing, gemakkelijk verloren gaan. Om verwarring of mogelijk ongemakkelijke misverstanden te voorkomen die het gevolg kunnen zijn van een slecht getimede grap, kun je je bij wijze van spreken beter aan het script houden en het gesprek altijd on-topic houden.
Een andere methode om de angst voor telefonische vergaderingen te overwinnen, is door vooraf te oefenen en u voor te bereiden op uw volgende gesprek. Een oefenconferentiegesprek voeren met een vriend of collega is de beste manier om vertrouwd te raken met de procedure voor telefonisch vergaderen en te oefenen wat u van plan bent te zeggen voor uw aanstaande telefoongesprek. Als het beheersen van de kunst van de telefonische vergadering iets is waar u aan moet werken, kunt u overwegen: conferentiegesprek opnemen. Het opnemen van een gesprek geeft u niet alleen de mogelijkheid om uw gesprek op een later tijdstip te beluisteren en te bekijken, maar het zorgt er ook voor dat u alles wat tijdens het gesprek is besproken, kunt vastleggen voor toekomstig gebruik.
Ongeacht wie er aan de andere kant van de lijn zit, aan het eind van de dag is een telefonische vergadering een telefonische vergadering. Hoewel het altijd een goed idee is om jezelf voor te bereiden op een vergadering, zal struikelen over een paar woorden niet het einde van de wereld zijn. Bereid uw gespreksonderwerpen voor, haal diep adem of twee en bel op de afgesproken tijd. Onthoud: of u nu de oproep leidt of een uitgenodigde gast bent, u neemt deel aan de conferentie omdat u een slimme, capabele persoon bent die iets waardevols bij te dragen heeft.
Maak uw FreeConference.com-account aan en krijg toegang tot alles wat u nodig heeft om uw bedrijf of organisatie van start te laten gaan, zoals video en Scherm delen, Oproepplanning, Geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringenEn nog veel meer.
