Personeel op de hoogte houden via kwartaalvergaderingen, e-mails en telefonische vergaderingen

De meeste bedrijven bekijken hun voortgang in elk kwartaal; dit is een goed moment om te kijken hoe het bedrijf de afgelopen maanden is vergaan. Het biedt de mogelijkheid om doelen te stellen en onverwachte problemen aan te pakken. Traditioneel gebeurt dit door de juiste afdelingshoofden en andere relevante medewerkers op een centrale plek te organiseren.

Eenvoudig telefonisch vergaderen

In de moderne zakenwereld kan het behoorlijk kostbaar zijn om personeel voor algemene vergaderingen in te schakelen. Met vestigingen die zich vaak op verschillende continenten bevinden, kan het ongemak en de impact op de schema's van elk verkooppunt vaak groter zijn dan de waarde van de vergadering in kwestie.

Gelukkig is er een kostenvriendelijke oplossing die deze nadelen elimineert en een gemakkelijke manier biedt om de informatie door te geven die nodig is voor uw bedrijf om de winst te maximaliseren en optimaal gebruik te maken van de tijd en middelen van werknemers.

Een waardevolle bron voor dit doel is freeconference.com, dat vanaf elke telefoon kan worden gebruikt en gratis verbinding kan maken met partijen overal ter wereld. Dit gebeurt met behulp van een lokaal nummer en een verstrekte toegangscode.

In tegenstelling tot Skype is bij FreeConference.com geen internetverbinding nodig en is er geen limiet aan het aantal bellers dat mag deelnemen. Gesprekken kunnen worden opgenomen en hoewel er een maximale duur van zes uur per sessie is, is het aantal gesprekken per dag onbeperkt.

Goede ouderwetse e-mail mag niet worden verdisconteerd

 Hoewel conference calls een geweldige manier zijn om direct input of feedback te krijgen over nieuwe ontwikkelingen of doelen binnen het bedrijf, heeft e-mail een visueel voordeel. Als er grafieken of verkoopgrafieken zijn die elke deelnemer moet bekijken om de informatie volledig te verstrekken, is e-mail nog steeds een uitstekende distributieoptie.

Belangrijke punten om te onthouden

•         Wanneer u de methode kiest waarvoor uw informatie wordt gepresenteerd, zorg er dan voor dat u een formaat kiest dat voor elke deelnemer op dezelfde manier wordt weergegeven. Als niet alle divisies van uw bedrijf dezelfde versie van Microsoft Word gebruiken, kan de opmaak van zowel tekst als afbeeldingen rommelig en moeilijk te ontcijferen worden. In het slechtste geval kunnen ze onbegrijpelijk worden gemaakt. Als u niet zeker bent van de compatibiliteit tussen alle divisies, kunt u ervoor kiezen om Word-documenten op te slaan als pdf-bestanden. Hoewel er basis- en professionele versies van Adobe Acrobat zijn, worden documenten in elk op dezelfde manier weergegeven.

•         Microsoft PowerPoint is een standaard presentatievorm voor grote en kleine bedrijven, die informatie levert in een formaat dat duidelijk de gegevens en doelen overbrengt en, met de juiste hoeveelheid zorg, op een manier die de zintuigen streelt. Bij gebruik in samenwerking met een provider zoals FreeConference.com, kan het personeel tegelijkertijd van de ene dia naar de andere gaan, waardoor een zeer goede weergave van een echte persoonlijke vergadering wordt geboden. Een punt om te onthouden is de grootte van het bestand. Een PowerPoint die zwaar is op afbeeldingen en/of geluid kan grotere bestanden vereisen die de beperkingen van een e-mailserver kunnen belasten. Dit is minder waarschijnlijk een probleem met een bedrijfsserver, maar kan bezorgingsproblemen veroorzaken voor een werknemer die thuis inlogt of een wifi-site met een zwak signaal.

Hoewel persoonlijke interactie vaak de beste manier is om zaken te doen, is het niet altijd kosteneffectief. De bovenstaande methoden bieden bedrijven uitstekende middelen om eventuele inefficiëntie en kosten te bestrijden die zich kunnen voordoen wanneer ze hun voortgang elk kwartaal in kaart willen brengen.

---

Op zoek naar een betaalbare oplossing voor telefonisch vergaderen? Probeer FreeConference.com, de originele gratis service voor telefonisch vergaderen. Eenvoudig, betrouwbaar, gratis telefonisch vergaderen - geen downloads vereist. Maak nu uw gratis conferentie-account aan