Hoe u een productievere projectvergadering kunt houden?

Hoewel vergaderingen belangrijk zijn om de samenwerking tijdens een projectvergadering te vergemakkelijken, kunnen ze een enorme tijdverspilling zijn. In werkelijkheid, de meeste mensen beschouwen ongeveer de helft van de vergaderingen die ze bijwonen als "tijdverspilling", en dit frustreert hen niet alleen, maar het maakt het ook moeilijker voor hen om gefocust te blijven op de taak die voorhanden is.
Daarom is het van cruciaal belang dat u manieren vindt om uw projectvergaderingen productiever te maken. Als u dit doet, verandert de manier waarop uw team naar vergaderingen kijkt, waardoor deze vergaderingen een nuttige ruimte worden waar mensen hulp kunnen zoeken bij problemen, suggesties kunnen doen aan anderen en updates kunnen krijgen over de algehele status van het project.
Dit is gemakkelijker gezegd dan gedaan, dus om u te helpen het meeste uit uw volgende projectvergadering te halen, moet u de volgende vergadertactieken toepassen.

Maak een agenda en verspreid deze

Het eerste dat u moet doen om een ​​productievere projectvergadering te houden, is bepalen wat er precies zal worden besproken als iedereen in dezelfde ruimte zit. Het samenstellen van een agenda helpt u bij het beantwoorden van de vraag "waar is deze vergadering voor?" wat helpt te verduidelijken of de vergadering inderdaad nodig is.
Verder is het belangrijk dat u deze agenda minimaal een volle dag van tevoren naar alle deelnemers van de vergadering stuurt. Dit zal hen helpen een idee te krijgen van waar de vergadering over gaat, en in het geval dat u iets nieuws gaat bespreken, zal het mensen helpen om over dingen na te denken voordat ze naar de vergadering gaan.
Wat dit punt betreft, als er nog iets is dat u wilt dat mensen doen voordat ze naar de vergadering komen, zorg er dan voor dat u dat in uw agenda vermeldt. Als je bijvoorbeeld wilt dat ze iets lezen, of als je wilt dat ze wat gegevens verzamelen, dan is het slim om ze dit van tevoren te vertellen, zodat je er meteen bij kunt zijn als de projectvergadering begint.

Tijdslimieten instellen en respecteren

Een deel van wat een vergadering onproductief maakt, is het overschrijden van de tijd die ervoor is uitgetrokken. Vergaderingen zijn er voor specifieke doeleinden, en als je begint af te dwalen van de taak die voorhanden is, is het gemakkelijk om tijd te verliezen en de vergadering te verlengen of te beëindigen zonder je doel te bereiken.
Een goede manier om dit te voorkomen, is door voor elk agendapunt een tijdslimiet in te stellen en je daaraan te houden. Als er iets gebeurt waardoor u de toegewezen tijd overschrijdt, overweeg dan om dat punt in te dienen; je kunt altijd nog een vergadering plannen met een andere groep mensen om het later te bespreken. Door het werk op deze manier op te splitsen, kunt u uw projectteam ook succesvoller maken.
Ten slotte kunt u ook timers gebruiken om tijdslimieten te respecteren en uw vergadering op schema te houden. Als u dit doet, wordt u niet alleen productiever, maar laat u uw team ook zien dat u hun tijd respecteert en al het mogelijke zult doen om verspilling ervan te voorkomen.

Zorg voor de juiste mensen in de kamer

Een deel van de sleutel tot een productieve projectvergadering is ervoor te zorgen dat de juiste mensen, en alleen de juiste mensen, aanwezig zijn. Er is niets erger dan een uur in een vergadering doorbrengen waar u niet aanwezig hoefde te zijn, en als dit gebeurt, komt dat grotendeels doordat de organisator van de vergadering niet genoeg tijd heeft besteed aan het vragen wie er echt moest zijn.
Om u hierbij te helpen, moet u rekening houden met de verschillende soorten vergaderingen die u kunt hebben, zoals:

• Beslissingsbijeenkomsten: Het doel van deze bijeenkomst is om samen te werken en de beste weg voorwaarts te vinden, en dit betekent dat alleen degenen die het project in zijn geheel begrijpen aanwezig zouden moeten zijn. Alle anderen zullen gewoon extra zijn, en dit zal de vergadering zinloos maken.
• Werkvergaderingen: Deze vinden plaats wanneer mensen moeten samenwerken aan een specifieke taak, en alleen degenen die verantwoordelijk zijn voor het voltooien van deze taak hoeven in de vergadering aanwezig te zijn.
• Terugkoppelingsbijeenkomsten: Deze geven managers de mogelijkheid om van hun team te horen wat werkt en wat niet. Het is goed om deze gedurende de hele levenscyclus van het project te hebben, zodat mensen zich vrij kunnen voelen om hun mening te geven als er iets niet goed gaat. En afhankelijk van de grootte van uw team is dit het enige type vergadering waar mogelijk iedereen aanwezig moet zijn.

Gebruik de juiste tools

De tools die u gebruikt, zullen ook een grote rol spelen bij het bepalen van hoe productief uw vergaderingen zijn. Scherm delen, videoconferenties en whiteboarding maken het bijvoorbeeld allemaal gemakkelijker voor u om samen te werken met mensen in de ruimte, waardoor uw vergadering efficiënter wordt. En al deze tools en meer worden aangeboden door FreeConference.com.
Het belang van het hebben van de juiste tools is zelfs nog groter op de werkplekken van vandaag. Zoveel bedrijven hebben meerdere locaties, of staan ​​mensen toe geen kantoor, wat betekent dat mensen verspreid zijn over verschillende steden of landen. Door de juiste technologie te gebruiken, kan het lijken alsof iedereen zich in dezelfde ruimte bevindt, waardoor het voor u gemakkelijker wordt om een ​​productieve projectvergadering te houden.

Transformeer uw volgende projectvergadering

Zorg ervoor dat u uw team betrekt bij het planningsproces van de vergadering en verzamel feedback van hen zodat u uw vergaderingsproces kunt verbeteren. Door de hier besproken tactieken toe te passen, verandert u uw vergaderingen van vervelende tijdverspillers in mogelijkheden om samen te werken en te innoveren.

Over de auteur: Kevin Conner is een ondernemer die verschillende bedrijven bezit, waaronder Breedband zoeken, een service die mensen en bedrijven helpt bij het vinden van het voordeligste breedbandinternet. Het runnen en laten groeien van zijn bedrijven omvat uitgebreide projectplanning en -beheer en Kevin deelt zijn ervaringen graag met anderen om hen te helpen slagen.

[Ninja_form id = 7]