Conference calls zijn een effectief communicatiemiddel om teamgeest en een goede 'bedrijfscultuur' op te bouwen. Hoewel de organisatie profiteert van goed uitgevoerde telefonische vergaderingen door verhoogde productiviteit en winstgevendheid, profiteren de werknemers ook, omdat het: veel leuker om te werken in een gelukkige, betrokken werkplek.
Tenminste, als iedereen samenwerkt en een goede conference caller weet te zijn. Hier zijn vijf tips over hoe u uw bijdrage kunt leveren aan het opbouwen van teamgeest met teleconferenties, en waarom ze het waard zijn om te doen.
Een van de redenen waarom conference calls zo effectief zijn, is omdat ze ieders tijd respecteren. Door reistijd te elimineren, zelfs wanneer mensen in hetzelfde gebouw werken, besparen ze uren en uren personeelstijd.
Je hebt wel wat beters te doen dan naar een vergadering te gaan.
Tijdwinst maakt het mogelijk om frequentere communicatie in te plannen, wat beter is voor iedereen, aangezien gebrek aan communicatie een enorme bron van disfunctioneren in organisaties is.
Voor elke minuut dat je te laat bent voor een gesprek met 15 mensen erop, verspil je 15 "persoonminuten" van ieders tijd. Tijd verspillen is als zwerfvuil. Zodra de eerste persoon een stuk afval op een openbare plaats gooit, doet iedereen dat. Wees niet die eerste persoon!
Als u nog niet bekend bent met conferentiegesprekken, zorg dan dat u 10 minuten eerder aanwezig bent en vraag een buddy om u te helpen vertrouwd te raken met de technologie. Als je een oude professional bent, is twee minuten te vroeg prima, dus je kunt je aanmelden bij de Shared Desktop, de agenda bekijken, je geest naar de vergadering brengen en klaar zijn om te gaan wanneer de klok slaat.
Nog een reden waarom conference calls voorbij zijn echte telefoonlijnen (niet Skype of VOIP) zo goed zijn, is dat de uitstekende geluidskwaliteit het voor iedereen mogelijk maakt om de subtiele "lichaamstaal"-signalen te horen die ze nodig hebben om elkaar echt te begrijpen.
Als iemand van streek is, moet iedereen dat weten zodat ze kunnen helpen. Als iemand extatisch is omdat ze net een grote mijlpaal hebben bereikt, is die opwinding in hun stem wat je hoorde.
Door mensen te helpen, successen te vieren en goede ideeën te delen, gebruikt u teleconferenties om teamgeest op te bouwen en uw bedrijfsresultaten te verbeteren.
Helaas kan zelfs het achtergrondgeluid van de locatie van een slecht gekozen beller een aapsleutel in een goede telefonische vergadering gooien. Daarom zorgt een goede afstelling ervoor dat alles soepel verloopt.
Je moet in een rustige ruimte zijn, waar achtergrondgeluid niet in het gesprek doordringt of je afleidt, en je hebt een telefoon van goede kwaliteit nodig, zodat iedereen alles kan horen wat ze nodig hebben.
Als de persoon die je voor de telefonische vergadering heeft uitgenodigd er niet echt om geeft wat je van de kwestie vindt die wordt besproken, dan zouden ze je in een cc in een groeps-e-mail hebben gezet.
Je bent uitgenodigd voor het gesprek omdat iemand je hersens wil. Ze willen niet de helft van je hersenen, terwijl je wat bestanden leest of een paar e-mails verstuurt.
Nooit multitasken tijdens een telefonische vergadering.
De keerzijde hiervan is dat als je echt gefocust bent, en je voelt dat je een bijdrage wilt leveren, Ga ervoor! Het is een tragedie wanneer iemand een goed idee verstikt tijdens een telefonische vergadering.
Je bent uitgenodigd om deel te nemen, dus wees niet verlegen.
Als je spreekt, stel jezelf dan voor, zodat iedereen weet wie je bent, zelfs als je incheckt na een minuut of twee stilte. Houd uw telefoon dicht bij uw mond of ga dicht bij de microfoon. Begin met "kan iedereen me horen?" Spreek langzaam en maak je geen zorgen dat je te luid bent. Mensen kunnen je altijd afwijzen, maar als je niet luid genoeg bent, verspil je tijd.
Als je eenmaal door de "soundcheck" bent, druk jezelf uit. Daar ben je voor. Breng uw idee duidelijk over als u het woord voert. Tegelijkertijd is het goed om op te merken wanneer u het grootste deel van het gesprek voert tijdens een telefonische vergadering. Praten is leuk, maar je kunt ook teveel van het goede hebben. Het delen van de vloer bouwt teamgeest op.
Nogmaals, als het je eerste telefonische vergadering is, vraag dan technische hulp bij het opzetten en vraag of je telefoon goed klinkt. Kunnen mensen je horen als je praat? Maak je echo's? Het gebruik van een smartphone van goede kwaliteit is prima, maar demp eventuele waarschuwingen.
Als je alleen een goedkope speakerphone hebt, kun je erop luisteren, maar alleen in de headset spreken. Gebruik de mute-knop van je telefoon als je niet aan het praten bent, en zet het gesprek niet in de wacht, zodat je Muzak niet uitzendt in een belangrijke discussie.
"Bedankt voor het bellen met RamJac Corporation. Door het grote aantal telefoontjes..."
Onthoud ook dat er tools zijn die uw leven gemakkelijker zullen maken bij het afhandelen van oproepen voor professionele doeleinden. In plaats van te vertrouwen op oudere analoge vaste lijnen, gebruikt u bijvoorbeeld apps voor zakelijke telefoonnummers zal de ervaring naadloos en handiger maken, zowel voor u als voor de mensen met wie u praat.
Bij conference calls draait alles om het opbouwen van teamgeest door belangrijke informatie te delen en samen beslissingen te nemen. Wees niet verlegen en maak je geen zorgen over alle kleine technische details. Als je een goede telefoon en een rustige locatie hebt, win je. Het team kan u helpen uw volumeniveaus goed te krijgen.
Een beroemde komiek zei ooit: "90% van het leven komt opdagen." Uw volledige focus en energie in een conference call steken, is de belangrijkste manier om een goede conference caller te zijn.
Maak uw FreeConference.com-account aan en krijg toegang tot alles wat u nodig heeft om uw bedrijf of organisatie van start te laten gaan, zoals video en Scherm delen, Oproepplanning, Geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringenEn nog veel meer.
