Succesvol en productief houden gratis telefonische vergadering, zoals veel andere dingen, is een kwestie van voorbereiding, gezond verstand en een beetje creativiteit die er voor de goede orde in wordt gegooid.
- Zelfs als je het al honderd keer eerder hebt gedaan, wees de eerste die op je conferentie arriveert. Je bent beter georganiseerd om de vergadering te beginnen en je kunt iedereen persoonlijk verwelkomen.
- Herinner iedereen eraan om hun telefoons op mute tijdens het gesprek, en om hun telefoons niet in de wacht te zetten tijdens de gratis telefonische vergadering. Wachtmuziek of pieptonen van hun telefoon kunnen door de conferentie worden opgepikt.
- Vraag iedereen aan het gesprek om een opmerking of vraag vooraf te laten gaan aan hun naam, zodat iedereen weet wie er aan het woord is.
- Voor gepland tijdens vergaderingen, verspreidt u de inbelinformatie van tevoren samen met al het achtergrondmateriaal dat nodig is voor het gesprek.
- Werk vanuit een rustige plek. Hoeveel ik ook van ze hou, mijn parkieten worden voor een conferentie uit mijn thuiskantoor gehaald. Zet in dezelfde lijn radio's uit, demp andere telefoons en sluit uw kantoordeur om achtergrondgeluid te elimineren.
- Het opnemen van uw telefonische vergadering is een uitstekend idee, zelfs wanneer iemand aantekeningen maakt. Als u een gesprek opneemt, laat het dan aan iedereen weten.
