6 regels voor een boeiende en succesvolle webconferentie of presentatie

Naarmate meer en meer organisaties online gaan, worden webconferenties en presentaties steeds populairder. Hoewel vergadersoftware elke dag geavanceerder wordt, zal een virtuele vergadering of presentatie altijd anders zijn dan een persoonlijke powwow. Dat wil niet zeggen dat virtuele vergaderingen zijn inferieur aan het meer traditionele model. Webconferenties hebben verschillende voordelen ten opzichte van persoonlijke gesprekken, maar ze hebben hun eigen unieke vereisten. Om u te helpen een boeiende, gedenkwaardige virtuele presentatie of vergadering samen te stellen, hebben we een lijst samengesteld met 6 gouden regels om webconferenties boeiend te maken. Onthoud alleen: een succesvolle webconferentie vergt veel werk!

1. Wees voorbereid op een succesvolle webconferentie:

Voorbereiding is van onschatbare waarde voor succes in bijna elk facet van het leven, maar als het gaat om het creëren van een sympathieke virtuele presentatie, het is zelfs nog belangrijker. Zorg ervoor dat u in de week voorafgaand aan de vergadering een agenda naar alle aanwezigen stuurt, wat vooral belangrijk is als u een aantal sprekers ontvangt. Visuals, zoals dia's of video's, moeten ook voorafgaand aan de vergadering worden verzonden. Dit geeft uw team de kans om vertrouwd te raken met de inhoud. Zorg er ook voor dat u ten minste een dag van tevoren inloggegevens (toegangscodes, URL's en inbelnummers) verzendt, zodat deelnemers hun software indien nodig kunnen bijwerken. Geef elke deelnemer altijd een manier om u offline te bereiken in het geval ze technische problemen ondervinden.

2. Offer Chit Chat en Ice Breakers niet op:

Bij het hosten van een virtuele vergadering is het verleidelijk om direct in de agenda te springen op het moment dat de laatste persoon inlogt. Weersta deze verleiding! Persoonlijke ontmoetingen zijn zelden op deze manier gestructureerd. Er is vaak een beetje geklets en lichte vermenging voordat je aan de slag gaat. Dit is essentieel voor het opbouwen van een positieve relatie met uw team, wat de samenwerking in de toekomst zal vergemakkelijken. Integreer een sociaal element in uw virtuele evenement door te beginnen met een ijsbreker. Vraag gewoon aan elk teamlid wat hij of zij in het weekend heeft gedaan of een soortgelijke vraag voordat je aan de taak begint.

3. Houd het stil en minimaliseer achtergrondgeluiden:

Autoalarmen, lawaaierige radiatoren en eigenzinnige mobiele telefoons kunnen de flow van een presentatie verstoren, maar dit geldt vooral als u het hosten van een webconferentie. FreeConference biedt een groot aantal handige moderatorbedieningen, zoals de presentatiemodus, die alle deelnemers aan het gesprek dempt, behalve de spreker, waardoor het achtergrondgeluid op de locatie van elke deelnemer wordt beperkt. Voor meer tips over het behouden van de geluidskwaliteit van uw gesprek, zie Conferentielijnen duidelijk en zonder onderbrekingen houden.

4. Houd het snel en houd je aan de notulen van je conference call:

Als het gaat om de lay-out van de presentatie zelf, is het belangrijk om je bewust te zijn van de beperkingen van een virtuele vergadering versus een persoonlijk gesprek. Houd er rekening mee dat elk lid van uw publiek lange tijd achter hun computer zit. Om een ​​succesvolle webconferentie te hebben, kunt u het beste tot het uiterste gaan. Informeer uw publiek, maar overbelast ze niet. Creëer een sterk thema voor je presentatie. Bedenk waar uw publiek naar op zoek is in die presentatie en probeer deze vervolgens zo beknopt mogelijk te brengen. Als het essentieel is dat je veel grond bestrijkt, zorg er dan voor dat je deelnemers de gelegenheid geeft om hun benen te strekken of een kopje koffie te drinken. Doe je best om niet van de agenda van de vergadering af te wijken; u wilt dat uw publiek een realistisch beeld heeft van hoe lang de presentatie zal duren.

5. Houd de aandacht van je publiek door interessant te blijven:

Vergeet nooit dat de deelnemers aan uw virtuele vergadering achter hun computer zitten, over het algemeen ongecontroleerd. Dit betekent dat je concurreert met de hoeveelheid kattenmemes van internet. Houd uw publiek betrokken door regelmatig vragen te stellen. De Hand-Raise-functie van FreeConference maakt het gemakkelijk om vast te stellen wie een antwoord heeft en zorgt ervoor dat de hele groep niet tegelijk kan spreken. Met de Q&A-modus kunnen deelnemers zichzelf dempen en het dempen opheffen. Deze functie is met name handig als u ideeën van uw teamleden wilt crowdsourcen. Vergeet niet om na elke presentatie het woord vrij te maken voor vragen en denk eraan om in een iets langzamer tempo te bewegen dan bij een typische persoonlijke ontmoeting. De meeste communicatiesystemen hebben een vertraging van twee tot drie seconden; vergeet dus niet langer dan normaal te pauzeren als je op een reactie wacht.

6. Houd het mooi - gebruik presentatiebeelden:

Naast het stellen van vragen, zijn er nog andere dingen die u kunt doen om uw publiek betrokken te houden. Het toevoegen van een sterk visueel element aan uw presentatie is de sleutel tot het maken van een webconferentie interessant. Visuals kunnen de afhaalpunten van de presentatie versterken en in sommige gevallen zelfs een element van humor of entertainment toevoegen aan een verder droge presentatie. Als u dia's gebruikt, zorg er dan voor dat u ze eenvoudig en overzichtelijk houdt. Elke dia moet beperkt zijn tot één idee en mag alleen de meest essentiële informatie bevatten. Dit houdt uw dia's in beweging en geeft uw presentatie vaart en helpt u om een ​​succesvolle webconferentie te houden.

Heb je geen account? Meld u nu aan!

[Ninja_form id = 7]