Vandaag is de dag!
"Piep piep piep", het alarm van de smartphone verbreekt de lange stilte van de sluimer, waardoor John wakker wordt voor een nieuwe werkdag. Terwijl zijn gedachten samenkomen, dringt het tot hem door: dit is niet zomaar 'een nieuwe werkdag', het is de grootste bijeenkomst in zijn jonge carrière.
John is altijd een harde werker geweest; hij is vaak de eerste op kantoor en de laatste die vertrekt, hij voltooit zijn werk altijd op tijd en helpt soms zelfs collega's om hun deadlines te halen.
Maar ondanks zijn arbeidsethos, is John altijd... over het hoofd gezien. Hij was de laatste in zijn klas die werd gepromoveerd en heeft altijd moeite gehad om aandacht van zijn superieuren te krijgen.
Maar dat alles eindigt vandaag. Dit is de kans waar John op heeft gewacht.
"Oké John, haal diep adem," mompelt John tegen zichzelf terwijl hij stilletjes zijn ontbijtgranen eet. Er loopt een druppel melk langs zijn kin, maar hij is te veel bezig om het op te merken -- het enige waar hij aan kan denken is de grote vergadering.
“Er staat veel op het spel en deze ontmoeting moet perfect verlopen. Ik zou de stappen naar succes moeten doornemen voor een belangrijke vergadering”.
De mensen maken de vergadering: daarom moet ik ervoor zorgen dat ik iedereen uitnodig die nodig is, en de deelnemerslijst dubbel controleren. Op deze manier kunnen er beslissingen worden genomen in de vergadering.
Ik heb ook een e-mail gestuurd met alle presentatiematerialen en bronnen die mijn vergadering nodig heeft. Omdat er veel te bespreken zal zijn, heb ik ervoor gezorgd dat al het voorbereidende werk is afgerond.
Het hebben en verspreiden van een vooraf opgestelde agenda is de belangrijkste factor voor een succesvolle vergadering, omdat het je in staat stelt doelen te definiëren, anderen te waarschuwen en controle te krijgen over mijn conferentie.
Mijn agenda bevat ook een persoonlijke checklist om me te helpen het tempo van de conferentie te matigen.
Deelnemers hebben maar een beperkte aandachtsspanne, dus timemanagement is cruciaal!
Wanneer de vergadering begint, zal ik al mijn leden vertellen om alle onnodige technologieën uit te schakelen. Aangezien er veel belangrijke beslissingen moeten worden genomen, is afleiding het laatste wat ik nodig heb, en smartphones kunnen daarvoor de grootste portal zijn.
Ik moet er ook voor zorgen dat iedereen de kans krijgt om te spreken en dat hij zich op zijn gemak voelt om eerlijk te zijn over onze situatie.
Blijf altijd bij het onderwerp.
Over bij het onderwerp blijven gesproken, de parkeerplaats kan een goedmaker zijn voor een misgelopen vergadering, omdat het ervoor zorgt dat 'waardige' onderwerpen opnieuw worden bekeken, terwijl het me de vergunning geeft om het gesprek terug naar de agenda te sturen.
Als een deelnemer aan de vergadering een onderwerp ter sprake brengt dat niet relevant is voor de agenda, zal ik zijn idee opschrijven in het gedeelte Parkeerplaats van de agenda en hem vertellen dat we het later opnieuw kunnen bekijken.
Met een beetje geluk zal de vergadering soepel verlopen en al zijn doelstellingen bereiken, maar er is altijd een kans dat er iets niet volgens plan verloopt.
Ik zal sterk moeten eindigen door alle actieplannen te herhalen die tijdens de vergadering zijn overeengekomen, inclusief wie elke taak is toegewezen en wat hun deadline is.
Ik zal er ook zeker van zijn om alle informatie en beslissingen te delen met niet-aanwezigen, zodat ze niet buiten de kring worden gehouden.
John grinnikt zachtjes en klopt zichzelf op de rug...
"Goed gesprek. Ik heb alles gedaan wat ik kan voor het grootste evenement van mijn carrière. Hopelijk wordt het harde werken beloond."
Nadat hij zijn mondhoeken heeft gedept met een servet in de buurt, staat hij op van de salontafel en verlaat de keuken.
John trekt zijn gelukspak en stropdas aan, haalt diep adem en loopt de deur uit.
Het is zonnig.
[Ninja_form id = 7]
Maak uw FreeConference.com-account aan en krijg toegang tot alles wat u nodig heeft om uw bedrijf of organisatie van start te laten gaan, zoals video en Scherm delen, Oproepplanning, Geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringenEn nog veel meer.
