De sleutel tot het leiden van een effectieve formele vergadering is een goed doordachte agenda. Wanneer u zich van tevoren voorbereidt door van tevoren een agenda te schrijven met gedetailleerde informatie over de vergadering, bespaart u niet alleen tijd voor alle betrokkenen, maar heeft u ook meer kans op een succes.
Hier zijn 5 items die u altijd moet opnemen bij het maken van een effectieve vergaderagenda:
Dit is misschien wel het belangrijkste onderdeel van de agenda. Het specificeert het doel van de vergadering en de uitkomst of beslissing die u aan het einde hoopt te bereiken. Het geeft alle betrokkenen een duidelijk beeld van wat u probeert te bereiken en waarom hun deelname wordt gewaardeerd.
Wanneer starten met het doel op de agenda staat, ben je meer gefocust op het eindresultaat. terwijl u de rest van de vergaderagenda maakt en de efficiëntie van uw vergadering verbetert voordat deze zelfs maar begint.
Zodra het doel van de vergadering is vastgesteld, bereidt u de vergadering voor met een lijst van belangrijke discussieonderwerpen.
Elk discussieonderwerp moet helpen bij het bereiken van het doel van de vergadering. De lijst kan kort zijn, maar moet voldoende gedetailleerd zijn zodat teamleden zich kunnen voorbereiden op de teamvergadering om een effectieve bijdrage te leveren.
Een veelgebruikte methode is om elk onderwerp als een vraag te positioneren. Dit zet het denkproces voor uw deelnemers op gang en biedt een check-in over de relativiteit ervan ten opzichte van het doel van de vergadering.
Elk onderwerp moet een eigenaar hebben en een bepaalde hoeveelheid tijd om het onderwerp te behandelen. Eigendom van een onderwerp zorgt voor verantwoordelijkheid. Een tijdsbestek houdt de vergadering op schema. Download hier onze gratis vergaderagenda: Gratis agenda voor conferentievergaderingen downloaden
De uitdaging doet zich voor, niet bij het beslissen wie je uitnodigt, maar wie je niet uitnodigt. Alleen mensen die echt bij de vergadering moeten zijn, zouden op deze lijst moeten staan.
Als u uw vergaderdoelen hebt vastgesteld en vergaderonderwerpen hebt toegewezen, moet u een goede basis hebben om mee te werken om uw lijst met deelnemers af te ronden. Stel jezelf met dat in gedachten drie vragen bij het overwegen van elke deelnemer aan de vergadering. Als u een van de vragen met ja beantwoordt, voegt u hem of haar toe aan de lijst met agendapunten:
Als je het niet zeker weet, overweeg dan om zijn of haar aanwezigheid optioneel te maken. U kunt in plaats daarvan altijd een samenvatting, opname of transcriptie na de vergadering verzenden. Vergadernotulen van een notulist, niet altijd vereist.
Een van de grootste klachten over zakelijke bijeenkomsten is dat ze tijdverspilling zijn. Het beheren van vergaderingen wordt eenvoudiger wanneer synchronisaties ongeveer 30 minuten blijven. Wees respectvol voor de tijd van uw collega's zonder tijd te verspillen of resultaten te verliezen.
De opvolging is net zo belangrijk als de vergadering zelf. Aan de onderkant van de sjabloon voor vergaderagenda, is het nuttig om een sectie op te nemen waar deelnemers aantekeningen kunnen maken en actiepunten, beslissingen en afhaalpunten kunnen documenteren. Met dit gedeelte worden de conclusies van de bijeenkomst geordend en kunnen deelnemers het proces visualiseren dat daarna moet plaatsvinden.
Tijdens de vergadering kunnen onverwachte onderwerpen opduiken die de focus wegleiden van het einddoel. Om op schema en op tijd te blijven, "parkeert" de off-topic discussie in de "Parkeerplaats", meestal aan het einde van de agenda, om deze buiten de vorige vergadering opnieuw te bezoeken. Een andere veelgebruikte term hiervoor is 'Laten we dit offline halen'.
Dit is vooral belangrijk als deelnemers op afstand aan uw vergadering zullen deelnemen. Zorg ervoor dat alle details van de conferentie duidelijk omlijnd en correct zijn, inclusief inbelnummers, toegangscode en eventuele links naar uw online vergaderruimte.
Of maak een vergadering met FreeConference.com en de details van de conferentie worden samen met uw vergaderagenda ingevuld in alle uitnodigingen en herinneringen.
Vooraankondiging geeft deelnemers de tijd om zich voor te bereiden op de bestuursvergadering en om ervoor te zorgen dat ze geen conflicten in hun schema hebben.
Voorafgaande kennisgeving geeft deelnemers de tijd om zich voor te bereiden op de vergadering en om ervoor te zorgen dat ze geen conflicten in hun planning hebben.
Maak uw FreeConference.com-account aan en krijg toegang tot alles wat u nodig heeft om uw bedrijf of organisatie van start te laten gaan, zoals video en Scherm delen, Oproepplanning, Geautomatiseerde e-mailuitnodigingen, herinneringenEn nog veel meer.
