Terdapat 3 perkara dalam hidup yang tidak dapat dielakkan: kematian, cukai, dan perjumpaan ...
Baiklah ... mungkin sedikit keterlaluan di sana tetapi jika anda pernah bekerja, kemungkinan anda pernah berada dalam pertemuan. Walaupun peratusan perjumpaan produktif boleh berkisar antara 33 hingga 70%, kita semua dapat bersetuju bahawa kita lebih suka pertemuan yang produktif daripada yang tidak produktif. Faktor besar pertemuan produktif adalah Peranan Mesyuarat, yang memfokuskan tugas ahli mesyuarat untuk memastikan sesi yang berkesan -- seperti jawatan dalam pasukan sukan atau tukang masak yang berbeza di dapur. Berikut adalah 4 peranan mesyuarat utama yang perlu diberikan kepada setiap mesyuarat.
"Bukan sahaja saya akan menjadi sebahagian daripada pertemuan itu, saya juga akan berada di sana untuk memimpin pertemuan!"
Kedudukan yang paling penting dalam pertemuan mempunyai 3 kewajipan yang berbeza: Sebelum persidangan, mereka akan merancang dan menyelaraskan agenda, tempat, peralatan dan peserta, menangani semua kecelakaan, tempahan dan kecemasan yang tidak dijangka.
Semasa persidangan, mereka harus mengarahkan perbincangan supaya mengikut agenda yang telah diedarkan dan dipersetujui. Adalah tanggungjawab pemimpin untuk menetapkan peranan mesyuarat dan memastikan peluang bercakap yang sama untuk semua hadirin, mewujudkan persekitaran yang semua peserta merasa selesa untuk menyumbang kepada semua bengkel, serta semua percambahan idea dan perbincangan. Pemimpin juga bertanggungjawab terhadap sebarang peralatan seperti PowerPoint, Perkongsian skrin, atau visual lain.
Selepas perjumpaan, pemimpin harus menyampaikan secara berkesan apa kesimpulan dan langkah seterusnya, dan memberikan tanggungjawab kepada semua anggota pasukan untuk mengelakkan kekeliruan dan ketidakcekapan.
Peranan perjumpaan ini mencatatkan perkara penting yang dibuat semasa perjumpaan. Mereka akan sangat berkesan sekiranya mereka merangka agenda bersama dengan pemimpin supaya mereka tidak hanya biasa dengan agenda, mereka juga dapat menambahkannya apabila perlu. Pencatat juga menyebarkan agenda sebelum persidangan dan mengedarkan nota dan kesimpulan selepas itu.
Peranan pertemuan ini membantu pemimpin dengan masa yang dihabiskan untuk setiap perkara agenda. Penjaga masa mesti mempunyai pemahaman yang jelas mengenai agenda bimbing perbualan untuk perjumpaan untuk mengikuti slot masa yang diperuntukkan secara halus. Mereka juga akan mengingatkan semua peserta mesyuarat bila ada 5-10 minit pada item agenda semasa supaya para peserta mempunyai ukuran pengurusan masa yang lebih baik.
Tidak ada yang mahu menjadi orang awam ketika mereka bermain Mafia, tetapi peranan peserta memainkan peranan besar dalam menjayakan mesyuarat. Tugas utama para peserta adalah untuk memberi sumbangan dalam perbincangan, sama ada perkara agenda, percambahan fikiran atau perancangan. Peserta adalah peluasan pemimpin dalam pelbagai cara; mereka harus menyumbang sebanyak mungkin untuk item agenda, mewujudkan persekitaran yang selesa bagi orang lain untuk berkongsi idea mereka, dan melacak masa yang diperuntukkan sehingga pertemuan dapat berakhir dengan segera. Sekiranya pemimpin itu membuat keputusan yang pendek untuk para peserta selepas perjumpaan, minta penjelasan untuk mengelakkan kekeliruan.
Untuk meningkatkan keberkesanan perjumpaan berkala, saya cadangkan penggiliran peranan di antara ahli pasukan yang berbeza. Setelah setiap peserta mempunyai pengertian dan pengalaman umum dengan masing-masing peranan itu akan menginspirasi idea, perspektif, dan penyertaan mesyuarat yang baru!
Buat akaun FreeConference.com anda dan dapatkan akses ke semua yang anda perlukan agar perniagaan atau organisasi anda berjalan lancar, seperti video dan Perkongsian Skrin, Penjadualan Panggilan, Jemputan E-mel Automatik, PeringatanDan banyak lagi.
