Mengadakan mesyuarat atau panggilan persidangan secara berkala adalah penting untuk membina hubungan dan mencapai objektif bersama. Yang mengatakan, tidak ada yang suka terlibat dalam mesyuarat yang berlarutan dan berterusan tetapi tidak mencapai sedikit. Bukan hanya mengadakan mesyuarat seperti itu membuang masa dan menghalang produktiviti, terlalu banyak jenis panggilan ini boleh menyebabkan para jemputan tidak memandang serius mesyuarat berjadual anda. Dalam blog hari ini, kita akan membincangkan beberapa petua untuk bagaimana mengadakan panggilan panggilan persidangan yang lebih produktif dan kurang memakan masa.
Sama ada anda ingin membuat mesyuarat menjadi lebih pendek atau hanya ingin memastikan semua perkara agenda anda diselesaikan semasa persidangan anda, sedikit persiapan bersama dengan perisian panggilan persidangan percuma dapat membantu anda memastikan pertemuan tetap tepat waktu dan tepat waktu.
Daripada mengadakan mesyuarat, mengapa tidak hanya menghantar e-mel besar-besaran atau mesej sembang kumpulan?
Sudah tentu, e-mel, IM dan mesej teks adalah mudah—ia tidak memerlukan penjadualan dan orang ramai boleh membalasnya mengikut keselesaan mereka. Sesetengah situasi, bagaimanapun, memerlukan lebih banyak interaksi langsung
(tiada pun sengaja). telefon dan panggilan persidangan video bukan sahaja membantu membina hubungan peribadi antara peserta jauh, tetapi juga boleh menjadi lebih berkesan dari segi memudahkan perbincangan masa nyata. Perkara terbaik seterusnya untuk bertemu secara peribadi, telefon atau mesyuarat video yang diurus dengan baik membolehkan lebih banyak perkara dapat dikatakan dalam masa yang lebih singkat.
Lagipun, siapa yang mahu membaca e-mel sepanjang halaman?
Kunci untuk memimpin panggilan persidangan yang berjaya bermula dengan persediaan — mengetahui cara memulakan panggilan persidangan dengan betul akan menjadikannya lebih mudah untuk dikawal dan diurus sebaik sahaja ia bermula. Walaupun menyediakan panggilan persidangan atau persidangan video adalah sangat mudah, adalah baik untuk membiasakan diri anda lebih awal dengan asas-asas, seperti menentukan tujuan yang jelas untuk persidangan anda, mengetahui cara mendapatkan nombor panggilan persidangan dan cara mendail panggilan persidangan.
Salah satu langkah paling penting untuk menyediakan panggilan persidangan yang berjaya ialah menggariskan agenda. Walaupun agenda yang jelas tidak semestinya perlu menentukan setiap minit perbincangan semasa panggilan anda, agenda itu hendaklah cukup terperinci untuk dijadikan garis panduan untuk perkara yang anda rancang untuk ditangani. Jika anda bercadang untuk mengadakan panggilan persidangan selama sejam, sebagai contoh, anda mungkin mahu memperuntukkan 15 minit untuk membincangkan empat topik berbeza. Sudah tentu, masa untuk memperuntukkan setiap item agenda akan berbeza-beza bergantung pada bilangan item untuk dibincangkan dan bilangan peserta yang anda jangkakan. Menggunakan perisian persidangan percuma yang tersedia ialah cara terbaik untuk menjejaki masa kerana banyak perkhidmatan sedemikian menampilkan antara muka dalam talian dengan jam atau pemasa yang mula berjalan pada permulaan panggilan anda.
Terima kasih kepada pelbagai penyelesaian persidangan percuma di luar sana, tidak pernah semudah ini untuk mendapatkan baris persidangan khusus. Selepas membuat akaun percuma, kebanyakan perkhidmatan akan memberikan anda nombor dail masuk persidangan dan kod akses unik yang boleh digunakan untuk menghubungi talian persidangan anda pada bila-bila masa. Ramai juga yang menawarkan premium bebas tol dan nombor dail masuk antarabangsa juga.
Inilah bahagian yang rumit...gurau sahaja! Untuk memanggil ke persidangan, peserta hanya akan menghubungi nombor dail masuk yang diberikan dan, apabila digesa, masukkan kod akses yang diberikan kepada talian persidangan. Memandangkan setiap kod akses talian persidangan adalah unik, kod akses yang dimasukkan peserta akan menentukan siapa yang masuk (atau tidak masuk) ke panggilan anda!
Memastikan panggilan persidangan anda berjalan lancar semudah menanda kotak. The Senarai Semak Mesyuarat Persidangan Percuma ialah panduan anda untuk merancang dan mengadakan persidangan telefon dan mesyuarat web yang berjaya.
Sama ada anda menganjurkan mesyuarat secara bersemuka, melalui telefon atau melalui persidangan video, banyak perkara yang sama memenuhi keperluan pengurusan masih terpakai— seperti menetapkan agenda yang ditetapkan, menjemput semua orang yang sesuai dan meminimumkan perbualan tangensial. Satu kelebihan persidangan telefon dan web berbanding mesyuarat secara bersemuka, bagaimanapun, ialah tahap kawalan yang diberikan kepada moderator persidangan. Mengetahui cara menjalankan panggilan persidangan dengan berkesan bermakna mengetahui cara menggunakan kawalan ini.
Kawalan moderator persidangan memberi kuasa kepada ketua mesyuarat untuk menentukan siapa yang boleh—dan tidak— boleh didengar semasa panggilan persidangan. Selain tetapan persidangan yang boleh diubah, kebanyakan perkhidmatan perisian panggilan persidangan percuma membenarkan moderator mengawal persidangan mereka melalui arahan papan kekunci telefon dan kawalan papan pemuka dalam talian. Ciri-ciri papan pemuka dalam talian, seperti penceramah aktif, benarkan moderator mengawasi siapa yang bercakap dan mengambil bahagian semasa panggilan. Dengan membolehkan moderator menyenyapkan (berkemungkinan) peserta yang mengganggu, lebih mudah untuk memastikan mesyuarat berada di landasan yang betul dan mengekang perbualan tangensial.
Walaupun menganjurkan persidangan mungkin kelihatan menakutkan, menjalankan panggilan yang berjaya adalah sangat mudah memandangkan alat yang betul dan sedikit pengetahuan. Jika anda mempunyai sebarang soalan atau kebimbangan, anda sentiasa boleh melawati Halaman sokongan FreeConference untuk berhubung dengan pakar persidangan!
Perintis teknologi panggilan persidangan percuma, FreeConference.com dan pasukan pakarnya berada di sini untuk membantu anda menguasai seni panggilan persidangan yang berjaya. Dengan hanya beberapa klik tetikus, anda boleh menjadi tuan rumah untuk panggilan persidangan dan mesyuarat dalam talian anda sendiri. Daftar hari ini!
Buat akaun FreeConference.com anda dan dapatkan akses ke semua yang anda perlukan agar perniagaan atau organisasi anda berjalan lancar, seperti video dan Perkongsian Skrin, Penjadualan Panggilan, Jemputan E-mel Automatik, PeringatanDan banyak lagi.
