Постојат 3 работи во животот кои се неизбежни: смрт, даноци и состаноци ...
Во ред ... можеби малку претерување таму, но ако некогаш сте работеле, големи се шансите да сте биле на состанок. Иако процентот на продуктивни состаноци може да се движи некаде помеѓу 33 и 70%, сите можеме да се согласиме дека попрво би сакале да бидеме таму продуктивни состаноци отколку непродуктивните. Голем фактор на продуктивни состаноци е Улоги за состаноци, кои ги фокусираат должностите на членовите на состанокот за да обезбедат ефективна сесија -- нешто слично на позициите во спортски тим или различни готвачи во кујната. Еве 4 главни улоги на состанок што треба да се доделат на секој состанок.
Улога #1: Водачот
„Не само што ќе бидам дел од состанокот, туку ќе бидам таму и ќе го водам состанокот!
Најважната позиција на состанокот има 3 различни обврски: Пред конференцијата, тие ќе ја планираат и координираат агендата, местото, опремата и присутните, справувајќи се со сите несреќи, резервации и неочекувани итни ситуации.
За време на конференцијата, тие треба да водат дискусии така што ќе следи претходно распределената и договорена агенда. Одговорност на лидерот е да воспостави улоги за состаноци и да обезбеди еднакви можности за говор за сите присутни, да создаде средина во која сите присутни ќе се чувствуваат удобно да придонесат за сите работилници, како и сите идеи и дискусии. Водачот исто така е задолжен за секоја опрема, како што се PowerPoints, Споделување на екранот, или други визуелни работи.
По состанокот, лидерот треба ефективно да каже кои се заклучоците и следните чекори, и да додели одговорности на сите членови на тимот за да избегнат конфузија и неефикасност.
Оваа улога на состанокот ги запишува клучните точки што се направени за време на состанокот. Тие би биле особено ефикасни доколку се смисли агенда заедно со лидерот, така што тие не се само запознаени со агендата, тие исто така можат да додадат на неа кога е потребно. Снимачот, исто така, ја дистрибуира агендата пред конференцијата и ги дистрибуира белешките и заклучоците потоа.
Улога #3: Чувар на време
Оваа улога на состанокот му помага на лидерот со времето поминато на секоја точка од агендата. Мерачот на време мора да има јасно разбирање за агендата водат разговор за состанокот да ги следи распределените временски слотови на суптилен начин. Тие, исто така, ќе ги потсетат сите учесници на состанокот кога остануваат 5-10 минути на тековната точка на дневниот ред, така што присутните ќе имаат подобар мерач за управување со времето.
Улога #4: Учесникот
Никој не сака да биде цивил кога игра мафија, но улогата на учесникот игра голема улога во успехот на состанокот. Главната должност на учесниците е да придонесат во дискусиите, без разлика дали станува збор за точки од дневниот ред, идеи или планирање. Учесниците се екстензии на лидерот на многу начини; тие треба да придонесат што е можно повеќе за точките од дневниот ред, да создадат удобна средина за другите да ги споделат своите идеи и да водат сметка за даденото време за да може состанокот да заврши навремено. Ако лидерот накратко ги дефинираше улогите за присутните по состанокот, побарајте да разјасните за да избегнете забуна.
За да се зголеми ефикасноста на редовните состаноци, препорачувам да се вртат улоги меѓу различни членови на тимот. Откако секој од присутните има општа смисла и искуство со секоја од улогите, ќе инспирира нови идеи за состаноци, перспективи и учество!
