Četras svarīgas tikšanās lomas: kura jūs esat?

Dzīvē ir trīs neizbēgamas lietas: nāve, nodokļi un tikšanās ...

Labi ... varbūt mazliet pārspīlēts, bet, ja esat kādreiz strādājis, iespējams, esat bijis sapulcē. Lai gan produktīvu sanāksmju procentuālā daļa var svārstīties no 33 līdz 70%, mēs visi varam piekrist, ka labprātāk piedalītos produktīvas tikšanās nekā neproduktīvi. Liels produktīvu sanāksmju faktors ir Tikšanās lomas, kas koncentrējas uz sapulces dalībnieku pienākumiem, lai nodrošinātu efektīvu sesiju – līdzīgi amatiem sporta komandā vai dažādiem pavāriem virtuvē. Šeit ir 4 galvenās sapulces lomas, kas jāpiešķir katrai sapulcei.

Loma #1: līderis

"Es ne tikai piedalīšos sanāksmē, bet arī vadīšu sanāksmi!"
Svarīgākajai sanāksmes pozīcijai ir 3 dažādi pienākumi: Pirms konferences viņi plānoja un koordinēja darba kārtību, norises vietu, aprīkojumu un apmeklētājus, risinot visas neveiksmes, atrunas un neparedzētas ārkārtas situācijas.

Konferences laikā viņiem vajadzētu virzīt diskusijas tā, lai tās atbilstu iepriekš izplatītajai un saskaņotajai darba kārtībai. Līdera pienākums ir noteikt sapulču lomas un nodrošināt vienlīdzīgas uzstāšanās iespējas visiem dalībniekiem, radīt vidi, kurā visi klātesošie jūtas ērti, piedaloties visos semināros, kā arī visās prāta vētrās un diskusijās. Līderis ir atbildīgs arī par jebkuru aprīkojumu, piemēram, PowerPoints, Ekrāna koplietošanavai citus vizuālos materiālus.

Pēc sanāksmes vadītājam ir efektīvi jāpaziņo, kādi ir secinājumi un nākamie soļi, un jānosaka pienākumi visiem komandas locekļiem, lai izvairītos no neskaidrībām un neefektivitātes.

Loma #2: Ierakstser

Šī tikšanās loma reģistrē galvenos punktus kas tiek veikti sanāksmes laikā. Tie būtu īpaši efektīvi, ja tie izstrādāt darba kārtību kopā ar vadītāju, lai viņi ne tikai iepazītos ar darba kārtību, bet arī vajadzības gadījumā varētu to papildināt. Reģistrators arī izplata darba kārtību pirms konferences un pēc tam izplata piezīmes un secinājumus.

Loma #3: laika turētājs

Šī sapulces loma palīdz vadītājam ar laiku, kas pavadīts katram darba kārtības punktam. Laika kontrolierim jābūt skaidrai darba kārtības izpratnei vadīt sarunu sanāksmē smalkā veidā ievērot piešķirtos laika intervālus. Viņi arī atgādinātu visiem sanāksmes dalībniekiem, kad pašreizējā darba kārtības punktā ir atlikušas 5-10 minūtes, lai klātesošie labāk novērtētu laika pārvaldību.

Loma #4: dalībnieks

Neviens nevēlas būt civilais, spēlējot mafiju, taču dalībnieka lomai ir liela nozīme sanāksmes panākumos. Dalībnieku galvenais pienākums ir dot ieguldījumu diskusijās neatkarīgi no tā, vai tie ir darba kārtības jautājumi, prāta vētra vai plānošana. Dalībnieki daudzējādā ziņā ir vadītāja pagarinājumi; viņiem pēc iespējas vairāk jāpiedalās darba kārtības jautājumos, jārada ērta vide, lai citi varētu dalīties savās idejās, un jāseko līdzi atvēlētajam laikam, lai tikšanās varētu ātri beigties. Ja vadītājs pēc sanāksmes īsi definēja dalībnieku lomas, lūdziet paskaidrot, lai izvairītos no neskaidrībām.

Lai uzlabotu regulāru sanāksmju efektivitāti, iesaku rotēt lomas starp dažādiem komandas locekļiem. Tiklīdz katram dalībniekam būs vispārēja izpratne un pieredze par katru no lomām, tas iedvesmos jaunas tikšanās idejas, perspektīvas un līdzdalību!

Vai jums nav konta? Piesakies tagad!