전화 회의는 현대 비즈니스 커뮤니케이션의 중요한 부분으로, 팀이 같은 위치에 있지 않아도 협업하고 연결 상태를 유지할 수 있습니다. 그러나 솔직히 말해서 전화 회의는 좌절과 혼란의 원인이 될 수도 있습니다. 회의 통화가 원활하고 효율적으로 진행되도록 하기 위해 따라야 할 7가지 모범 사례는 다음과 같습니다.
모든 사람의 시간을 존중하는 것이 중요하므로 합의된 시간에 통화를 시작해야 합니다. 통화를 주최하는 사람이라면 모든 사람이 로그온할 수 있도록 몇 분 전에 미리 알림을 보내십시오.
통화 전에 의제를 만들어 모든 참가자에게 배포합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 순조롭게 진행되고 통화에서 무엇을 기대해야 하는지 알 수 있습니다.
통화를 시작할 때 몇 분 동안 통화 중인 모든 사람을 소개합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 얼굴에 이름을 붙이는 데 도움이 되고 통화가 더 개인적이고 매력적으로 만들어질 것입니다.
슬라이드나 기타 시각 자료가 있으면 통화 중에 공유하십시오. 이렇게 하면 모든 사람이 집중하고 참여하는 데 도움이 되며 정보를 더 쉽게 이해할 수 있습니다. 많은 전화 회의 공급자는 다음을 제공합니다. 화면 공유, 문서 샤린g, 그리고 온라인 화이트 보드 온라인 포털에서 또는 전화하기 전에 슬라이드나 PDF를 이메일로 보낼 수 있습니다.
통화 중에 명확하고 일관된 속도로 말해야 합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 귀하가 말하는 내용을 이해하고 오해를 방지하는 데 도움이 됩니다.
질문과 토론을 위한 시간을 허용하여 통화 중에 참여를 장려합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 계속 참여하고 중요한 사항을 놓치지 않도록 할 수 있습니다.
통화를 정시에 시작하는 것이 중요하듯이 통화를 정시에 끝내는 것도 똑같이 중요합니다. 종료 시간을 합의했다면 그 시간에 통화를 마무리하세요. 현대 비즈니스 환경에서 원격 하이브리드 회의 그리고 전화 회의는 협업을 위한 필수 도구가 되었습니다. 가끔 기술적인 문제가 발생하더라도 이러한 가상 모임을 통해 지리적 장벽을 넘어 역동적인 토론과 의사 결정이 가능합니다.
이 7가지 모범 사례를 따르면 회의 통화가 관련된 모든 사람에게 생산적이고 효율적이며 즐거운 시간이 되도록 할 수 있습니다.
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회의 일정을 변경해야 하거나, 더 많은 참가자를 초대하거나, 예약된 회의 통화를 취소해야 하는 경우 FreeConference 계정에서 이 모든 작업을 빠르고 쉽게 수행할 수 있습니다.
귀하와 발신자가 귀하의 회의 전화 접속 정보를 사용하여 다음을 수행할 수 있다는 것을 알고 계셨습니까? 화상 회의를 하다 언제든지? 전화 회의 예약 회의 회선을 언제든지 사용할 수 있으므로 시스템을 통해 초대장을 보낼 필요가 없습니다. 발신자에게 회의 전화 접속 번호, 액세스 코드 및 원하는 시간을 제공하기만 하면 됩니다! 공식 회의를 보내고 싶다면 회의 초대장 또는 예약된 회의 세부 정보를 편집하려면 아래 지침을 사용하여 쉽게 편집할 수 있습니다.
예정된 회의를 변경하려면 다음과 같이 하십시오.
회의 시간 변경(회의 일정 변경)'예정' 섹션에서 일정을 변경하려는 회의를 찾은 후 '수정'을 클릭합니다.
초대 목록에 나열된 모든 참가자는 새 회의 시간을 알리는 이메일 알림을 받게 됩니다.
FreeConference를 통해 추가 자동 초대를 보내려면:
'일정'을 누르면 새 참가자가 회의에 대한 자동 이메일 초대장을 받게 됩니다. 기존 참가자는 주제, 날짜 또는 시간과 같은 기타 세부 정보가 변경되지 않는 한 두 번째 초대를 받지 않습니다.
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예정된 회의를 변경하는 방법에 대한 자세한 내용은 지원 문서를 참조하십시오. 예약된 통화를 편집하려면 어떻게 합니까?
그렇게 쉬워요!
통신 기술(대부분 인터넷)의 발전 덕분에 전 세계의 다른 지역에 있는 사람들이 연결하고 비즈니스를 수행하는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 오늘날의 글로벌 경제에서 국제 전화 회의는 일반적이며 설정이 매우 간단합니다. 이제 다음 국제 회의를 주선하기 위해 출발하기 전에 원활하고 성공적으로 통화할 수 있도록 도와주는 5가지 국제 비즈니스 에티켓 팁을 소개합니다.
언제든지 국제 전화 회의를 예약할 수 있다는 것은 좋지만 국제 전화 회의를 예약하는 것이 아무 때나 좋은 것은 아닙니다. 세계 여러 지역에 있는 당사자 간의 전화 회의를 예약할 때 오전 2시에 아무도 일어나지 않도록 시간대 차이를 염두에 두십시오. 유료 고객과 회의를 준비하는 경우 정상 근무 시간 외에 전화를 하게 되더라도 그들의 일정에 맞추도록 노력하십시오. 다행스럽게도 여기에 자체 시간대 관리 도구가 있습니다. FreeConference.com 서로 다른 시간대에 있는 사람들 간의 전화 회의 일정을 잡기에 적합한 시간을 쉽게 찾을 수 있습니다!
비록 당신의 전용 전화 접속 마지막 순간에 전화를 걸 때 유용합니다. 참여자들에게 전화 접속 번호 목록을 제공하여 참가자들이 국내 번호를 선택할 수 있도록 하여 통신사에서 국제 전화 요금을 지불하지 않도록 하는 것이 좋습니다. 이것은 가장 중요한 비즈니스 에티켓 팁 중 하나입니다! 컨퍼런스 콜의 손님으로서 추가 조치를 취하고 비용을 절약할 수 있도록 도와준다면 기꺼이 전화하겠습니다.
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이미 알고 계시겠지만, 세계 각지의 사람들은 자신을 다르게 표현하는 경향이 있습니다. 직설적이고 직설적인 것은 일부 문화권에서는 정상이지만 다른 문화권에서는 그렇지 않습니다. 미리 시간을 내어 대화할 사람들의 문화적 규범에 대해 배우면 잠재적인 오해를 피하고 보다 성공적인 국제 전화 회의를 할 수 있습니다.
A 보편 규칙 비즈니스 에티켓 요령 중 하나는 절대 다른 사람을 기다리게 해서는 안 된다는 것입니다. 예정된 회의 시작 시간 최소 5-10분 전에 통화를 준비하고 준비하는 것이 좋습니다. 어떤 문화는 다른 문화보다 시간 엄수를 중시하지만 "내 시간은 당신보다 더 소중합니다"는 어떤 언어로도 잘 번역되지 않습니다.
국제회의를 자주 하는 사람으로서 직접 말씀드리지만 '다른 시간대에 있다'는 핑계는 통하지 않습니다.
FreeConference와 같은 전화 회의 플랫폼은 사용하기 쉽고 설계상 직관적이지만 항상 몇 분 정도 시간을 내어 다양한 기능에 익숙해지는 것이 좋습니다. 풍모 와 중재자 제어 사용 가능. 이렇게 하면 전화 회의 중에 더 준비된 것처럼 보이고 자신이 무엇을 하고 있는지 모르는 것처럼 보이는 잠재적인 당혹감을 피할 수 있습니다. 전화 회의를 시작하는 동안 컨트롤을 더듬거리면 주의가 산만해지고 때로는 난처해질 수 있습니다.
의심스러운 경우 FreeConference.com의 전용 고객센터 팀은 항상 도울 준비가 되어 있으며 전화나 이메일만 있으면 됩니다.
의사 소통을 용이하게 하기 위한 것이지만 개방형 개념의 사무실은 때때로 회의 통화를 하는 사람들을 위한 것 외에는 아무것도 하지 않는 것처럼 느낄 수 있습니다. 오늘 블로그에서는 전화 회의를 보다 효과적으로 진행하고 생산성 향상 개방형 평면도를 특징으로 하는 사무실에서.
그들의 임무가 사회적 문제에 대한 인식을 확산시키는 것이든, 지역사회의 불우한 구성원을 돕는 것이든, 공공 정책을 바꾸는 것이든, 비영리 단체 그들의 대의에 전념합니다. 효과를 발휘하려면 비영리단체가 다양한 목적을 위해 조직 내부 및 외부의 사람들과 소통할 수 있는 능력에 의존해야 합니다. 여기에는 기금 마련 노력, 대중 봉사 활동, 자원 봉사 행사 등이 포함됩니다. 덕분에 무료 컨퍼런스 콜 서비스, 소셜 미디어 및 기타 플랫폼에서 비영리 직원이 메시지를 전달하는 것이 그 어느 때보다 더 쉬웠거나 비용이 저렴했습니다. 다음은 회의 통화 기술이 이를 지원하는 몇 가지 방법입니다.
우리는 모임이 효과가 있는지 없는지 알아보기 위해 최근에 많은 연구를 수행했습니다.
종종 우리는 그것들을 비효율적인 전통이라고 불렀습니다. 일반적으로 시간 낭비로 간주되며(사람들이 실제로 준비하지 않는 한) 준비되지 않은 상태로 적어도 한 번은 회의에 참석했다고 가정하는 것이 안전합니다. 그래서 무엇을 제공합니까? 왜 회의에 관심을 기울이기가 그렇게 어려운가요? 관리가 어려운 이유는 무엇입니까? 왜 우리는 그들을 계속 가지고 있습니까??
많은 기업이 최신 트렌드를 파악하고 일상적인 운영을 용이하게 하기 위해 인공 지능 요소를 통합했습니다. 온라인에서 자동 회신 서비스와 대화를 나눈 적이 있다면 인공 지능과 상호 작용한 것입니다. 이러한 발전은 이를 사용하는 사람들에게 무수한 이점을 제공했습니다. 다음은 귀하가 간과했을 수 있는 몇 가지 방법입니다.
회의 통화 에티켓: 회의 통화의 불문율 확실히 따라하기 어렵지는 않지만, 동료 발신자를 미치게 만들 수 있는 몇 가지 나쁜 전화 회의 습관이 있습니다(그들이 말하든 말든). 이러한 전화 회의 중 일부는 회의에 늦게 전화하는 것과 같이 상식처럼 보일 수 있지만 이러한 나쁜 습관 중 일부가 관련된 모든 사람의 전화 회의의 전반적인 경험을 얼마나 자주 손상시킬 수 있는지에 놀랄 수 있습니다. 새해가 얼마 남지 않은 지금, 우리는 가장 좋지 않은 전화 회의 습관을 공유해야겠다고 생각했습니다. (더…)
더 이상 회의를 위해 여행하는 데 시간과 돈을 쓰는 것을 좋아하는 사람은 없습니다. 무료 회의 통화 솔루션을 사용하여 동료와 빠르고 효과적으로 의사 소통하여 바쁜 일정을 유지하고 비용을 절약하십시오.
텍스트로 구성된 이메일은 종종 상황의 뉘앙스를 전달하지 못하고 화자가 원하는 목소리 톤을 완전히 잃습니다. 이메일이 이메일 수신자의 받은 편지함에 도착하지 않을 위험이 있으므로 다음을 사용해야 합니다. SPF 레코드 검사기 다른 이메일 보안 조치를 취하십시오.
"긴급"이라는 제목의 폭발적인 이메일이 언뜻 보기에 어느 정도 분노를 담고 있기는 하지만 무료 회의 통화는 종종 빠른 응답이 필요한 상황을 따릅니다. 리더는 모든 개인에게 필요한 것을 정확하게 전달하고 나머지 회사의 분위기를 조성할 수 있습니다.
이것은 혼자 운영할 회사의 개별 부서 또는 부서 간에 측면 커뮤니케이션 및 협력 노력을 구축하는 데 큰 도움이 됩니다.
모두가 자신과 다른 사람들에게 기대되는 책임을 알고 있습니다. 다른 사람들과 함께 일하기를 꺼리는 것은 처음에 싹이 트고 명확한 실행 계획을 수립할 수 있습니다. 아무도 기본적인 일을 하기 위해 수십 명의 다른 사람들과 전화 게임을 할 필요가 없습니다.
체인 이메일은 무료 회의 통화에 참여하는 것보다 알아내는 데 더 많은 시간이 걸리며 짜증스러울 뿐입니다. 새로운 응답이 판도를 바꾸거나 사람들이 문제의 핵심을 파악하지 못한 채 제 시간에 응답하기 전에 따라잡을 시간이 거의 없었습니다. 무료 회의 통화 모든 사람을 동시에 같은 페이지에 넣습니다.
한 두 명의 지각자를 기다리기 위해 회의실에서 XNUMX분을 기다릴 필요가 없으며, 기다리면 다른 일을 할 수 있습니다. 정말 전화 회의를 기다려야 합니다.
모든 사람이 준비될 때까지 책상이나 집에서 편안하게 프로젝트를 수행할 수 있습니다. 전화 회의는 또한 사람들이 매우 짧은 시간에 참여할 수 있도록 하여 속도와 형식 사이의 적절한 균형을 유지합니다.
마찬가지로 사람들은 거의 모든 작업을 수행하면서 어디에서나 전화 회의에 참여할 수 있습니다. 집, 직장, 체육관, 산책 중 또는 자동차용 헤드셋이 있으면 운전 중에도 참여할 수 있습니다. 전화 회의는 특정 시간에 특정 장소에 있을 필요가 없습니다. 모든 사람은 항상 근처에 휴대폰, 태블릿, 컴퓨터 또는 심지어 좋은 구식 전화기를 가지고 있습니다.
여행 요금을 없애는 것은 명백한 이점이지만, 모든 참가자는 전화 회의에서 들을 수 있습니다. 특히 아무도 회의실의 맨 끝으로 강등되지 않았으며 아무도 듣기 위해 목소리를 높일 필요가 없습니다. 전화 회의는 모든 사람을 테이블 머리에서 동일한 거리에 배치합니다.
이메일은 무시할 수 있지만 전화는 무시할 수 없습니다. 회의 통화에는 참가자의 음성 및 청각적 존재가 필요합니다. 모든 직급의 리더와 직원이 책임을 져야 하고 모든 사람이 당면한 문제를 인정하도록 강요받을 수 있습니다. 비즈니스 리더와 동료에게 결과를 제공해야 하는 책임은 지각하는 사람들을 그룹의 나머지 구성원들과 동일하게 만드는 동료 압력 수준을 추가합니다.
당신은 그것을 가지고 있습니다; 회의 통화 솔루션 한 번에 여러 문제를 해결합니다. 통화 셔플에서 길을 잃지 않고 모든 사람에게 음성을 제공하고 편리하며 혼란을 제거합니다. 다음 회의를 위한 무료 회의 통화로 시간과 비용을 절약하고 여유 시간을 갖고 바쁜 하루를 다시 시작하십시오.
