우리는 모임이 효과가 있는지 없는지 알아보기 위해 최근에 많은 연구를 수행했습니다.
종종 우리는 그것들을 비효율적인 전통이라고 불렀습니다. 일반적으로 시간 낭비로 간주되며(사람들이 실제로 준비하지 않는 한) 준비되지 않은 상태로 적어도 한 번은 회의에 참석했다고 가정하는 것이 안전합니다. 그래서 무엇을 제공합니까? 왜 회의에 관심을 기울이기가 그렇게 어려운가요? 관리가 어려운 이유는 무엇입니까? 왜 우리는 그들을 계속 가지고 있습니까??
대부분의 경우 비효율적인 회의의 문제는 다음과 같은 개념을 중심으로 이루어집니다. 약혼, 준비, 통신, 간결및 구체적인 개발.
논의되고 있는 것에 관심이 없는 사람들에게 동기를 부여하는 것은 어렵습니다.
사람들에게 필요한 정보가 없을 때 앞으로 나아가기가 훨씬 더 어렵습니다.
사람들이 같은 페이지에 있지 않을 때 건설적인 토론을 주최하는 것이 어려워집니다.
일상의 사소한 일에 휩싸일 때 앞으로 나아가는 것은 거의 불가능합니다. 확실히 프로젝트가 제 시간에 완료되지 않으면 목표를 달성하기가 쉽지 않습니다.
그렇다면 우리는 어떻게 앞으로 나아가는 것이 가장 좋을까?
대부분의 사람들은 자신에게 직접적인 영향을 미치는 사항에 대해 논의하기를 원합니다. 회의 중에 제기할 수 있는 좋은 점은 리소스가 그룹 토론의 유일한 목적으로 할당되었기 때문에 다른 부서와 관련된 문제에 대한 토론입니다.
이 문제가 회의에서 다룰 팀에 영향을 미치는지 시간을 내서 고려하십시오. 그들은 그들을 포함하려는 당신의 열망에 감사할 것입니다.
모든 관련 당사자와 시간을 최대화하기를 원하기 때문에 준비가 필요한 중요한 결정이나 회의에 임할 때 팀에 미리 알려주는 것이 중요합니다. 준비한 다른 사람들이 앉아서 기다리는 동안 사람들에게 알리려고 하는 것은 팀을 좌절시키고 부적절하게 만드는 좋은 방법입니다.
시간을 내어 다음 사항을 고려하십시오. 이 회의에 참여하라는 초대를 받았다면 적극적이고 정보에 입각한 건설적인 방식으로 참여하는 데 필요한 정보가 있습니까?
사람들은 당신이 찾고 있는 것이 무엇인지 모른다면 도움이 될 수 없습니다. 그룹의 답변에서 기대하는 바를 설명하세요. 질문 기반 접근 방식은 팀에서 더 유용한 응답을 이끌어내는 데 도움이 되지만 팀이 자신의 답변이 무엇을 사용하고 있는지 알고 있는 경우에만 가능합니다.
더 큰 결정을 내리기 위해 의견을 모을 수 있도록 회의를 개최하는지 알려주세요. 새로운 아이디어에 대한 공의회가 필요하면 의제에 명시하십시오. 회의가 끝날 때까지 합의를 찾고 있다면 이를 기록하고 토론의 최종 목표가 무언가를 결정하는 것임을 매우 분명하게 밝히십시오.
회의를 시작할 때 시간을 내어 기대치를 나열하여 모두가 당신이 그것을 모은 이유를 알 수 있도록 하십시오.
많은 사람들을 주제에 맞추는 것은 어려운 일이지만 일정에 맞추는 것은 거의 불가능합니다. 이러한 이유로 각 회의에서 시간을 효율적으로 관리하는 것이 중요합니다. 이것은 다음을 사용하여 수행할 수 있습니다. 잘 짜여진 일정.
시간 프레임 내에서 각 섹션/질문/주제 부분을 간략하게 설명합니다. 이 시간 프레임은 adeq를 할당해야 합니다.
토론, 수정 및 결론을 위한 시간을 알려줍니다. 이것은 회의 전에 요약하는 것이 중요합니다. 종종 특정 문제는 이사회에서 더 많은 시간이 필요하거나 크게 줄일 수 있다는 답변을 듣게 될 것입니다.
이 회의에서 시간을 가장 잘 보내는 방법을 고려하십시오. 각 토론 항목에 얼마나 시간을 할애하시겠습니까? 이 토론에 가치가 있는 것보다 더 많은 시간이 소요됩니까?
참여, 준비, 커뮤니케이션 및 시간 관리가 없으면 비즈니스가 번창할 가능성이 희박합니다. 당신의 모임은 방황할 것입니다. 직원을 실망시킬 것입니다. 당신의 프로젝트는 떨어지고 주차장에 머물 것입니다.
목표를 설정하고 이를 달성하기 위해 지속적으로 노력하는 것이 중요합니다. 사람들이 회의를 하는 모든 이유는 무언가를 성취하기 위해 주어진 주제에 대한 노력을 공고히 하기 위함입니다. 부진한 회의의 역사 때문에 원하는 곳에 도달하지 못하게 해서는 안 됩니다.
시간을 내서 목표를 설정하고 자주 재검토하십시오.
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마지막 회의가 효과적이었는지 여부에 따라 회의가 완료된 후 수행할 작업이 다음 회의의 효과를 결정합니다. 우리의 조언은 다음과 같습니다.
확실한 회의 의제를 만드십시오.
사람들을 참여시킵니다.
직원을 준비하십시오.
관심을 전달하세요.
목표를 설정하고 공통으로 만드십시오.
그들의 시간을 존중하십시오.
그리고 작은 감사가 먼 길을 간다는 것을 잊지 마십시오. 그들의 약혼에 감사드립니다. 그들의 시간에 감사드립니다. 그들의 아이디어에 감사드립니다.
협력이 없었다면 우리는 어디에도 없었을 것입니다. 회의록을 낭비하지 마십시오. 중요한 회의 만들기로 돌아가십시오.
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