オープンフロアプランオフィスでの電話会議のヒント

オープンコンセプトのオフィスは、コミュニケーションを促進することを目的としていますが、電話会議を開催する人々にとっては、それ以外のことをしているように感じることがあります。 今日のブログでは、電話会議をより効果的に開催するためのヒントをいくつか紹介します。 生産性の向上 オープンフロアプランを備えたオフィスで。

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ダイヤルイン電話会議を使用して顧客基盤を拡大する

製品が何であれ、できるだけ多くの潜在的な顧客にアクセスできるようにすることが重要です. 多くの企業にとって、これは Eメールマーケティング、ソーシャル メディア、セールス コール、さらには電話会議回線。 あらゆる種類と規模の企業が、電話によるダイヤルイン電話会議を利用して、会員数と収益を拡大しています。 本日の FreeConference ブログでは、電話によるダイヤルイン電話会議が、ビジネスの提供物をより多くの人々に届けるのに役立つ方法をいくつか探っていきます。

専用の会議ダイヤルイン番号を24時間年中無休でご利用いただけます

電話会議 回線を使用すると、最大数百人の電話会議をいつでも開催できます。 これは、見込み客が電話で呼び出すことができる販売プレゼンテーションや説明会を整理できることを意味します。 人々が会議に電話をかけるオプションを許可するということは、人々が直接会うために長距離を移動する必要なしに、販売市場の地理的範囲を拡大できることを意味します。

では、顧客が電話をかけるための専用の会議回線を用意するのにどれくらいの費用がかかりますか？

無料の会議ダイヤルインオプション

オリジナルとして 無料電話会議 FreeConferenceは、大規模な電話会議を無料で開催できる機能をユーザーに提供することで、独自の忠実な顧客基盤を構築しました。 無料*のダイヤルイン番号を使用し、最近では オンライン会議室 機能として、発信者を無料で電話会議に参加させることができます。

*無料のダイヤルイン番号を使用すると、各発信者は、割り当てられたダイヤルイン番号に到達するための長距離電話料金（ある場合）を負担する必要がありますが、それ以外の料金はかかりません。

フリーダイヤル800およびプレミアム国際ダイヤルイン番号

重要なクライアントがいますか？ 提供することにより、プロのイメージを提示します フリーダイヤル800番号 VIPの顧客があなたの会議に電話をかけるためのブランドフリーの挨拶で。 すべてフリーダイヤル800および プレミアム国際ダイヤルイン番号 ブランドフリーであり、当社のいずれかのサブスクリプションで利用可能です 有料月額プラン.

FreeConference.com オリジナルの無料電話会議プロバイダー。いつでも、どこでも、義務なしに会議に接続する方法を自由に選択できます。

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私たち人口は、会議が機能する理由と機能しない理由を見つけるために、最近多くの研究を行ってきました。

多くの場合、私たちはそれらを非効率的な伝統と呼んでいます。 通常は時間の無駄と見なされ（実際に準備ができていない限り）、準備ができていない会議に少なくともXNUMX回は参加したと考えて間違いありません。 では、何が得られるのでしょうか？ なぜ会議はそれほど気にするのが難しいのですか？ なぜそれらを管理するのがとても難しいのですか？ なぜ私たちはそれらを持ち続けるのですか?

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国際電話会議を活用してグローバルなつながりを強化する方法

新しいテクノロジーと グローバル化された商取引の台頭、世界は過去数十年にわたって大幅に縮小しました。 ますます多くの組織が政治的および地理的な境界を越えてその範囲を拡大しているため、世界中のビジネスパートナーや同僚との関係を維持する必要性はかつてないほど高まっています。 今日のブログでは、FreeConferenceのような国際電話会議プラットフォームが世界中の人々の間のライブコミュニケーションをどのように促進しているかについて説明します。

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あなたが今までに座っていなければならなかったなら 果てしない会議、あなたはおそらくあなたがそれを違ったやり方でしたであろう方法を考え出す時間があったでしょう。 計画が不十分な場合、会議は簡潔な議題なしに調停することは困難です。 意思決定は、焦点の定まらない議論と情報に基づく参加の欠如によって混乱します。 効果的なアジェンダを設計することは、物事を適切に達成するために必要な構造と有益なコンテンツの両方を提供するため、強力なチームの力を活用する方法のXNUMXつです。

会議が毎日、毎週、または四半期ごとに行われるかどうかにかかわらず、大小のグループで効率を維持するには、強力なタイムラインの必要性が不可欠です。 以下にリストされているのは、会議の議題を設計するときに覚えておくべきいくつかの重要な要素です。 次のことを考慮してください。

チームのアジェンダへの関与

話しているチームが関係するトピックを選択しましたか？ ほとんどの人は、自分に直接影響することについて話し合いたいと思っています。 さまざまな部門が関与する問題についての議論は、会議中に持ち出すのに良いことです。会議では、次の目的のためだけにリソースが割り当てられています。 グループディスカッション。 ほとんどの組織は オフィスの相互依存の感覚、内部部門はしばしば彼らの努力を調整し、統合するために会議の時間を必要とします。

話し合っていることに対するチームの関与を考慮することで、聴衆に合わせて議題を調整し、聴衆の参加を最大化することもできます。

議題を作成するときは、自問してください。 これは私が話している人々に影響を及ぼしますか？

 

あなたの議題の明確さ

流行語を箇条書きのトピック文として使用すると、専門家の部屋が困惑する可能性があります。「最近行った良いこと」の下の議題で新製品の発売の成功を発表した場合、そのページであなただけになる可能性があります。 人々が主題について明確でない場合、それを効果的に準備することができることは言うまでもなく、議論を仲介することは非常に困難です。

質問文を使用して会議でポイントを提示することは、議論が提示されている問題を実際に解決することを確認するための優れた方法です。 例として私たちの仮想的な成功した製品発売を使用して、これを考慮してください：その発売のために何がうまくいったのですか？ この成功でどのような市場を開拓しましたか？ ここからどこへ行くの？

会議の件名を作成するときは、自問してください。 私が探している答えは何ですか？ そこにたどり着くのに最も役立つ質問は何ですか？

 

あなたの議題の目的

人々は、自分の意見を求めても、最終的な意思決定プロセスで発言権があるとは限らないことに気付いたときに、腹を立てることがあります。 聴衆から探しているものに基づいて、各ディスカッションを分類することが重要です。 あなたが彼らの答えから何を期待しているのかをグループのために描写してください。 質問ベースのアプローチは、チームからより役立つ回答を引き出すのに役立ちますが、これらの回答が何に使用されているかについて何らかの方法で誤解を招く場合は、フラストレーションにつながる可能性もあります。

より大きな決定のための意見を集めることができるように会議が開催されている場合は、それを知らせてください。 新しいアイデアについての健全なボードが必要な場合は、それを議題に記載してください。 会議の終わりまでにコンセンサスを探している場合は、それを書き留めて、ディスカッションの最終目標が何かを決定することであることを明確にします。 このようにして、この特定の会議で重要視されない権限の概念を持っている可能性のあるチームのメンバー間の論点に惑わされることを回避できます。

会議への期待をリストするときは、自問してください。 入力、情報、または最終決定を探していますか？ 

あなたの議題の適時性

議題の適時性によってチームメンバーが達成する準備のレベルが決まるため、この問題はXNUMXビットの取り組みです。 あなたが彼らに議題を早く得るほど、彼らがその議論のポイントの要素を検討し、あなたに彼らの意見を与える準備をするか、あなたと情報に基づいた決定をするための情報を集めることを期待することができます。 すべての関係者との時間を最大限に活用したいので、準備を伴う重要な決定や会議に臨むときは、チームに注意を向けることが重要です。準備をしている他の人が座って待つことは、チームを苛立たせ、不一致のままにします。 

会議の議題をチームにリリースするときは、自問してください。 私が今この議題を受け取った場合、私自身、時間通りにその会議の準備ができていますか？

 

あなたの議題の時間管理

大勢の人を話題に保つのは難しい。 それらをスケジュールどおりに保つことはほぼ不可能です。 このため、会議の議題の設計にタイミングコンポーネントを含めることが重要です。 各セクション/質問/トピックの部分は、時間枠内で明確に概説する必要があります。 この時間枠は、議論、改訂、および結論のために十分な時間を割り当てる必要があります。 これは、会議の前に概要を説明することが重要です。多くの場合、特定の問題については、取締役会でより多くの時間を必要とするか、大幅に削減される可能性があるとの意見を聞くことになります。

会議の議題の各セクションに時間枠を作成するときは、自問してください。 私たちの時間はどのように最もよく使われていますか？ 彼らのフィードバックは、さらなる議論に値する対話を開くでしょうか？ このアイテムにどのくらいの期間を費やしたいですか？

 

アジェンダの目標の処理

議題の処理は、会議のすべての項目の処理に含まれる手順と関係があります。 手元のタスクを完了しようとしているディスカッションのレベルを列挙します。 問題の処理方法について合意すると、会議の効果が高まります。 チームが各問題に対処する方法を列挙しないと、問題の定義に気を取られてしまうメンバーもいれば、問題との関連性について話し合っているメンバーもいます。解決策の特定や評価に集中するメンバーは誰もいません。 。

アイテムに対処するためのプロセスは、提供する予定の議題に記載されている必要があります。 会議中にその項目に到達したら、合意に達するために必要なプロセスを説明し、その合意を求めます。

アジェンダでこのプロセスを最初に決定するときは、自問してください。 この議論をどのようにリードしたいですか？ 個人またはチームからの連絡を希望しますか？ 全会一致の投票、投票オプション、またはブレインストーミングのディスカッションが必要ですか？ 問題がいつ解決されたかを確認するにはどうすればよいですか？ 私にとって理想的な会議はどのように見えますか？

 

アジェンダの編集

これは、議題を作成する上で最も重要な部分である可能性があります。つまり、議題は常に変化の過程にあることを理解する必要があります。 時間の愚かさ、予期しない遅延、病欠、または挫折の影響を受けない議題はありません。 このため、変化に対応できることが重要です。 日付が近づき、物事がリアルタイムでより固まるにつれて、議題の優先順位の重要性が変わることは間違いありません。 プロジェクトが進むにつれて、チームも進み、したがって、議題の目標も進みます。 優れたアジェンダの最初の項目は、「今日のアジェンダを編集して優先順位を付け直す」ことです。 このスケジュール項目は、チームが話し合っている内容、理由、長さ、および当日の期待に沿っていることを確認するための最良の方法です。

すべての会議の議題を作成するときは、自分自身に問いかけてください。 ここで議論の余地はありますか？ 計画できないものをどのように最適に管理できますか？ ディスカッションを中心に保つにはどうすればよいですか？

 

追加の議題の提案

 

何がうまく機能しているのか

これはあなたの議題に含めるべき重要な項目です。 それはあなたのリーダーシップについてのボリュームを話し、あなたのチームと成功の要素を議論するために会議の緊急性を一時停止することができます。 時間の制約、挫折、障害、課題にもかかわらず、誰もが自分の仕事が評価されていると感じることが重要です。 よくできた仕事に取り組む必要があります。会議で少し時間を取って、うまく機能していることをチームに祝福することは、士気を維持し、支援的な職場環境を育むための優れた方法です。

 

改善すべき点

これはそれほど重要ではありませんが、同様に重要なカテゴリです。 これは、常に改善の余地があることをチームに少し思い出させるのに役立ちます。 適時性、社内のオフィスダイナミクス、または単に市場で困難なXNUMX週間を過ごした場合でも、チームがそれらに何が期待されているかを常に認識していることを確認してください。 コーヒーマグを食器洗い機に入れることは、オフィス環境を管理する上で小さいながらも重要な部分であり、一見取るに足らないことですが、会議の一部として言及することは、一貫性の重要性を強調します。

 

駐車場のアイデア

駐車場現象について聞いたことがあるかどうかにかかわらず、あなたは間違いなくそのコアコンセプトを使用しました。 これは基本的に、現在の会議環境ではすぐに対処できないすべてのアイデアの響きの場として機能します。 すべての新しいプロジェクト、アイデア、クエリ、および質問は、ロットに「保留」して、将来の会議のディスカッションポイントとして記録することができます。 また、会議の最後に数分余分に時間があった場合に備えて、戻ってくるアイデアでいっぱいのストレージユニットが常にあることも意味します。 駐車場は、仕事、軌道、記録を維持するのに最適な方法です。

 

全体として、アジェンダの設計について覚えておくべき最も重要なことは、常に共通の目標に向かって一緒に取り組んでいるということです。 ディスカッションをまとまりがあり、包括的で、創造的で、生産的なものにすることを目指す必要があります。 すべての目標を達成するのは難しいですが、議題にそのためのスロットがある場合は、時間どおりに到着する可能性があります。

 

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電話会議のエチケット： 電話会議の不文律 確かに従うのは難しいことではありませんが、（彼らがあなたに言うかどうかにかかわらず）あなたの仲間の発信者を狂わせる可能性があることを知っておくべきいくつかの悪い電話会議の習慣があります。 これらの電話会議の中には、常識のように見えるものもありますが（会議に遅れて電話をかけるなど）、これらの悪い習慣のいくつかが、関係者全員の電話会議の全体的な経験を損なうことがあることに驚くかもしれません。 新年が間近に迫った今、私たちは電話会議の悪い習慣のいくつかを共有したいと思いました。 （もっと…）

落ち着いて会議を続ける：電話会議の不安を克服する方法

すべてのタイプの専門家にとって、電話会議は（驚くべきことに）ストレスの多い試練になる可能性があります。 ボディランゲージやその他の視覚的な手がかりに部分的に依存してコミュニケーションを支援できる従来の対面会議とは異なり、電話会議での成功は、電話での行動の程度にほぼ完全に依存します。 もしあなたが〜なら 電話会議を主導する または電話インタビューに参加することで、口から出てくるすべての単語が完璧であることを確認するというプレッシャーが増す可能性があります。 しかし、恐れることはありません。電話会議の発信者、電話会議の不安は非常に一般的であり、次の手順に従って対処できます。 （もっと…）