会議が効果的でない理由とその修正方法

私たち人口は、会議が機能する理由と機能しない理由を見つけるために、最近多くの研究を行ってきました。

多くの場合、私たちはそれらを非効率的な伝統と呼んでいます。 通常は時間の無駄と見なされ（実際に準備ができていない限り）、準備ができていない会議に少なくともXNUMX回は参加したと考えて間違いありません。 では、何が得られるのでしょうか？ なぜ会議はそれほど気にするのが難しいのですか？ なぜそれらを管理するのがとても難しいのですか？ なぜ私たちはそれらを持ち続けるのですか?

何が問題ですか？

ほとんどの場合、効果のない会議の問題は、 婚約, 準備, コミュニケーション, 簡潔さ, 具体的な開発.

何が議論されているかを気にしない人々をやる気にさせるのは難しいです。

人々が必要な情報を持っていない場合、前進することはさらに困難です。

人々が同じページにいない場合、建設的な議論を主催することは困難になります。

日々の些細なことに悩まされていると、先に進むことはほとんど不可能です。 確かに プロジェクトを時間どおりに完了できない場合、目標を達成するのは簡単ではありません。

では、どのように前進するのが最善でしょうか？

人々を引き込む

ほとんどの人は、自分に直接影響することについて話し合いたいと思っています。 リソースはグループディスカッションの唯一の目的のために割り当てられているため、会議中に持ち出すのに適しているのは、さまざまな部門が関与する問題についてのディスカッションです。

この問題が会議で取り組むチームに影響を与えるかどうかを時間をかけて検討してください。 彼らはそれらを含めたいというあなたの願望に感謝するでしょう。

準備ができています

すべての関係者との時間を最大限に活用したいので、準備を伴う重要な決定や会議に臨むときは、チームに注意を払うことが重要です。 準備をし、座って待っている他の人がチームを苛立たせ、不一致のままにしておく間、人々に知らせようとすることは素晴らしい方法です。

時間をかけて次のことを検討してください。この会議への参加の招待を受け取った場合、積極的で情報に基づいた建設的な方法で参加するために必要な情報がありますか。

ポイントを理解する

あなたが何を探しているのかわからなければ、人々は役に立ちません。 あなたが彼らの答えから何を期待しているのかをグループのために描写してください。 質問ベースのアプローチは、チームからより役立つ回答を引き出すのに役立ちますが、それは、回答が何に使用されているかをチームが知っている場合に限られます。

会議を開催しているかどうかを知らせて、より大きな決定のための意見を集めることができるようにします。 新しいアイデアについての健全なボードが必要な場合は、それを議題に記載してください。 会議の終わりまでにコンセンサスを探している場合は、それを書き留めて、ディスカッションの最終目標が何かを決定することであることを明確にします。

ミーティングの始めにあなたの期待をリストする時間をとってください。そうすれば、あなたがそれらを集めた理由を誰もが知ることができます。

時間管理

大勢の人々を話題に保つことは挑戦ですが、彼らをスケジュール通りに保つことはほとんど不可能です。 このため、各会議で時間を効果的に管理することが重要です。 これは、を使用して行うことができます よくできた議題.

時間枠内の各セクション/質問/トピック部分の概要を説明します。 この時間枠はadeqを割り当てる必要があります議論、改訂、結論に時間をかけます。 これは、会議の前に概説することが重要です。多くの場合、特定の問題については、取締役会でより多くの時間を必要とするか、大幅に削減される可能性があるとの意見を聞くことになります。

時間をかけて、この会議で時間を過ごすのに最適な方法を検討してください。 ディスカッションの各項目にどのくらいの時間を費やしますか？ この議論は、それが価値があるよりも多くの時間を要しますか？

目標の達成

エンゲージメント、準備、コミュニケーション、および時間管理がなければ、ビジネスが繁栄する可能性はわずかです。 あなたの会議はさまよいます。 あなたはあなたの従業員を苛立たせます。 あなたのプロジェクトは駐車場に落ちて、とどまります。

目標を設定し、目標を達成するために一貫して努力することが重要です。 人々が会議を開く理由は、何かを達成することを目的として、特定のトピックに関する取り組みを統合するためです。 不活発な会議の歴史が、あなたが望む場所にたどり着かない理由にならないようにしてください。

時間をかけて目標を設定し、頻繁に再訪してください。

ミーティングをどのように修正しますか？

ここフリーカンファレンスでは、誰かが会議を開くことができないとき、それは緊急事態です。 私たちは生産的な会議の市場にいます。リモートからでも、コラボレーションに費やす時間を最大限に活用してください。 仮想会議、または会議室のテーブルで直接。

前回の会議が効果的であったかどうかにかかわらず、その完了後に何をするかによって、次の会議がどれほど効果的であるかが決まります。 私たちのアドバイスは次のとおりです。

しっかりとした会議の議題を作成します。

人々を引き込む。

スタッフを準備します。

あなたの興味を伝えてください。

目標を設定し、それらを共通にします。

彼らの時間を尊重しなさい。

そして忘れないでください、少しの感謝は大いに役立ちます。 彼らの関与に感謝します。 彼らの時間をありがとう。 彼らのアイデアに感謝します。

コラボレーションがなければ、私たちはどこにもいません。 会議の議事録を無駄にしないでください。 会議を重要にすることに戻ります。

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