Far decollare un progetto richiede un sistema di processi e persone di talento per portare a termine il lavoro. In parole povere, non è un'impresa semplice!
Affidarsi alla videoconferenza per collaborare con più team e singoli individui richiede organizzazione e un'efficiente implementazione della gestione del progetto in diversi uffici, dipartimenti e catene di comando. Coesione, comunicazione e centralizzazione sono fattori chiave. Chiunque sia il vostro interlocutore, che si tratti di uno stakeholder, un cliente o un dipendente, ci sono molti elementi da considerare dalla concezione alla realizzazione.
Qualsiasi progetto richiede una conoscenza completa del ciclo di vita del progetto. Sapere come funziona ogni fase fornisce preziose informazioni su come affrontarla. Ma come funziona la videoconferenza per potenziare il tuo processo? Diamo uno sguardo attraverso il quadro delle 5 fasi della gestione del progetto.
È responsabilità del project manager conoscere, pianificare e realizzare la fase di avvio del progetto, avendo una conoscenza approfondita delle cinque fasi della gestione del progetto. Questo permette di avere un piano d'azione chiaro e conciso per trasformare l'idea da astratta a concreta. Sviluppate dal Project Management Institute (PMI), le 5 fasi per la realizzazione di qualsiasi progetto sono le seguenti:
1. Iniziazione
La prima della fase del ciclo di vita, l'avvio richiede un incontro di avvio che coinvolge il cliente e gli investitori. È qui che vengono discussi gli obiettivi, gli obiettivi, i dubbi, le preoccupazioni e tutti i pensieri e le idee iniziali. Quando i decisori non si trovano in un solo punto, puoi fare affidamento sulla creazione di una riunione online per una chat video o una teleconferenza per discutere i seguenti punti di discussione:
2. Pianificazione
Una volta definiti e concordati gli obiettivi, si può comprendere meglio un'idea più chiara del risultato finale. Lavorare a ritroso per visualizzare e formulare una serie di piani da seguire per tutti guida il team dalla fase di avvio al completamento.
Condurre incontri online per:
La fase di pianificazione è fondamentale per il drill down dei seguenti 5 componenti:
3. Esecuzione
I team leader e i project manager vengono messi in moto per creare risultati, fungere da tramite per i clienti, portare a termine compiti, implementare processi e altro ancora. La comunicazione diretta in tutte le parti del progetto è necessaria e vitale per il successo nel dare vita all'idea. Incorporare strumenti di collaborazione può facilitare questa comunicazione, garantendo un coordinamento e una condivisione delle informazioni senza interruzioni tra i membri del team.
Essenziale per la fase esecutiva:
Trasparenza4. Monitoraggio e controllo
Se non puoi misurarlo, non puoi gestirlo. Questa fase richiede la verifica per assicurarsi che tutto sia in linea con quanto concordato in precedenza. Quali sono gli indicatori chiave di prestazione? Cosa deve essere implementato per rispettare scadenze e parametri finanziari?
Organizza riunioni online con i principali interlocutori per verifiche periodiche, revisioni e report sulle prestazioni. Puoi condurre presentazioni a distanza tramite videoconferenza, includendo flussi di lavoro, documenti e file importanti e qualsiasi altro elemento da condividere e diffondere. Quando hai bisogno di ottenere maggiori informazioni sulle attività quotidiane del team, soprattutto quando i dipendenti non lavorano in ufficio, potrebbe essere utile utilizzare un software per monitorare il lavoro da casa . Non solo per motivi di produttività, ma anche perché l'analisi dei dati potrebbe aiutare a identificare colli di bottiglia nei processi o l'utilizzo di app obsolete da parte del team.
5. Chiusura
Chiudere il progetto è importante tanto quanto iniziarlo. Definita anche fase di "follow-up", è in questo periodo che il progetto completato è pronto per essere pubblicato al pubblico. L'obiettivo principale qui è il rilascio e la consegna del prodotto.
È fondamentale per un project manager valutare la durata del progetto dall'inizio alla fine:
Alcuni punti di discussione degli incontri online includono:
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