Le riunioni del personale sit-down vecchio stile sono difficili da organizzare, costose per il tempo del personale e creano colli di bottiglia debilitanti nelle informazioni. Le riunioni settimanali sono come gli zoccoli nelle arterie di un'organizzazione. Fortunatamente, esiste un'alternativa sana e ipocalorica. Un nuovo strumento di comunicazione per l'ufficio chiamato Slack consente alle persone nelle organizzazioni di condividere facilmente le informazioni con più team e la tecnologia gratuita per le chiamate in conferenza consente a tali team di riunirsi in un lampo e utilizzare le informazioni per prendere decisioni rapide. L'integrazione lenta con le chiamate in conferenza è il modo più semplice per far sentire un'organizzazione eccezionale e ottenere prestazioni migliori.
Slack è organizzato in una piccola "chatroom" sul tuo desktop, con tutte le persone con cui comunichi organizzate in team. Una squadra potrebbe essere solo tu e il tuo supervisore, quindi puoi avere una discussione privata sul fatto che tu possa prenderti il prossimo venerdì libero perché i Blue Jays hanno fatto i play-off. Il tuo team principale potrebbe essere un reparto, ad esempio le vendite.
Dove Slack brilla davvero è nell'assemblaggio senza sforzo dei team di progetto che includono persone selezionate in diversi dipartimenti o quei "senzatetto" nelle organizzazioni: i creativi.
A prima vista, Slack potrebbe sembrare "più e-mail", ma Slack filtra il mondo esterno e trasmette le comunicazioni interne all'ufficio per team. Funziona come piccole finestre di testo, mantenendo la comunicazione felicemente breve e ha uno spazio per allegare collegamenti a documenti e video per una comoda distribuzione, specialmente in forma di bozza per la collaborazione e nuove idee per l'ispirazione.
Ovviamente puoi attivare o disattivare le notifiche, per team o persona, e trasmettere le notifiche ai cellulari, consentendo al tuo capo di trovarti rapidamente senza avere il tuo numero di cellulare personale per inviare messaggi.
Ora hai una piccola finestra utile per tenere d'occhio ciò di cui stanno parlando i tuoi team, che puoi guardare ogni volta che hai tempo o ignorare quando sei occupato.
Domande come "Quanto ci rimane nel budget per XYZ" possono essere risolte rapidamente dalla persona che lo sa e modificate da una terza parte come "Attenzione, ho appena speso $ 500 di quelli che ieri la contabilità non ha ancora visto. "
Slack elimina l'attrito e il "trascinamento" in cui le persone vengono rallentate nel loro lavoro perché hanno bisogno di un'informazione cruciale che non otterranno fino a una riunione settimanale del personale o qualche altro collo di bottiglia di informazioni vecchio stile.
Ma c'è una cosa che Slack non fa.
A volte capita di dover riunire l'intero gruppo per prendere una decisione. Con un team di due persone, basterebbe fare una telefonata . "Capo, devo comprare i biglietti subito: posso prendermi un giorno libero per andare alla partita dei Blue Jays, oppure dovrò stare male quel giorno?"
Ma cosa fare quando si ha bisogno del cervello di 12 persone sparse in 5 dipartimenti? Aspettare la prossima riunione di seduta uccide l'efficienza, ma prendere una decisione al volo senza la mente del gruppo può provocare il disastro. Due teste sono davvero meglio di una.
Voilà– la conferenza telefonica.
Le teleconferenze si sincronizzano perfettamente con Slack perché consentono a team di qualsiasi dimensione di fare semplicemente una chiamata.
Quando hai davvero bisogno di tutti, puoi programmare una breve teleconferenza tramite Slack, la sincronizzazione con Google Calendar o il componente aggiuntivo di Outlook.
Utilizza la funzione Chiamate ricorrenti nelle teleconferenze per inviare inviti a tutti in pochi minuti, allineare l'intero team, prendere una decisione e concludere in meno di dieci minuti.
Le teleconferenze sono state ideate per organizzare lunghe riunioni tra team dislocati in diversi continenti, ma sono fantastiche anche per brevi incontri di lavoro tra team che si trovano nello stesso edificio, e per qualsiasi altra situazione intermedia.
Il vantaggio principale delle teleconferenze è la qualità audio, che permette a tutti di cogliere le sottili sfumature emotive degli altri. Tuttavia, un incontro faccia a faccia può essere molto utile per prendere decisioni importanti. In tal caso, è preferibile optare per la videoconferenza.
La condivisione dello schermo trasforma la tua teleconferenza in una videoconferenza , consentendo a ciascun partecipante di accedere ai documenti visualizzati sullo schermo condiviso e di allegare documenti o video pertinenti.
Se alcuni membri del tuo team sono in viaggio, possono utilizzare l' app Mobile Conference Call per connettersi da qualsiasi luogo.
Le riunioni sit-down sono una "specie in via di estinzione", ma è improbabile che si estinguano completamente.
Sono stati un passo importante nell'evoluzione degli incontri, e continuano a offrire una bella pausa sociale dove le persone possono chiacchierare prima dell'incontro davanti al caffè e al piatto di frutta. Hanno il loro posto nel team building, insieme a ritiri e serate di bowling.
Ma le riunioni sit-down sono colli di bottiglia di informazioni che la tua organizzazione non può permettersi e masticano così tanto tempo del personale che fa sì che tutti si aggirino intorno agli ascensori e ai corridoi per radunarsi.
Una volta al mese va bene per una riunione.
Le teleconferenze sono gratuite da configurare e così flessibili che puoi letteralmente riunire un team e prendere una decisione in dieci minuti senza interrompere il flusso di lavoro di nessuno. Puoi persino utilizzare la funzione di registrazione delle teleconferenze per creare una registrazione MP3 della riunione per chi non ha potuto partecipare, e per i verbali.
Rompere i colli di bottiglia delle informazioni dell'ufficio con Slack Integration with Conference Calls è come il modo più semplice per far sentire un'organizzazione eccezionale e ottenere prestazioni migliori.
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