Se vi è mai capitato di dover assistere a una riunione interminabile , probabilmente avrete avuto il tempo di pensare a come avreste potuto gestirla diversamente. Le riunioni, se mal pianificate, sono difficili da condurre senza un ordine del giorno preciso; il processo decisionale si complica a causa di discussioni poco focalizzate e della mancanza di partecipazione consapevole. Elaborare un ordine del giorno efficace è uno dei modi per sfruttare al meglio il potenziale di un team affiatato, in quanto fornisce sia la struttura necessaria che i contenuti informativi per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Che la tua riunione sia giornaliera, settimanale o trimestrale, la necessità di una tempistica solida è essenziale per mantenere l'efficienza, in gruppi grandi e piccoli. Di seguito sono elencati alcuni fattori importanti da tenere a mente quando si progetta l'agenda delle riunioni. Considera quanto segue:
Hai selezionato un argomento che coinvolge il team a cui ti stai rivolgendo? La maggior parte delle persone vuole discutere di cose che li riguardano direttamente. La discussione su temi che coinvolgono i diversi dipartimenti sono cose buone da portare durante le riunioni, per le quali le risorse sono state allocate al solo scopo di discussioni di gruppo. Poiché la maggior parte delle organizzazioni è alimentata da a
senso di interdipendenza dell'ufficio, i reparti interni hanno spesso bisogno di riunioni per coordinare e consolidare i loro sforzi.
Considerare l'impegno del team con ciò che viene discusso ti consente anche di adattare la tua agenda al tuo pubblico e massimizzare la partecipazione del pubblico.
Quando prepari il tuo programma, chiediti: questo avrà un impatto sulle persone a cui mi rivolgo?
L'utilizzo di parole d'ordine come frasi di argomento elenco puntato può lasciare una stanza di professionisti in difficoltà: se annunci il successo del lancio di un nuovo prodotto nell'agenda sotto "Cose buone che abbiamo fatto di recente", è probabile che tu sia l'unico su quella pagina. È incredibilmente difficile mediare una discussione se le persone non sono chiare sull'argomento, figuriamoci se sono in grado di prepararsi efficacemente.
L'utilizzo di dichiarazioni di domande per sollevare punti in una riunione è un ottimo modo per assicurarsi che la discussione risolva effettivamente il problema presentato. Usando il nostro ipotetico lancio di prodotto di successo come esempio, considera questo: cosa ha funzionato bene per quel lancio? Quali mercati abbiamo aperto con questo successo? Dove lo prendiamo da qui?
Quando create l'oggetto delle email per le riunioni, chiedetevi: quali sono le risposte che cerco? Quale domanda ci aiuta meglio a trovarle?
Le persone possono arrabbiarsi quando si rendono conto che chiedere il loro contributo non garantisce che avranno voce in capitolo nel processo decisionale finale. È importante classificare ogni discussione in base a ciò che stai cercando dal tuo pubblico. Delinea per il gruppo cosa ti aspetti dalle loro risposte. L'approccio basato sulle domande ti aiuta a ottenere risposte più utili dal tuo team, ma può anche portare a frustrazione se stai fuorviando in qualche modo su cosa vengono utilizzate queste risposte.
Se la riunione si tiene in modo da poter raccogliere input per una decisione più ampia, fallo sapere. Se hai bisogno di una cassa di risonanza su una nuova idea, indicalo nell'ordine del giorno. Se stai cercando un consenso entro la fine della riunione, scrivilo e rendi molto chiaro che l'obiettivo finale della discussione è decidere qualcosa. In questo modo, eviti di essere distratto da punti di contesa tra i membri della tua squadra che potrebbero avere nozioni di autorità che non hanno peso in questo particolare incontro.
Quando si definiscono le aspettative per le riunioni, è bene chiedersi: sto cercando un contributo, informazioni o una decisione definitiva?
Questo problema è uno sforzo da due soldi, poiché la tempestività della tua agenda può determinare il livello di preparazione raggiunto dai membri del tuo team. Prima gli fornisci l'agenda, prima puoi aspettarti che prendano in considerazione elementi dei suoi punti discorsivi e si preparino a darti il loro contributo o a raccogliere informazioni per prendere una decisione informata con te. È importante avvisare il tuo team quando si tratta di prendere decisioni importanti o riunioni che richiedono preparazione, poiché si desidera massimizzare il tempo con tutte le parti coinvolte e cercare di informare le persone mentre gli altri che si sono preparati si siedono e aspettano è un ottimo modo per lascia la tua squadra frustrata e dis-congruente. 
Quando condividete l'ordine del giorno della riunione con il team, chiedetevi: se ricevessi questo ordine del giorno ora, sarei pronto e puntuale per la riunione?
Mantenere un grande gruppo di persone in tema è difficile. Mantenerli nei tempi previsti è quasi impossibile. Per questo motivo, è fondamentale includere una componente temporale nella progettazione dell'agenda della riunione. Ogni sezione/domanda/porzione di argomento dovrebbe essere chiaramente delineata entro un lasso di tempo. Questo lasso di tempo dovrebbe concedere una quantità adeguata di tempo per la discussione, la revisione e la conclusione. Questo è importante da chiarire prima dell'incontro: spesso finirai per sentire dire che alcune questioni richiedono più tempo alla lavagna o potrebbero essere ridotte in modo significativo.
Quando si definiscono gli intervalli di tempo per ciascuna sezione dell'ordine del giorno della riunione, è importante chiedersi: qual è il modo migliore per utilizzare il nostro tempo? Il loro feedback aprirà un dialogo che merita un ulteriore approfondimento? Quanto tempo vorrei dedicare a questo punto?
L'elaborazione dell'agenda ha più a che fare con i passaggi coinvolti nel processo di tutti gli elementi della riunione. Elenca i livelli di discussione durante i quali stai tentando di completare l'attività a portata di mano. Concordare le modalità di elaborazione dei problemi aumenta l'efficacia della riunione. Se non enumeri il modo in cui vorresti che il team affrontasse ogni problema, alcuni membri potrebbero finire per distrarre la definizione del problema, mentre alcuni potrebbero discuterne la rilevanza per loro: nessuno finisce per concentrarsi sull'identificazione o la valutazione di eventuali soluzioni .
Il processo per affrontare un argomento dovrebbe apparire nell'agenda scritta che fornirai. Quando raggiungi quell'oggetto durante la riunione, spiega il processo necessario per raggiungere un accordo e cerca tale accordo.
Quando si definisce per la prima volta questo processo nell'agenda, è bene chiedersi: Come voglio condurre questa discussione? Voglio ascoltare singoli individui o gruppi? Preferisco il voto unanime, i sondaggi o una sessione di brainstorming? Come stabilisco quando un problema è stato risolto? Come immagino una riunione ideale?
Questa può essere la parte più cruciale di qualsiasi agenda, capire che sono sempre in un processo di cambiamento. Nessuna agenda è immune alla follia del tempo, a ritardi imprevisti, giorni di malattia o contrattempi. Per questo motivo è importante essere disponibili al cambiamento. Le priorità dell'agenda senza dubbio cambieranno di importanza man mano che la data si avvicina e le cose si consolidano in tempo reale. Man mano che i progetti progrediscono, così fa il team e, di conseguenza, anche gli obiettivi dell'agenda. Il primo punto di ogni buon ordine del giorno è "modificare e ridefinire le priorità dell'agenda di oggi". Questo elemento di pianificazione è il modo migliore per assicurarti che il tuo team sia in accordo su ciò che viene discusso, perché, fino a che punto e con quali aspettative il giorno del.
Quando si prepara un ordine del giorno per qualsiasi riunione, è importante chiedersi: " C'è spazio per la discussione? Come posso gestire al meglio ciò che non posso pianificare? Come posso mantenere la discussione focalizzata sull'argomento principale?"
Questo è un elemento importante da includere nella tua agenda. La dice lunga sulla tua leadership essere in grado di sospendere l'urgenza di un incontro per discutere elementi di successo con la tua squadra. È fondamentale che tutti sentano che il proprio lavoro è apprezzato, nonostante i limiti di tempo, le battute d'arresto, gli ostacoli e le sfide. Un lavoro ben fatto dovrebbe essere affrontato e utilizzare alcuni momenti della riunione per congratularsi con il tuo team per ciò che ha funzionato bene è un ottimo modo per tenere alto il morale e promuovere un ambiente di lavoro di supporto.
Questa è una categoria minore, ma ugualmente importante. Serve come promemoria per il tuo team che c'è sempre spazio per miglioramenti. Sia che tu abbia riscontrato problemi con la tempestività, le dinamiche interne dell'ufficio o semplicemente una settimana difficile sul mercato, assicurati che il tuo team sia sempre consapevole di cosa ci si aspetta da loro. Mettere la tazza di caffè in lavastoviglie è una parte piccola ma importante per prendersi cura di un ambiente d'ufficio e, per quanto irrilevante possa sembrare, menzionarlo come parte della riunione rafforza l'importanza della coerenza.
Che tu abbia sentito parlare o meno del fenomeno Parking Lot, ne hai sicuramente usato i concetti fondamentali. Funziona essenzialmente come cassa di risonanza per tutte le idee che non possono essere affrontate immediatamente nell'attuale ambiente di riunione. Tutti i nuovi progetti, idee, domande e domande possono essere "parcheggiate" nel parcheggio e annotate come punti di discussione per incontri futuri. Significa anche avere sempre un contenitore pieno di idee su cui tornare, nel caso avessi qualche minuto in più alla fine di una riunione. Il parcheggio è un ottimo modo per rimanere in attività, in pista e sul record.
Nel complesso, la cosa più importante da ricordare sulla progettazione di un'agenda è che si lavora sempre insieme per un obiettivo comune. Dovresti mirare a rendere la tua discussione coesa, inclusiva, creativa e produttiva. È difficile raggiungere tutti i voti, ma se hai un posto in agenda, potresti arrivare in tempo.
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