Non molto tempo fa, l'unica opportunità per i dipendenti di un ufficio di incontrare i colleghi di un'altra sede era un incontro di persona, secondo la vecchia tradizione. Come si può immaginare, questo significava che i colleghi di sedi diverse si incontravano raramente (almeno non di persona). Quando le aziende organizzavano conferenze aziendali o tra più sedi, le opzioni si limitavano sostanzialmente alle teleconferenze. Sebbene le teleconferenze siano uno strumento di riunione facile da usare e prezioso, presentano anche dei limiti: essendo un mezzo esclusivamente audio, non forniscono ai partecipanti molti indizi contestuali, lasciando spesso chi chiama a indovinare cosa stia succedendo dall'altra parte. Inoltre, le teleconferenze sono ottime per le conversazioni, ma non consentono la condivisione di elementi visivi necessari per le presentazioni.
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Sebbene le prime versioni della tecnologia di videoconferenza siano state introdotte negli anni '1970 e '1980, è stato solo con l'avvento delle piattaforme di videoconferenza basate sul web all'inizio degli anni 2000 che la tecnologia ha davvero ottenuto un utilizzo diffuso a livello personale e professionale. Grazie alle webcam integrate o installabili e alla possibilità di trasmettere flussi audio e video via internet, le videoconferenze basate sul web da computer (e, successivamente, da dispositivi mobili) sono diventate la nuova normalità per le riunioni interne e le teleconferenze. Improvvisamente, non era più difficile né costoso per dipendenti, clienti e partner in luoghi diversi incontrarsi di persona.
Oggi, le aziende di tutte le dimensioni utilizzano la videoconferenza come mezzo facile ed economico per la collaborazione e la comunicazione tra partner e dipendenti in tutto il mondo. Dalle piccole imprese che impiegano appaltatori remoti alle aziende con uffici in tutto il mondo, le videoconferenze consentono riunioni virtuali in tempo reale senza le spese di viaggio o le spese per le chiamate telefoniche interurbane.
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