La guida per tenere una teleconferenza di lavoro efficace

Le chiamate in conferenza di lavoro sono essenziali per mantenere tutti nella tua azienda connessi e informati, ma perché di solito dimenticano rapidamente il fatto che anche le chiamate in conferenza devono essere produttive.

Fatto divertente: lo sapevi? nessuno sta davvero prestando attenzione durante le tue chiamate in conferenza?
Ora che hai fatto questa scoperta rivoluzionaria, come mantieni l'attenzione sulla tua (sicuramente) importante teleconferenza di lavoro? Bene, la nostra guida dovrebbe essere in grado di prevenire la tua più grande paura infantile/realtà adulta: nessuno ti sta ascoltando.

Conosci il tuo nemico (in questo caso, equipaggiamento)

Se stai utilizzando un nuovo software per la tua teleconferenza, assicurati di sapere come usarlo! Prova a impostare una chiamata pratica in cui puoi imparare il Caratteristiche, incluso come disattivare il microfono e tutti (o tutti) i chiamanti. Affrontiamolo; siamo stati tutti parte di quell'incontro in cui il leader NON ha idea di cosa stia facendo e finisce per sembrare sciocco per questo. Non vuoi che sia tu!

GOALLLL… della conference call

È importante che tutti i partecipanti capiscano perché sono lì e cosa ci si aspetta da loro. Ricorda solo di mantenere i tuoi obiettivi realistici. Una teleconferenza di un'ora non si tradurrà in una strategia di marketing completa, ma è un ottimo posto per scambiare idee, decidere un processo e assegnare le responsabilità. Pianifica la durata della chiamata, quali argomenti saranno trattati, chi parlerà e quali informazioni saranno richieste.

Le chiamate in conferenza d'affari sono tutte location, location, location

Quindi, scegli lo spazio giusto per prendere la tua chiamata in conferenza. Chiudere la porta del tuo ufficio dovrebbe essere sufficiente se lo fai da solo, oppure puoi trasferirti in una sala conferenze se rispondi alla chiamata con altri. Se tu sei eseguire la chiamata in un ufficio aperto, la chiamata può essere un po' più difficile, ma comunque gestibile. Assicurati una chiamata senza interruzioni recandoti presto nello spazio per testare gli altoparlanti e qualsiasi altra elettronica necessaria come i proiettori.

Aiuti visivi e collaborazione in teleconferenza

Se stai utilizzando una presentazione di accompagnamento con la tua chiamata, è una buona idea inviarla in anticipo in modo che tutti possano saltare alla chiamata preparata. Diffida delle presentazioni più lunghe, perché sono molto note per attirare l'attenzione. Condivisione dello schermo tramite un servizio di web conferencing è anche un ottimo modo per tenere tutti sulla stessa pagina in tempo reale, eliminando la possibilità che qualcuno non possa seguire.

E In Conclusione...

Quando la tua chiamata volge al termine, fai un breve riassunto di ciò che è stato discusso e delle eventuali soluzioni raggiunte durante la riunione. Concedi più tempo per eventuali domande aggiuntive e assicurati che tutti si sentano inclusi quando lasciano la chiamata. Se ci sono "passaggi successivi", assicurati di seguire le responsabilità di ogni persona e fornire ai partecipanti le informazioni di contatto in caso di problemi. Alcune persone potrebbero avere domande per le orecchie di tutti e altri potrebbero giustificare una chiamata separata; impara a individuare la differenza per evitare di tenere le persone in una chiamata non più rilevanti per loro.

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