Come popolazione abbiamo intrapreso molti studi ultimamente, nello sforzo di scoprire perché le riunioni funzionano o no.

Spesso li abbiamo etichettati come una tradizione inefficiente; di solito viene vista come una perdita di tempo (a meno che le persone non siano effettivamente arrivate preparate) ed è lecito ritenere che siamo tutti arrivati ​​impreparati ad almeno un incontro. Quindi cosa dà? Perché è così difficile preoccuparsi delle riunioni? Perché sono così difficili da gestire? Perché continuiamo ad averli??

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L'utilizzo del software FreeConference significa che hai scelto di trarre il massimo vantaggio da alcune delle principali tecnologie di conferenza virtuale al mondo e che l'hai fatto a nessun costo aziendale aggiuntivo. Tuttavia, nella scelta di un servizio Freemium, sai anche che alcune aziende lasciano molto a desiderare.

Fortunatamente per te, la natura conveniente degli aggiornamenti del software FreeConference significa che non devi sacrificare i risparmi della tua vita per accedere alla qualità, alle funzionalità premium o agli aggiornamenti utili.

Di recente abbiamo lanciato alcuni entusiasmanti aggiornamenti al nostro piano FreeConference. Puoi accedere a questa funzione per soli 9.99 al mese. È chiamato Ricerca intelligente.

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Sappiamo che probabilmente vuoi già uscire dalle tue riunioni. Non sono sempre gestiti in modo intelligente. Ma hai pensato di cercare di ottenere di più da loro?

È facile stancarsi quando alcuni studi cita che le riunioni richiedono circa un terzo del tuo tempo, ma alcune riunioni sono importanti - ecco perché continuiamo ad averle.

Interazioni basate sui dati

Dal momento che la comunione è essenziale per la collaborazione e nessuna azienda si costruisce da sola, FreeConference ha sviluppato alcune funzionalità impressionanti che cercano di migliorare il modo in cui interagiamo con i nostri colleghi e con i nostri dati. Le principali preoccupazioni che abbiamo cercato di affrontare sono questioni di tempo, chiarezza, continuità e responsabilità.

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Se hai mai dovuto sederti attraverso un incontro interminabile, probabilmente hai avuto il tempo di trovare modi in cui avresti fatto diversamente. Gli incontri, se mal pianificati, sono difficili da mediare senza un'agenda concisa; il processo decisionale diventa confuso da discussioni sfocate e mancanza di partecipazione informata. Progettare un'agenda efficace è uno dei modi in cui è possibile sfruttare il potere di una squadra forte, poiché fornisce sia la struttura necessaria che il contenuto informativo per ottenere risultati corretti.

Che la tua riunione sia giornaliera, settimanale o trimestrale, la necessità di una tempistica solida è essenziale per mantenere l'efficienza, in gruppi grandi e piccoli. Di seguito sono elencati alcuni fattori importanti da tenere a mente quando si progetta l'agenda delle riunioni. Considera quanto segue:

Il coinvolgimento del tuo team con l'agenda

Hai selezionato un argomento che coinvolge il team a cui ti stai rivolgendo? La maggior parte delle persone vuole discutere di cose che li riguardano direttamente. La discussione su temi che coinvolgono i diversi dipartimenti sono cose buone da portare durante le riunioni, per le quali le risorse sono state allocate al solo scopo di discussioni di gruppo. Poiché la maggior parte delle organizzazioni è alimentata da a senso di interdipendenza dell'ufficio, i reparti interni hanno spesso bisogno di riunioni per coordinare e consolidare i loro sforzi.

Considerare l'impegno del team con ciò che viene discusso ti consente anche di adattare la tua agenda al tuo pubblico e massimizzare la partecipazione del pubblico.

Quando fai la tua agenda, chiediti, questo influisce sulle persone a cui mi rivolgo?

La chiarezza della tua agenda

L'utilizzo di parole d'ordine come frasi di argomento elenco puntato può lasciare una stanza di professionisti in difficoltà: se annunci il successo del lancio di un nuovo prodotto nell'agenda sotto "Cose buone che abbiamo fatto di recente", è probabile che tu sia l'unico su quella pagina. È incredibilmente difficile mediare una discussione se le persone non sono chiare sull'argomento, figuriamoci se sono in grado di prepararsi efficacemente.

L'utilizzo di dichiarazioni di domande per sollevare punti in una riunione è un ottimo modo per assicurarsi che la discussione risolva effettivamente il problema presentato. Usando il nostro ipotetico lancio di prodotto di successo come esempio, considera questo: cosa ha funzionato bene per quel lancio? Quali mercati abbiamo aperto con questo successo? Dove lo prendiamo da qui?

Quando crei l'oggetto per le riunioni, chiediti: Quali sono le risposte che cerco? Quale domanda ci aiuta di più ad arrivarci?

Lo scopo della tua agenda

Le persone possono arrabbiarsi quando si rendono conto che chiedere il loro contributo non garantisce che avranno voce in capitolo nel processo decisionale finale. È importante classificare ogni discussione in base a ciò che stai cercando dal tuo pubblico. Delinea per il gruppo cosa ti aspetti dalle loro risposte. L'approccio basato sulle domande ti aiuta a ottenere risposte più utili dal tuo team, ma può anche portare a frustrazione se stai fuorviando in qualche modo su cosa vengono utilizzate queste risposte.

Se la riunione si tiene in modo da poter raccogliere input per una decisione più ampia, fallo sapere. Se hai bisogno di una cassa di risonanza su una nuova idea, indicalo nell'ordine del giorno. Se stai cercando un consenso entro la fine della riunione, scrivilo e rendi molto chiaro che l'obiettivo finale della discussione è decidere qualcosa. In questo modo, eviti di essere distratto da punti di contesa tra i membri della tua squadra che potrebbero avere nozioni di autorità che non hanno peso in questo particolare incontro.

Quando elenchi le aspettative per le riunioni, chiediti, sto cercando input, informazioni o una decisione finale? 

La tempestività della tua agenda

Questo problema è uno sforzo da due soldi, poiché la tempestività della tua agenda può determinare il livello di preparazione raggiunto dai membri del tuo team. Prima gli fornisci l'agenda, prima puoi aspettarti che prendano in considerazione elementi dei suoi punti discorsivi e si preparino a darti il ​​loro contributo o a raccogliere informazioni per prendere una decisione informata con te. È importante avvisare il tuo team quando si tratta di prendere decisioni importanti o riunioni che richiedono preparazione, poiché si desidera massimizzare il tempo con tutte le parti coinvolte e cercare di informare le persone mentre gli altri che si sono preparati si siedono e aspettano è un ottimo modo per lascia la tua squadra frustrata e dis-congruente. 

Quando rilasci l'agenda della riunione al team, chiediti: Se ricevessi questo ordine del giorno in questo momento, sarei io stesso pronto per quell'incontro in tempo?

Gestione del tempo nella tua agenda

Mantenere un grande gruppo di persone in tema è difficile. Mantenerli nei tempi previsti è quasi impossibile. Per questo motivo, è fondamentale includere una componente temporale nella progettazione dell'agenda della riunione. Ogni sezione/domanda/porzione di argomento dovrebbe essere chiaramente delineata entro un lasso di tempo. Questo lasso di tempo dovrebbe concedere una quantità adeguata di tempo per la discussione, la revisione e la conclusione. Questo è importante da chiarire prima dell'incontro: spesso finirai per sentire dire che alcune questioni richiedono più tempo alla lavagna o potrebbero essere ridotte in modo significativo.

Quando crei le fasce orarie per ciascuna sezione dell'agenda della riunione, chiediti: Come viene utilizzato al meglio il nostro tempo? Il loro feedback aprirà un dialogo che merita ulteriore discussione? Quanto tempo vorrei spendere per questo articolo?

Elaborazione degli obiettivi dell'agenda

L'elaborazione dell'agenda ha più a che fare con i passaggi coinvolti nel processo di tutti gli elementi della riunione. Elenca i livelli di discussione durante i quali stai tentando di completare l'attività a portata di mano. Concordare le modalità di elaborazione dei problemi aumenta l'efficacia della riunione. Se non enumeri il modo in cui vorresti che il team affrontasse ogni problema, alcuni membri potrebbero finire per distrarre la definizione del problema, mentre alcuni potrebbero discuterne la rilevanza per loro: nessuno finisce per concentrarsi sull'identificazione o la valutazione di eventuali soluzioni .

Il processo per affrontare un argomento dovrebbe apparire nell'agenda scritta che fornirai. Quando raggiungi quell'oggetto durante la riunione, spiega il processo necessario per raggiungere un accordo e cerca tale accordo.

Quando determini per la prima volta questo processo nella tua agenda, chiediti: Come voglio condurre questa discussione? Voglio sentire da singoli o team? Voglio il voto unanime, le opzioni di sondaggio o una discussione di brainstorming? Come faccio a determinare quando un problema è stato risolto? Come mi sembra l'incontro ideale?

Modificare l'agenda

Questa può essere la parte più cruciale di qualsiasi agenda, capire che sono sempre in un processo di cambiamento. Nessuna agenda è immune alla follia del tempo, a ritardi imprevisti, giorni di malattia o contrattempi. Per questo motivo è importante essere disponibili al cambiamento. Le priorità dell'agenda senza dubbio cambieranno di importanza man mano che la data si avvicina e le cose si consolidano in tempo reale. Man mano che i progetti progrediscono, così fa il team e, di conseguenza, anche gli obiettivi dell'agenda. Il primo punto di ogni buon ordine del giorno è "modificare e ridefinire le priorità dell'agenda di oggi". Questo elemento di pianificazione è il modo migliore per assicurarti che il tuo team sia in accordo su ciò che viene discusso, perché, fino a che punto e con quali aspettative il giorno del.

Quando crei un'agenda per qualsiasi riunione, chiediti: C'è spazio per la discussione qui? Come posso gestire al meglio ciò che non posso pianificare? Come faccio a mantenere centrata la mia discussione?

Suggerimenti aggiuntivi per l'agenda

Cosa sta funzionando bene?

Questo è un elemento importante da includere nella tua agenda. La dice lunga sulla tua leadership essere in grado di sospendere l'urgenza di un incontro per discutere elementi di successo con la tua squadra. È fondamentale che tutti sentano che il proprio lavoro è apprezzato, nonostante i limiti di tempo, le battute d'arresto, gli ostacoli e le sfide. Un lavoro ben fatto dovrebbe essere affrontato e utilizzare alcuni momenti della riunione per congratularsi con il tuo team per ciò che ha funzionato bene è un ottimo modo per tenere alto il morale e promuovere un ambiente di lavoro di supporto.

Cose su cui migliorare

Questa è una categoria minore, ma ugualmente importante. Serve come promemoria per il tuo team che c'è sempre spazio per miglioramenti. Sia che tu abbia riscontrato problemi con la tempestività, le dinamiche interne dell'ufficio o semplicemente una settimana difficile sul mercato, assicurati che il tuo team sia sempre consapevole di cosa ci si aspetta da loro. Mettere la tazza di caffè in lavastoviglie è una parte piccola ma importante per prendersi cura di un ambiente d'ufficio e, per quanto irrilevante possa sembrare, menzionarlo come parte della riunione rafforza l'importanza della coerenza.

Idee per parcheggi

Che tu abbia sentito parlare o meno del fenomeno Parking Lot, ne hai sicuramente usato i concetti fondamentali. Funziona essenzialmente come cassa di risonanza per tutte le idee che non possono essere affrontate immediatamente nell'attuale ambiente di riunione. Tutti i nuovi progetti, idee, domande e domande possono essere "parcheggiate" nel parcheggio e annotate come punti di discussione per incontri futuri. Significa anche avere sempre un contenitore pieno di idee su cui tornare, nel caso avessi qualche minuto in più alla fine di una riunione. Il parcheggio è un ottimo modo per rimanere in attività, in pista e sul record.

Nel complesso, la cosa più importante da ricordare sulla progettazione di un'agenda è che si lavora sempre insieme per un obiettivo comune. Dovresti mirare a rendere la tua discussione coesa, inclusiva, creativa e produttiva. È difficile raggiungere tutti i voti, ma se hai un posto in agenda, potresti arrivare in tempo.

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È domenica pomeriggio e un gruppo di amici accede al loro web meeting online programmato di routine. Si incontrano una volta alla settimana per parlare di vita; a volte sul lavoro; diventano loquaci quando chiacchierano con volti familiari visti di rado.

Questi amici si erano separati: uno si era dedicato alla finanza, un altro alla programmazione e alcuni erano andati a VC, sperando di trovare la prossima grande cosa. Era domenica pomeriggio; era una routine web meeting online; ma questa volta, qualcosa sembrava diverso. (Continua...)