Le chiamate in conferenza sono una parte importante della moderna comunicazione aziendale, poiché consentono ai team di collaborare e rimanere in contatto anche quando non si trovano nella stessa posizione. Ma, siamo onesti, le teleconferenze possono anche essere fonte di frustrazione e confusione. Per assicurarti che le tue teleconferenze si svolgano senza intoppi ed in modo efficiente, ecco le 7 migliori pratiche da seguire:

1. Teleconferenza Inizia in orario:

È importante rispettare l'orario di tutti, quindi assicurati di iniziare la chiamata all'orario concordato. Se sei tu a ospitare la chiamata, invia un promemoria qualche minuto prima in modo che tutti sappiano che devono accedere.

2. Crea un'agenda per la tua teleconferenza:

Prima della chiamata, crea un'agenda e distribuiscila a tutti i partecipanti. Questo aiuterà tutti a rimanere in pista e sapere cosa aspettarsi dalla chiamata.

3. Presenta tutti i partecipanti alla teleconferenza:

All'inizio della chiamata, prenditi qualche minuto per presentare tutti i partecipanti alla chiamata. Questo aiuterà tutti a dare nomi ai volti e renderà la chiamata più personale e coinvolgente.

4. Usa ausili visivi nella tua teleconferenza:

Se disponi di diapositive o altri aiuti visivi, condividili durante la chiamata. Questo aiuterà tutti a rimanere concentrati e coinvolti e renderà le informazioni più facili da capire. Molti fornitori di chiamate in conferenza offrono condivisione dello schermo, documento condivisog, e un lavagna in linea nei loro portali online oppure puoi inviare tramite e-mail diapositive o PDF prima della chiamata.

5. Parla chiaramente durante le tue teleconferenze:

Assicurati di parlare chiaramente e a un ritmo costante durante la chiamata. Questo aiuterà tutti a capire cosa stai dicendo e eviterà malintesi.

6. Consenti domande e discussioni sulle chiamate in conferenza:

Incoraggiare la partecipazione durante la chiamata concedendo tempo per domande e discussioni. Ciò aiuterà tutti a rimanere coinvolti e assicurerà che i punti importanti non vengano persi.

7. Assicurati che le tue chiamate in conferenza terminino in orario:

Così come è importante iniziare la chiamata in tempo, è altrettanto importante terminarla in tempo. Se hai concordato un orario di fine, assicurati di concludere la chiamata in quell'orario. Nel panorama del business moderno, remoto riunioni ibride e le teleconferenze sono diventate strumenti indispensabili per la collaborazione. Nonostante occasionali intoppi tecnici, questi incontri virtuali consentono discussioni dinamiche e processi decisionali che superano le barriere geografiche.

Seguendo queste 7 best practice, puoi assicurarti che le tue teleconferenze siano produttive, efficienti e piacevoli per tutti i soggetti coinvolti.

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Etichetta della teleconferenza: mentre il regole non scritte della teleconferenza non sono certamente difficili da seguire, ci sono alcune cattive abitudini di teleconferenza di cui essere consapevoli che possono far impazzire i tuoi colleghi chiamanti (che te lo dicano o meno). Anche se alcuni di questi no-no in teleconferenza possono sembrare di buon senso (come chiamare in ritardo a una conferenza), potresti essere sorpreso di quanto spesso alcune di queste cattive abitudini possano sminuire l'esperienza complessiva di una teleconferenza per tutti i soggetti coinvolti. Con il nuovo anno alle porte, abbiamo pensato di condividere alcune delle nostre cattive abitudini di teleconferenza. (Continua...)