6 suggerimenti per migliorare la tua prossima teleconferenza

È vero che le riunioni fisiche e faccia a faccia nella sala del consiglio sono in declino con la rapida crescita della tecnologia delle telecomunicazioni. Con la forza lavoro sempre più remota, sempre più persone che scelgono di lavorare da casa e la necessità che i colleghi di uffici diversi (e anche di tutto il mondo) collaborino, le chiamate in conferenza si stanno trasformando in un rituale comune.

Ma nonostante i vantaggi delle chiamate in conferenza, molte persone temono di farne parte. Se ti sei mai unito a uno prima, o addirittura li hai ospitati, sai in prima persona quanto potrebbero rivelarsi disastrosi. Ecco sei suggerimenti che ti aiuteranno a migliorare la tua prossima riunione:

1) Prepara la tua riunione in anticipo

Anche se questo potrebbe essere ovvio, dovresti sempre organizzare la tua teleconferenza in anticipo. Dovresti anche avere un obiettivo stabilito in modo che l'incontro abbia una direzione. Ciò porta a un'agenda (o obiettivi secondari) su cui tu e il tuo team potete lavorare durante la riunione in modo che tutti rimangano sull'argomento e non si delineino ad altre discussioni. Nel nostro sistema di pianificazione web, puoi inviare al tuo team l'oggetto e l'agenda della riunione mentre crei il tuo invito via e-mail. Ricorda solo di mantenere gli inviti pertinenti, brevi e semplici. Il tuo team sicuramente non può elaborare un intero anno di piani e progetti in una teleconferenza di 1 ora. 

2) Mantieni la distrazione al minimo

Ci sono un sacco di distrazioni all'interno dell'ambiente d'ufficio che possono scoraggiarti dal lavorare. Questo Harvard Business Review L'articolo elenca molte cose che le persone fanno durante una chiamata in conferenza, inclusi spuntini o il completamento di altri lavori. Alcune persone addirittura interrompono la chiamata e poi affermano di essersi addormentati. Puffin ha già postato alcuni suggerimenti su come ridurre le distrazioni, che può essere trovato in FreeConference.com blog. 

3) Abbraccia il video meeting

Sebbene alcuni di noi preferiscano ancora le conferenze audio, l'aggiunta di videoconferenza sta cominciando a vedere l'accettazione all'interno del posto di lavoro. Poiché i partecipanti si tengono d'occhio l'un l'altro, tutti rimangono impegnati con l'argomento in questione. Il  Condivisione dello schermo La funzione aggiunge anche un'altra dimensione visiva alla riunione e crea una discussione più approfondita.

4) Chiedi a tutti di seguire "Etichetta dell'incontro"

Per garantire che tutti siano consapevoli che la teleconferenza è finalizzata a "portare a termine le cose" e non a chiacchierare del fine settimana, tutti dovrebbero seguire l'etichetta della riunione. Tutti hanno messo da parte il proprio lavoro e si sono impegnati a partecipare alla chiamata, quindi è importante che non si perda tempo. Tratta la tua teleconferenza come un incontro di persona!

5) Assegna i ruoli e mantieni tutti coinvolti

Se i tuoi incontri precedenti non sono andati bene, dovresti prendere in considerazione l'idea di coinvolgere più persone in essi. Una riunione dovrebbe avere un leader e un facilitatore; il leader è qualcuno che organizza e gestisce l'incontro, mentre il facilitatore si assicura che l'incontro sia in linea con l'agenda. Non aver paura di disattivare l'audio di qualcuno se sta monopolizzando il microfono; se qualcuno tace, chiedigli di condividere i suoi pensieri in modo che l'incontro sia inclusivo per tutti i partecipanti. Assicurati di lasciare del tempo per apprezzare il contributo di tutti in modo che l'incontro si concluda con una buona nota.

Una buona organizzazione è come una macchina che richiede ingranaggi ben lubrificati; ingranaggi che sono composti dai tuoi colleghi. L'hosting di teleconferenze è un modo per mantenere tutti coinvolti e aggiornati.

6) Usa FreeConference.com

Se stai cercando di avere le migliori chiamate in conferenza, ha senso solo utilizzare il miglior servizio! FreeConference.com ti consente di fare tutto quanto sopra e molto altro ancora. Se hai bisogno di maggiori informazioni, a elenco completo delle funzionalità può essere trovato sul nostro sito web.

Perché non provare a organizzare una teleconferenza con Freeconference oggi? È più facile di quanto pensi, e meglio di qualsiasi servizio di web conferencing schifoso che stai utilizzando...